CEZ Romania alege SEAL ca solutie de ultima generatie pentru arhivarea documentelor conform legii, conformitate cu GDPR si arhivarea continutului SAP
Grupul CEZ se numara printre liderii energetici consacrati care isi desfasoara activitatea in tari din Europa de Vest, Centrala si de Sud-Est, precum si in Turcia. Cu sediul principal in Republica Ceha, Grupul CEZ produce, distribuie si comercializeaza energie electrica si termica, gaze naturale, si este implicat de asemenea in domeniul mineritului, fiind prezent in tari ca Bulgaria, Romania, Germania, Franta, Turcia, Polonia si Slovacia.
Compania CEZ utiliza o aplicatie de arhivare a documentelor IBM Filenet foarte veche (aproximativ 9 ani) si cu costuri de intretine mari. Solutia actuala nu oferea functionalitati pentru respectarea cerintelor GDPR obligatorii din 25 Mai 2018 sau pentru arhivarea pe termen lung cu retentie de documente conform legii arhivarii.
Avand in vedere faptul ca aplicatia curenta nu permitea integrarea cu platforma SAP, ar fi trebuit achizitionate licente extrem de costisitoare pentru fiecare utilizator care ar fi trebuit sa acceseze documentele generate de SAP.
De asemenea, organizatia isi dorea gestiunea unitara atat a arhivei fizice, cat si electronice precum si managementul fluxurilor de intrare/iesire a documentelor din organizatie si posibilitatea de a accesa orice tip de document de pe echipamentele mobile.
CEZ Romania a externalizat serviciile de arhivare in format fizic a documentelor proprii, precum si servciile de conversie documente in format electronic (scanare, indexare si arhivare electronica) catre furnizorul de solutii si servicii de arhivare - Star Storage.
In cadrul solutiei de arhivare electronica a documentelor bazata pe SEAL - platforma de ultima generatie pentru gestiunea unificata a continutului si arhivare electronica, a fost livrata o aplicatie de gestiune a documentelor electronice din dosarele de bransament ale clientilor CEZ (contracte/aditionale, ATR-uri, dosare personal/state de plata, etc), dezvoltata si implementata de catre Star Storage.
Pe langa documentele provenite din arhiva istorica a CEZ, precum si a celor provenite din arhiva care se creaza in mod curent in procesul de intocmire a dosarele de bransament ale clientilor CEZ, in arhiva electronica au fost arhivate si diverse alte documente interne utilizate in cadrul organizatiei.
Documentele clientilor CEZ arhivate in format electronic contin si metadate cu caracter sensibil, cum ar fi datele cu caracter personal si datele comerciale si tehnice care au un caracter confidential in cadrul organiziatiei. Cu ajutorul functionalitatilor avansate de gestiune a politicilor si regulilor de securitate au fost implementate cu succes la nivelul intregii organizatii procese specifice care asigura accesul controlat si permanent auditabil la documente, in functie de drepturile si grupurile de acces pentru respectarea reglemetarilor interne si a celor externe, specifice industriei, inlusiv reglementarile GDPR.
O componenta estentiala a solutiei a fost si cea legata de arhivarea datelor SAP in platforma SEAL. A fost astfel redusa dimensiunea bazei de date SAP, imbunatatind performanta de ansamblu a SAP si eliberand resurse IT pretioase cu implicatii directe asupra reducerii costurilor asociate infrastucturii SAP. Acum datele sunt stocate in SEAL dar pot fi afisate direct in interfata SAP, imbunatatind astfel arhivarea standard a datelor SAP si experienta de utilizare prin accesul utilizatorilor non-SAP la o interfata simpla dar extrem de puternica.
Functionalitati avansate pentru gestiunea unificata a continutului la nivelul intregii organizatii:
- Stocarea documentelor cu date sensibile, cu politici puternice de securitate, clasificare, navigare, cautare si regasire, vizualizare, sharing;
- Conformitatea cu GDPR: controlul, protectia si securizarea documentelor si datelor sensibile din organizatie, inclusiv datele cu caracter personal
- Stocarea documentelor cu managementul retentiei si nomenclatoare arhivistice conform legii, rapoarte si audit avansat;
- Gestiunea unitara, in aceeasi interfata, atat a arhivei electronice de documente, cat si a arhivei fizice;
- Arhivarea fisierelor SAP (ADK files) din orice suita de aplicatii de business SAP, pentru reducerea amprenta bazei de date SAP, ceea ce permite cresterea performantei sistemului si reducerea infrastructurii dedicate SAP.
- Eliminarea problemelor asociate cu lipsa spatiului de stocare si performanta scazuta cauzata de volumul mare de tranzactii cu date vechi;
- Indeplinirea cerintelor legale cu privire la stocarea datelor;
- Facilitarea implementării politicilor de pastrare si distrugere controlată a inregistrărilor de afaceri;
- Integrarea prin conectori nativi cu solutii de stocare specializate pentru continut cu retentie si nealterabil, de tip Object Storage / WORM storage (Hitachi Content Platform, EMC ECS);
- Ergonomie si experienta excelenta pentru utilizatori, care au acces atat in varianta desktop, cat si acces de pe dispozitive mobile (smartphones sau tablete);
- Flexibilitate in alegerea modalitatii de implementare: varianta On-Premise cat si in Cloud (public – de ex. MS Azure sau privat), cu capabilitati multi-tenant;
- Cresterea eficientei posibilitatea de a vizualiza documentele direct in aplicatia de arhivare electronica si gestiune a continutului cu ajutorul unui viewer de documente integrat care poate afisa orice tip de document
- Transformarea documentelor pe hartie in continut electronic usor de gestionat cu ajutorul aplicatiei de captura si extragere a continutului din documente StarCapture Desktop care inlcude licenta de OCR nelimitat;
- Un nou nivel de productivitate bazat pe forta metadatelor - utilizatorii au posibilitatea de a-si crea propriile “perspective de cautare” datorita sistemului de cautare/regasire a informatiei de tip “discovery-centric” (in comparatie cu Filenet sau Documentum care au un sistem rigid si greoi de cautare de tip “folder tree”);
- Predictibilitatea costurilor – model de licentiere cu numar nelimitat de utilizatori;