Star Storage group

Transformarea Digitala: Ce este si de ce ar trebui sa-ti pese

Majoritatea organizatiilor si departamentelor se lupta continuu pentru cresterea eficientiei. O agenda a schimbarii care sta acum pe masa multor directori de companii implica in mod conventional accesul la instrumente si tehnologii mai bune, comportamente si procese indreptate catre cresterea eficientei si imbunatatirea productivitatii.

 

Transformarea digitala este in schimb mai mult decat o schimbare conventionala care trebuie sa depaseasca tiparele cu care ne-am obisnuit. Si daca partea cu digitalul este mai usor de inteles si abordat – din ce in ce mai multe companii digitalizeaza si fac schimbarea dinspre inregistrari si procesari manuale catre sfera digitala – provocarea este in cuvantul “transformare” pentru ca asta implica procesele care sunt de cele mai multe ori fortificate adanc in organizatie si pot opune o rezistenta fantastica la schimbare.

 

Transformarea digitala este de fapt despre schimbarea mentalitatii ca mai simplu inseamna valoare mai mica, ca simplitatea este pentru cei care stau la masa copiilor si nu in sedintele de strategie sau de board, este despre a face lucrurile intr-un mod diferit si despre a face lucruri diferite de asemenea. Nota bene: aici “diferit” nu inseamna doar de dragul de a fi diferit, ci a fi diferit ca sa atingi totusi niste obiective strategice intalnite in cadul oricarei organizatii din era perturbarii digitale:

  • Facilitarea inovatiei;
  • Imbunatatirea experientei utilizatorilor, indiferent ca vorbim de clientii sau angajatii tai;
  • Executarea excelenta si la cerere a proceselor de afaceri prin elimirea complexitatii;
  • Minimizarea riscurilor si a expunerii companiei.

 

 De la principii la viata de zi cu zi in era digitala

In general afacerile sunt conduse de trei lucruri – tranzactii, predictibilitate si incredere. Tranzactii, pentru ca indiferent de domeniul de activitate al companiei tale, trebuie sa existe o forma de conversie a valorii pe care o oferi clientilor tai intr-o forma de rambursare. Predictibilitate, pentru ca scalarea afacerii implica inevitabil procese si proceduri repetitive (vezi trendul major pe automatizarea proceselor de afaceri). Si desigur incredere, deoarece, pana la aplicarea a politicilor si procedurilor formale (care stim din experienta ca dureaza pana devin standard sau sunt ramase in urma fata de realitate), trebuie sa existe increderea intre toate partile ca informatia pe baza careia se vor construi viitoarele relatii de afaceri este corecta si pastrata in siguranta (prea multa informatie nu este securizata si cel mai probabil nu respecta normele GDPR).

Documentele de afaceri (atat in format fizic cat si electronic) sunt ceea ce conecteaza tranzactiile, predictibilitatea si increderea in orice organizatie. Cel putin pentru viitorul apropiat, chiar daca tot auzim prin sedinte si conferinte despre cum sa fim digitali, este clar ca majoritarea organizatiilor vor lucra intr-un mediu hibrid de informatii pe hartie si in format digital si, prin urmare, vor fi nevoite sa creeze sau sa adopte strategii care adreseaza si conecteaza ambele variante. Iar calatoria catre transformarea digitala si implicit catre atingerea obiectivelor de mai sus incepe cu ceea ce se intampla la birou si intre colegii care lucreaza si colaboreaza pe informatii zi de zi. Scopul este sa ajungem la niste bune practici de afaceri si procese care sa fie deschise in permanenta la schimbare, sa fie de fapt construite pentru schimbare, astfel incat sa vedem imediat un sprint in productivitate atunci cand aplicam peste ele ultimele tehnologii digitale.

 

Ce se intampla de fapt in organizatiile bazate pe procese si documente in format hartie vedem mai jos - conform studiilor facute de PriceWaterhouseCoopers si Gartner:

  • 60% dintre angajati petrec mai mult de o ora pentru a reconstitui documente ce exista deja;
  • Un document este multiplicat in medie de 19 ori;
  • 50% dintre profesionistii in domeniu petrec pana la 15% din timpul lor cu lecturarea informatiei si pana la 50% din timp cautand aceasta informatie;
  • 80% din toate informatiile unei organizatii sunt inca pastrate in documente pe hartie;
  • Companiile cheltuiesc 60 de lei pentru arhivarea unui document, 360 lei pentru a gasi un document arhivat necorespunzator si 660 lei pentru a reface un document pierdut;
  • 5% dintre documente sunt pierdute si 3% din cele ramase nu sunt arhivate corespunzator;
  • Costurile de creare a unui document se ridica la 3 lei iar cele pentru gestiunea acestuia sunt in medie de 9 Lei.

 

Prin urmare, conversia din format fizic in format electronic a documentelor si inregistrarilor de afaceri este deja o etapa abordata de multe companii si usureaza managementul documentelor si ulterior arhivarea electronica a acestora dar, in sine, este doar o parte in cadrul unui proces mult mai amplu care include transformarea proceselor de afaceri si a atitudinii tuturor participantilor la aceste procese.  

