Heineken - Servicii de actualizare baze de date prin generarea, productia si distributia de formulare personalizate si procesarea lor ulterioara
In 45 de zile Star Storage a realizat inventarul Heineken pentru 25.000 de clienti din tara, intregul proces fiind unic pe piata romaneasca si presupunand procese complexe de printare si digitizare documente, cu garantia calitatii de 100%. Proiectul a permis companiei Heineken sa-si duca la bun sfarsit un proces de audit, intr-un termen strans, lucru care nu ar fi fost posibil fara externalizarea proceselor catre o companie specializata.
Profil HEINEKEN ROMANIA
Parte a grupului international Heineken, compania Heineken Romania a fost fondata in anul 1998, initial sub denumirea de Brau Union. Din martie 2007, a devenit Heineken Romania, grup cu recunoastere internationala, care include in portofoliul sau peste 170 de branduri de bere si alte bauturi. In Romania portofoliul de marci acopera toate segmentele pietei: Heineken, Ciuc Premium, Golden Brau, Neumarkt, Bucegi, Gosser, Schlossgold, Silva, Gambrinus, Harghita, Hategana, Zipfer si Edelweiss. Compania detine 4 fabrici pe teritoriul Romaniei si un numar de circa 1300 de angajati, atat in productie cat si in reteaua de distributie.
Situatia initiala
De la intrarea pe piata romaneasca, Heineken Romania s-a concentrat pe dezvoltarea unei retele de magazine partenere prin intermediul carora isi distribuie produsele in intreaga tara. Aceste magazine au primit in custodie o serie de mijloace fixe (mese si scaune din plastic, dozatoare de bere, umbrele, vitrine frigorifice etc.).
Compania Heineken realizeaza anual auditul echipamentelor aflate in custodie in diferite puncte in tara. Pentru realizarea acestui audit in a doua parte a anului 2009 firma avea nevoie de confirmarea existentei fizice a mijloacelor fixe comerciale proprietate aHeineken Romania aflate in custodie la parteneri.
Provocari si probleme
Daca ar fi apelat la o solutie de inventariere, pentru realizarea acestui audit, compania ar fi avut nevoie de peste 500 de oameni pe teren, toti dotati cu echipamente de scanare de ultima generatie a codurilor de bare, conexiuni la Internet plus o solutie de inventariere care sa urmareasca evolutia in timp a acestor mijloace fixe. Insa costurile implementarii unui astfel de proces de inventariere ar fi fost mult prea mari. in plus, intreaga derulare a acestui scenariu de proces ar fi durat mult mai mult decat timpul ramas pana la sfarsitul anului, depasind astfel termenul pentru audit.
"Pentru gestionarea acestui audit cel mai important pentru noi a fost strangerea si centralizarea informatiilor intr-un timp foarte scurt. A doua conditie a fost calitatea implementarii. Solutia propusa de Star Storage a fost exceptionala din acest punct de vedere. S-au printat si anvelopat peste 25,000 de plicuri continand informatiile necesare fiecarui client in parte - o lista a echipamentelor pe care le avea in dotare, instructiuni de verificare si un plic de raspuns automat. Intreg procesul a durat 4 ore din momentul in care noi am transmis informatiile cu tot cu procesul de proiectare a formularelor de inventar - astfel incat sa poata fi completate usor iar extragerea datelor sa poata fi realizata automat cu ajutorul unuicu soft specializat de captura a datelor, dezvoltat de Star Storage. Este extraordinar cat de mult a evoluat tehnologia in acest domeniu. Rata de acuratete a informatiilor a fost de 100%".
Solutia Star Storage
Star Storage este singura companie din Romania specializata in externalizarea serviciilor de management al documentelor de-a lungul intregului proces, de la crearea documentelor, printarea si implicuirea acestora si pana la procesarea prin scanare,recunoasterea optica a caracterelor/coduri de bare, extragerea datelor din frmulare etc. Compania detine cele mai noi tehnologii, metodologiile si expertiza necesare pentru implementarea celor mai avansate tehnici de digitizare a documentelor.
"Solutia oferita de Star Storage ne-a castigat increderea in primul rand datorita raportului deosebit de avantajos intre costul efectiv, timpul si viteza proceselor si calitatea informatiilor rezultate in urma procesarii . Automatizarea intregului proces a accelerat timpul de procesare si a eliminat pasii manuali, valorificand infomatia la 360 de grade. Compania a realizat investitii in tehnologii hardware si software de ultima generatie pentru a beneficia din plin de avantajele digitizarii.Experienta de peste 10 ani in domeniu si proiectele complexe in care a fost implicata de-a lungul timpului ne-au oferit certitudinea ca am facut cea mai buna alegere".
Intregul proiect a adus companiei Heineken beneficii rezultate din specificul de activitate externalizata, cat si beneficii specifice, complexitatea procedeului conferind unicitate pe piata romaneasca:
- Reducerea costurilor operationale si imbunatatirea eficientei;
- Reducerea timpului alocat procesului de audit;
- Eliminarea erorilor aferente introducerii datelor;
- Asigurarea respectarii reglementarilor in vigoare;
- Asigurarea respectarii reglementarilor in vigoare;
- Activarea de noi modalitati de business cum ar fi utilizarea de procese distribuite si forta de munca distribuita;
- Integrarea datelor structurate cu datele nestructurate prin legarea inregistrarilor de tranzactie cu documentatia asociata;
- Coordonarea dintr-un singur loc a tuturor functiilor echipamentelor, fiind astfel facilitata urmarirea si controlul eficient pentru toate procesele aflate in curs de desfasurare;
- Eliminarea erorilor si a necesarului de forta de munca umana necesara corectiei prin automatizarea proceselor;
- Managementul transparent al resurselor.