In fiecare sucursala a bancii din Romania se genera in fiecare zi, din activitatea operationala, un volum in crestere de documente fizice ce trebuiau arhivate conform Nomenclatorului Arhivistic aprobat in banca. Documentele erau expediate prin curierat catre sediul central al bancii de unde erau preluate de un partener extern specializat pentru a fi arhivate intr-un depozit autorizat.

Atunci cand era necesara consultarea unuia dintre documentele arhivate, solicitantul intern facea o cerere catre departamentul de logistica/operatiuni care o transmitea mai departe catre furnizorul extern de servicii de arhivare. Acesta raspundea conform SLA ului existent cu banca, la tarifele prezentate in acel contract.

Durata de punere la dispozitie a unui document era ridicata, neexistand solutii de optimizare, si in toate cazurile era necesara scoaterea cutiei din depozit care continea acel document si expedierea acesteia prin curier. Mai mult decat atat, costurile de punere la dispozitie ale unui document erau ridicate, cheltuielilor cu furnizorul extern de servicii de arhivare adaugandu-se si cele de curierat.

Costurile mari erau date si de pretul platit furnizorului extern pentru depozitarea arhivei, al carei volum crestea de la o luna la alta, iar termenul de pastrare era unul indelungat.  Manipularea documentelor fizice aducea si riscuri de pierdere sau distrugere, impactul fiind important deoarece documentele erau cele originale.

Continutul documentelor nu putea fi utilizat in cadrul aplicatiilor de business din cadrul bancii, chiar daca utilizarea anumitor informatii ar fi accelerat si optimizat anumite procese.

Dupa analizarea situatiei existente, a provocarilor si problemelor bancii din Romania, solutia oferita de Star Storage a fost implementarea unei arhive electronice centralizate, solutie flexibila, usor de utilizat si accesibila de catre toti angajatii bancii.

Solutia Star Storage pentru captura documentelor (oferita cu ajutorul produsului nostru StarCapture) si managementul arhivei electronice (SEAL) permite digitizarea documentelor fizice prin scanarea, catalogarea si adaugarea de informatii in conformitate cu nomenclatorul bancii, procesarea fiind realizata in cadrul unui departament centralizat al Diviziei Operatiuni, dotat cu echipamentele necesare si specializat in astfel de operatiuni.

Dupa introducerea documentelor in arhiva, ele pot fi accesate de catre utilizatorii din banca printr-o interfata flexibila de tip web based, pe baza de drepturi de acces la nivel de roluri si de categorii de documente.

Numarul de utilizatori initial a fost de 1.500, ulterior, dupa 1 an de zile de utilizare a solutiei, aceasta a fost extinsa in cadrul bancii si pentru alte departamente, astfel incat a mai fost necesara achizitionarea suplimentara a inca 300 de utilizatori, in acest moment numarul total fiind de 1.800 utilizatori.

Tehnologiile care au stat la baza construirii solutiei sunt produse software ale Star Storage, recunoscute si apreciate atat pe plan intern, cat si international:

• SEAL (Secure Electronic Archive Library) este solutia completa de gestiune a arhivelor, se integreaza transparent cu aplicatia de captura de date din documente StarCapture si include facilitati unice in Romania de regasire si acces la informatii pe baza metadatelor asociate.
• StarCapture este o platforma care transforma documentele pe hartie in documente electronice si extrage informatiile utile, permitand ulterior accesul rapid si valorificarea acestora in intreaga organizatie, reducerea costurilor cu depozitarea si utilizarea documentelor pe hartie.

Solutia a fost rapid acceptata si adoptata de utilizatori, imediat dupa implementare. Interfata prietenoasa si intuitiva, care nu necesita instruire dedicata, i-a ajutat pe angajatii bancii sa folosesca noua solutie inca din prima zi.

Termenul de punere la dispozitie a unui document a scazut de la cateva ore la cateva secunde, iar eficienta operationala a crescut considerabil.

Costurile de solicitare ale documentelor originale s-au redus si ele substantial, deoarece acum sunt solicitate fizic doar cele necesare in instanta, restul pot fi oricand consultate electronic.

Sistemul foloseste standardul CMIS care permite integrarea facila cu sisteme de tip BPM/ERP/CRM/Portal/etc si astfel continutul stocat este la dispozitia utilizatorilor chiar in aplicatiile pe care acestia le folosesc deja, crescand valoarea de business a acestora.

Reduceri de costuri anuale au fost obtinute prin:

• evitarea consultarii documentelor direct din arhiva fizica;
• evitarea multiplicarii documentelor;
• realizarea modificarilor necesare in aplicatie in timp scurt chiar de catre utilizatorii de business, fara apelarea la resurse scumpe de IT sau consultanti externi specializati;
• ROI foarte scurt in raport cu alte platforme de arhivare : 2 ani in raport cu 5 (alte oferte);
• TCO  foarte bun: 30% pe an in raport cu alte oferte pentru platforme de arhivare competitive.

Beneficii de conformitate si securitate:

• s-a constituit o copie de siguranta pentru toate documentele in conformitate cu normele BNR;
• se poate raspunde instant la orice audit, prin constituirea si punerea la dispozitie in regim securizat a unor colectii de documente constituite ad-hoc pe baza de cautare selectiva si cu durata de consultare limitata in timp;
• riscuri diminuate - se ofera audit pentru toate accesarile in sistem si securitate complexa pentru asigurarea accesului la documente doar in functie de drepturi.