Transformarea Digitala: Ce este si de ce ar trebui sa-ti pese

Majoritatea organizatiilor si departamentelor se lupta continuu pentru cresterea eficientiei. O agenda a schimbarii care sta acum pe masa multor directori de companii implica in mod conventional accesul la instrumente si tehnologii mai bune, comportamente si procese indreptate catre cresterea eficientei si imbunatatirea productivitatii.

Transformarea digitala este in schimb mai mult decat o schimbare conventionala care trebuie sa depaseasca tiparele cu care ne-am obisnuit. Si daca partea cu digitalul este mai usor de inteles si abordat – din ce in ce mai multe companii digitalizeaza si fac schimbarea dinspre inregistrari si procesari manuale catre sfera digitala – provocarea este in cuvantul “transformare” pentru ca asta implica procesele care sunt de cele mai multe ori fortificate adanc in organizatie si pot opune o rezistenta fantastica la schimbare.  

Transformarea digitala este de fapt despre schimbarea mentalitatii ca mai simplu inseamna valoare mai mica, ca simplitatea este pentru cei care stau la masa copiilor si nu in sedintele de strategie sau de board, este despre a face lucrurile intr-un mod diferit si despre a face lucruri diferite de asemenea. Nota bene: aici “diferit” nu inseamna doar de dragul de a fi diferit, ci a fi diferit ca sa atingi totusi niste obiective strategice intalnite in cadul oricarei organizatii din era perturbarii digitale:

• Facilitarea inovatiei;
• Imbunatatirea experientei utilizatorilor, indiferent ca vorbim de clientii sau angajatii tai;
• Executarea excelenta si la cerere a proceselor de afaceri prin elimirea complexitatii;
• Minimizarea riscurilor si a expunerii companiei.

 De la principii la viata de zi cu zi in era digitala

In general afacerile sunt conduse de trei lucruri – tranzactii, predictibilitate si incredere. Tranzactii, pentru ca indiferent de domeniul de activitate al companiei tale, trebuie sa existe o forma de conversie a valorii pe care o oferi clientilor tai intr-o forma de rambursare. Predictibilitate, pentru ca scalarea afacerii implica inevitabil procese si proceduri repetitive (vezi trendul major pe automatizarea proceselor de afaceri). Si desigur incredere, deoarece, pana la aplicarea a politicilor si procedurilor formale (care stim din experienta ca dureaza pana devin standard sau sunt ramase in urma fata de realitate), trebuie sa existe increderea intre toate partile ca informatia pe baza careia se vor construi viitoarele relatii de afaceri este corecta si pastrata in siguranta (prea multa informatie nu este securizata si cel mai probabil nu respecta normele GDPR).

Documentele de afaceri (atat in format fizic cat si electronic) sunt ceea ce conecteaza tranzactiile, predictibilitatea si increderea in orice organizatie. Cel putin pentru viitorul apropiat, chiar daca tot auzim prin sedinte si conferinte despre cum sa fim digitali, este clar ca majoritarea organizatiilor vor lucra intr-un mediu hibrid de informatii pe hartie si in format digital si, prin urmare, vor fi nevoite sa creeze sau sa adopte strategii care adreseaza si conecteaza ambele variante. Iar calatoria catre transformarea digitala si implicit catre atingerea obiectivelor de mai sus incepe cu ceea ce se intampla la birou si intre colegii care lucreaza si colaboreaza pe informatii zi de zi. Scopul este sa ajungem la niste bune practici de afaceri si procese care sa fie deschise in permanenta la schimbare, sa fie de fapt construite pentru schimbare, astfel incat sa vedem imediat un sprint in productivitate atunci cand aplicam peste ele ultimele tehnologii digitale.  

Ce se intampla de fapt in organizatiile bazate pe procese si documente in format hartie vedem mai jos - conform studiilor facute de PriceWaterhouseCoopers si Gartner:

• 60% dintre angajati petrec mai mult de o ora pentru a reconstitui documente ce exista deja;
• Un document este multiplicat in medie de 19 ori;
• 50% dintre profesionistii in domeniu petrec pana la 15% din timpul lor cu lecturarea informatiei si pana la 50% din timp cautand aceasta informatie;
• 80% din toate informatiile unei organizatii sunt inca pastrate in documente pe hartie;
• Companiile cheltuiesc 60 de lei pentru arhivarea unui document, 360 lei pentru a gasi un document arhivat necorespunzator si 660 lei pentru a reface un document pierdut;
• 5% dintre documente sunt pierdute si 3% din cele ramase nu sunt arhivate corespunzator;
• Costurile de creare a unui document se ridica la 3 lei iar cele pentru gestiunea acestuia sunt in medie de 9 Lei.

Prin urmare, conversia din format fizic in format electronic a documentelor si inregistrarilor de afaceri este deja o etapa abordata de multe companii si usureaza managementul documentelor si ulterior arhivarea electronica a acestora dar, in sine, este doar o parte in cadrul unui proces mult mai amplu care include transformarea proceselor de afaceri si a atitudinii tuturor participantilor la aceste procese.  

Catre un mod mai simplu de a face lucrurile

De cele mai multe ori, in calatoria catre organizatia fara hartie este usor sa ne pierdem calea. Proiectele sunt incetinite, lunile trec si ROI-ul nu se vede la orizont iar hartia se incapataneaza continuu sa napadeasca procesele noastre de afaceri. Hartia pune astfel stapanire pe organizatie si munca de a o inlatura poate cauza o criza de motivatie. “De ce sa inlaturam hartia? Care este destinatia acestei calatorii catre biroul digital? Si merita efortul?” sunt intrebari care apar inevitabil. Iar raspunsul scurt este: DA. Si iata de ce.  

Intr-un cuvant este voba despre simplitate. Procesele din cadrul afacerii tale, activitatile critice si modul in care folosesti si gestionezi informatia sunt toate mai eficiente si mai aproape de tine ca si utilizator atunci cand hartia este inlocuita cu formatul digital. Sunt convins ca te confrunti si tu in fiecare zi cu oameni si procese aflate in permanenta miscare si schimbare care iti ingreuneaza deciziile sau iti incetinesc proiectele din motive diverse. Cu cat mai putin complicat se prezinta organizatia in fata angajatilor si clientilor sai cu atat mai bine. Fara suportul necesar pentru simplificarea operatiilor de business, a activitatilor si tehnologiei vei avea de fiecare data probleme atunci cand vrei sa-ti faci treaba. Rezultatul este invariabil scaderea productivitatii si stress care radiaza rapid la nivelul intregii afaceri.