Cautand acul in carul cu fan

Managementul documentelor: calea spre succes

Daca acum 50 de ani trebuia sa fii foarte descurcaret ca sa ajungi la informatia corecta, astazi dificultatea se situeaza la polul opus: odata cu cresterea exponentiala a cantitatii de informatii, e dificil sa gasesti intr-un ocean de date ceea ce iti trebuie.

Puterea datelor

In acest moment exista aproximativ 2,7 Zebabytes de date. Cantitatea de informatii creste cu o viteza uimitoare: se estimeaza ca datele prelucrate de organizatii se dubleaza la fiecare 1,2 ani. Peste 200 de milioane de e-mailuri sunt trimise in fiecare minut.

Pana la 80% din documentele pe care o organizatie le produce nu se mai folosesc din nou.

Dintr-o perspectiva de afaceri, doar 15% din toate datele sunt esentiale si importante. Intre 80% si 90% din date sunt neclasificate, ignorate si imprastiate peste tot: in diferite sisteme si depozite, in numeroase formate, atat structurate, cat si nestructurate.

Pericolul datelor neclasificate

Se estimeaza ca doar 0,5% din toate datele create sunt analizate pentru luarea deciziilor operationale in companii.

Dintre toate informatiile la nivel de organizatii, peste jumatate sunt considerate date neclasificate – asa numitele dark data. Acestea sunt date care sunt neclasificate si neluate in consideratie in analize, deci destul de inutile pentru organizatie. Gartner defineste dark data ca acele informatii pe care companiile le colecteaza, proceseaza si stocheaza in timpul procedurilor obisnuite de lucru, dar care in general nu mai sunt folosite pentru alte scopuri.

Datele neclasificate vin cu un pret – se estimeaza ca o organizatie de marime medie cu o mie de terabytes de date ar cheltui aproximativ 900,000 USD anual pentru a stoca si a incerca sa gestioneze acele date non-critice.

Realitatea din companii

Crearea continua de date afecteaza infrastructurile IT. Conform unui sondaj global de la Avanade, 55% din respondenti au raportat o incetinire a sistemelor informatice si 47% au indicat probleme de securitate a datelor.

Continutul provine intr-o mare varietate de formate (baze de date structurate, inregistrari, continut nestructurat, imagini, video, grafica, prezentari, text, e-mail, postari pe retele sociale, etc.). Intreprinderile stocheaza sume enorme – in majoritatea cazurilor 100 terabytes sau mai mult – date nestructurate privind sistemele de stocare interne. Datele nestructurate sunt greu de gestionat, daca nu stii ce contin. In plus, se estimeaza ca numarul de date nestructurate creste intr-un ritm mai mare decat cresterea bazelor de date structurate.

Companiile se straduiesc sa gaseasca datele relevante pentru a rafina si administra cantitatea de date. Aproximativ 53% dintre organizatii sunt fortate sa utilizeze mai mult de trei sisteme diferite de gestionare a continutului pentru a-si administra datele.

Cu toate acestea, peste jumatate din organizatii spun ca majoritatea informatiilor lor nestructurate se afla in afara aplicatiilor de management al continutului.

Oportunitati ratate

Cantitatea de date organizationale face dificila gasirea datelor relevante atunci cand este necesar. Prin urmare, informatiile nu pot oferi niciun beneficiu. Productivitatea interna scade semnificativ atunci cand angajatii isi petrec timpul cu cautarea si re-crearea informatiilor necesare.

Angajatii petrec pana la doua ore zilnic cu cautarea de documente, iar alte doua ore cu re-crearea  acestora.

Eliminarea pierderilor de timp legate de crearea si gestionarea documentelor ar fi echivalentul adaugarii a 98 de angajati noi intr-o companie de 1.000 de persoane.

Intre 10 si 30% din documentele stocate sunt duplicate. Fiecare byte stocat are un pret si datele duplicate ocupa spatiu de server inutil. Timpul este de asemenea irosit cu managementul si intretinerea serverelor pentru stocarea datelor inutile.  Rezultatul este acesta: companiile cheltuiesc o patrime din bugetul IT pentru stocarea datelor.

Conformitate imbunatatita

Odata cu gestionarea inteligenta a informatiilor obtii mai mult decat eficienta: obtii conformitate.

Nerespectarea reglementarilor legale in vigoare poate costa compania o multime de bani. GDPR reglementeaza gestionarea datelor personale ale cetatenilor din Uniunea Europeana. Esecul conformitatii cu GDPR poate rezulta in amenzi de pana la 4% din veniturile globale anuale ale unei companii, sau pana la 20 milioane EUR, oricare dintre acestea este mai mare.

Cu toate astea, pierderea banilor acopera doar un aspect al riscului de non-conformitate. Pierderea increderii si degradarea reputatiei poate fi mai daunatoare, deoarece consumatorii de obicei inceteaza sa mai cumpere de la organizatiile in care si-au pierdut increderea. De partea cealalta, jumatate din consumatori ar fi dispusi sa plateasca in plus pe un serviciu premium pe produse sau servicii oferite de companii in care au incredere ca le protejeaza datele personale.

Gestionarea inteligenta a informatiilor faciliteaza astfel respectarea cerintelor legale.

Poti citi aici un articol interesant despre 10 motive pentru a gestiona unificat arhiva electronica.

Preia controlul datelor tale: da-ne un semn pe office@star-storage.ro si te vom ajuta sa atingi un nou nivel de eficienta.