3 exemple despre cum managementul continutului schimba munca unui Director Financiar
Departamentul Financiar este o componenta esentiala in cadrul oricarei companii. Printre responsabilitatile unui departament financiar se numara planificarea, analiza, colectarea, organizarea, auditul si administrarea finantelor companiei. Toate acestea presupun lucrul cu un munte de documente provenite din surse multiple.
Munca angajatilor din departamentul financiar implica foarte multa atentie intrucat lucreaza cu multe documente personale si confidentiale facand jobul acestora unul foarte greu. Dar ca in orice job apar diverse situatii neprevazute care insa cu solutia potrivita pot fi evitate.
Lucrand in departamentul de Marketing, legatura stransa cu clientii companiei si aflarea nevoilor si situatiilor cu care se confrunta in munca de zi cu zi face parte din jobul meu. Asa ca zilele trecute discutam cu un Director Financiar care imi povestea diverse situatii cu care s-a confruntat de-a lungul celor 15 ani de experienta in acest departament. Sunt sigura ca multi dintre voi au fost martori la situatiile ce urmeaza sau chiar actorii principali.
„Am trimis raportul de salarizare catre un alt destinatar”
El a povestit despre cum, la inceputurile carierei sale, a trimis raportul in care erau listate salariile tuturor catre un alt destinatar. Era o persoana cu acelasi prenume, insa din neatentie nu a verificat toate detaliile. Ce s-a intamplat dupa? A fost un adevarat haos intrucat fisierul a circulat rapid si toata lumea a aflat ce salarii au atat managerii, cat si colegii de departament.
Cu SEAL, utilizatorii trimit link-uri catre documente care sunt stocate in sistem, nu pe email.
Pentru o securitate sporita si diminuarea riscurilor, poti alege adaugarea optiunii de validare a link-ului trimis prin intermediul unui cod PIN primit pe telefon.
„Am stat 10 zile sa ma pregatesc pentru un audit”
Inainte de a avea un sistem de management al documentelor implementat, Directorul Financiar mi-a povestit despre cum acum 7 ani a stat timp de 10 zile intr-un depozit impreuna cu cativa colegi cautand documentele necesare auditului.
Acest scenariu nu este posibil cu SEAL. Ai toate chitantele, facturile si creantele pentru un audit la un click distanta. Iti poti face imediat propriul sistem de navigare si afisare a continutului in functie de ceea ce te intereseaza cu ajutorul perspectivelor nelimitate de navigare din SEAL. De asemenea, poti gasi rapid informatiile de care ai nevoie cu ajutorul functionalitatii de cautare avansata si poti parataja cu auditorii colectii de documente fara ca datele sa paraseasca depozitul de continut.
Pregateste documentele necesare in cateva minute, nu zile.
„Am alergat ore intregi dupa colegi”
Pentru a pune cap la cap diverse rapoarte/documente este nevoie de contributori din mai multe departamente. Clientul nostru povestea ca a avut parte de multe situatii in care colegii nu stiau ce au de facut asa ca a pierdut ore intregi sa explice fiecaruia ce rol joaca in proces.
Cu platforma SEAL ai lucru colaborativ prin fluxuri de lucru inteligente. Pot lucra doar persoanele care au acces in rapoartele pe care le ai de terminat, sunt notificate la ce parte din proces trebuie sa contribuie si cand este termenul limita. De asemenea, fluxurile de lucru inteligente pot fi pornite automat imediat ce un document a fost inlcus in SEAL pe baza metadatelor asociate.
Atat departamentul Financiar, dar si cel de HR, Achizitii sau Juridic lucreaza cu un volum mare de documente confidentiale. Toate au ca scop sa creasca productivitatea, eficienta si sa reduca costurile, iar aceste obiective pot fi atinse cu solutia potrivita de management al documentelor si arhivare electronica.
Pentru mai multe informatii viziteaza www.seal-online.com sau scrie-ne la adresa seal@star-storage.eu.