Noua dieta de business: consuma mai putina hartie cu biroul digital

Cu o productivitate a muncii pe ora lucrata, de 5-6 ori sub media europeana, companiile romanesti au o evidenta nevoie de modernizare. Trecerea la biroul digital reprezinta o sansa reala de progres, in masura in care antreprenorii locali inteleg ca fluxurile de lucru bazate pe hartie sunt lipsite de eficienta, faciliteaza aparitia erorilor si genereaza costuri nejustificate.

Asociat frecvent conceptului „paperless”, biroul digital nu inseamna insa eliminarea completa a hartiei, ci digitalizarea fluxurilor de lucru, pentru ca eficienta muncii sa creasca, iar costul de timp si bani sa scada. Ce implica insa trecerea la biroul digital, dintr-o perspectiva practica? Simpla adaugare a unui scanner si a unor abonamente de date mobile nu inseamna transformare digitala. Este nevoie de mai mult.

Colaborare si digitalizare

Atat pentru o fabrica din inima Baraganului, cat si pentru un cabinet de avocatura de pe Calea Victoriei, biroul digital implica generarea, circularea si consumul informatiei pe suport electronic. Dar si lucru in echipa, mobilitate, arhivare si securitatea datelor. Transformarea digitala a biroului incepe odata cu folosirea in mod permanent a mesageriei electronice, a solutiilor de lucru colaborativ si partajare a documentelor. Astfel, informatia circula rapid, deciziile pot fi sustinute cu date reale, iar clientii primesc raspuns in timp util. Activitatea curenta devine mai eficienta si mult mai flexibila, iar angajatii isi pot derula activitatea din orice locatie cu ajutorul echipamentelor mobile (laptop, tableta, telefon).
Pentru generarea, circulatia si partajarea documentelor intre membrii aceleasi echipe sau cu exteriorul, o solutie simpla si eficienta este Office 365. Disponibila prin abonament, suita de productivitate de la Microsoft ofera atat acces la clasicele Outlook, Word si Excel, cat si spatiu personal pentru stocarea documentelor si un mod usos de colaborare, prin SharePoint Online. Indiferent de natura activitatii sau dimensiunea organizatiei, Office 365 este cel mai bun inceput pentru crearea unui birou digital.

Cum sa elimini 10 tone de hartie

In mod evident, exista domenii in care activitatea este mai complexa si unde legislatia impune pastrarea documentelor pe hartie o perioada indelungata. Pentru astfel de organizatii, care gestioneaza un numar mare de documente, exista solutii pentru digitizarea documentele fizice si organizarea operatiunilor de tip registratura. Conform datelor prezente pe SEAP (Sistemul Electronic de Achizitii Publice) o primarie de oras mare cumpara si consuma anual cca 10.000 de topuri de hartie, ceea ce ar umple un birou de dimensiune medie. Cu o aplicatie precum StarCapture, orice companie sau institutie publica poate transpune rapid toate documentele fizice in format electronic, iar ulterior le poate partaja usor, conform fluxurilor de lucru specifice activitatii. Iata cum 10 tone de hartie pot fi mult mai usor de manipulat si depozitat, iar informatia mai rapid de regasit.
Daca pentru utilizatorii individuali, Office 365 acopera cerintele de stocare a informatiilor, la nivel de organizatie documentele digitale trebuie arhivate cu o solutie profesionala, care sa permita o administrare eficienta, atat din punct de vedere stocare cat si clasificare, cautare si regasire. Spre exemplu, SEALraspunde tuturor cerintelor de arhivare pe termen lung ale unei companii private sau institutii publice. Mai mult, este un instrument usor de auditat si disponibil tot pe baza de abonament lunar.

Trend versus necesitate

Multi considera ca „transformarea digitala” este doar un trend imprumutat din economia occidentala. La o analiza atenta insa, beneficiile acestei evolutii sunt relativ usor de inteles si evaluat. Orice antreprenor ar trebui sa-si puna o intrebare simpla: „ce imi consuma cel mai mult timp”? Raspunsul este la fel de simplu: cautarea informatiilor, interventia manuala asupra documentelor, pregatirea unor sedinte prelungite etc. Timpul este cel mai mare castig adus de digitalizare, pentru ca orele castigate se transforma in productivitate si profitabilitate.

Pentru Romania, datele furnizate de Eurostat arata o dublare a salariului minim intre anii 2008-2016 si implicit o crestere generala a nivelului de salarizare, ceea ce duce la necesitatea vitala de crestere a productivitatii. Pentru ca angajatii sa fie mai eficienti, acestia trebuie sa elimine timpii morti, sa poata colabora facil cu colegii si sa fie mobili. Greu de realizat, daca majoritatea informatiilor stau pe suport hartie. Hartia induce costuri mari de productie, manipulare si stocare si limiteaza drastic circulatia informatiei. Daca doriti sa iesiti din aceasta capcana, Star Storage este furnizorul de solutii integrate, partenerul de care aveti nevoie pentru construirea biroului digital si utilizarea unui mediu de lucru colaborativ cu documente in format electronic.