 

Catre un mod mai simplu de a face lucrurile

De cele mai multe ori, in calatoria catre organizatia fara hartie este usor sa ne pierdem calea. Proiectele sunt incetinite, lunile trec si ROI-ul nu se vede la orizont iar hartia se incapataneaza continuu sa napadeasca procesele noastre de afaceri. Hartia pune astfel stapanire pe organizatie si munca de a o inlatura poate cauza o criza de motivatie. “De ce sa inlaturam hartia? Care este destinatia acestei calatorii catre biroul digital? Si merita efortul?” sunt intrebari care apar inevitabil. Iar raspunsul scurt este: DA. Si iata de ce.

 

Intr-un cuvant este voba despre simplitate. Procesele din cadrul afacerii tale, activitatile critice si modul in care folosesti si gestionezi informatia sunt toate mai eficiente si mai aproape de tine ca si utilizator atunci cand hartia este inlocuita cu formatul digital. Sunt convins ca te confrunti si tu in fiecare zi cu oameni si procese aflate in permanenta miscare si schimbare care iti ingreuneaza deciziile sau iti incetinesc proiectele din motive diverse. Cu cat mai putin complicat se prezinta organizatia in fata angajatilor si clientilor sai cu atat mai bine. Fara suportul necesar pentru simplificarea operatiilor de business, a activitatilor si tehnologiei vei avea de fiecare data probleme atunci cand vrei sa-ti faci treaba. Rezultatul este invariabil scaderea productivitatii si stress care radiaza rapid la nivelul intregii afaceri.

 

Este un semnal catre companiile din toate domeniile de activitate care pot castiga rapid valoare reala doar punand in aplicare un mod mai simplu de a face lucrurile. Daca te gandesti doar la activitatile orizontale din viata de zi cu zi cum ar fi registratura, financiar-contabilitatea, HR-ul sau achizitiile ai deja o imagine personalizata despre cum toate acestea iti afecteaza modul in care afacerea ta functioneaza si genereaza profit. Cu toate acestea, este o provocare destul de mare ca sa mentii cat mai simplu aceste activitati. In plus, aparitia noilor tehnologii cum ar fi cele legate de cloud si mobilitate cer un model mult mai agil si mai simplu de afacere care poate reactiona si se poate adapta in timp real la schimbarile pietei. Inca un motiv pentru care simplitatea se detaseaza ca un avantaj care schimba regulile jocului pentru cei care stiu cum sa o implementeze corect.  
Ce inseamna si ce nu inseamna sa lucrezi mai simplu in era digitala
Simplitatea de care vorbeam la inceput nu trebuie sa fie obtinuta prin erodarea calitatii proceselor de afaceri si a modului de gestiune a informatiilor. Simplitatea nu este ceva tratat neglijent ci mai degraba o modalitate mai economica si mai logica de utilizare a resurselor. Capacitatea de a directiona informatia intr-un mod inteligent, exact acolo unde este nevoie de ea si cand este nevoie de ea are prioritate maxima.
Si inca ceva: simplitatea nu inseamna sa renunti la securitate. Simplitatea inseamna demolarea barierelor care iti blocheaza fluiditatea afacerii tale si iti consuma inutil resurse si timp. In organizatia transformata digital ai libertatea sa creezi procese mai conectate, mai agile si mai usor de inteles astfel incat cu totii sa-si faca treaba mai bine cu cat mai putina confuzie. Setarea politicilor si regulilor de securitate nu trebuie astfel sa fie ceva complex sau care se poate face doar cu interventia personalului IT specializat.
Cheia pentru inlaturarea hartiei sta in analiza proceselor de afaceri. Procesele si tehnologiile cheie pot fi investigate pentru a afla mult mai multe lucruri decat identificarea blocajelor. De exemplu, putem diagnostica procesele de afaceri, sistemele si protocoalele de redundanta, incetinirile de ritm datorita curbelor de invatare destul de lungi si complexitatea de care nimeni nu are nevoie. O companie mai transparenta, mai agila, face loc proceselor mai simple si mai logice care favorizeaza circulatia informatiei si pot fi mult mai usor de monitorizat. Toate acestea conduc imediat catre beneficii vizibile, de la cresterea vitezei de reactie si raspuns la solicitarile clientilor la mitigarea si localizarea mai rapida a erorilor cauzate de factorul uman dar si la directionarea mai eficienta a continutului catre zonele de gestiune corespunzatoare sau catre factorii decidenti ca sa sprijine luarea unor decizii de afaceri permanent informate.
Suplimentar, cu ajutorul proceselor digitale si a continutului electronic, presiunea asupra angajatilor este redusa considerabil. Procesele pot fi automatizate si se poate intari controlul asupra resurselor informationale si asupra proceselor si tehnologiei care actioneaza asupra acestora. Accesul la o arhiva electronica unificata la nivelul intregii companii spre exemplu accelereaza mult procesele prin simpla refolosire a continutului existent. Cu alte cuvinte poti sa-ti creezi o afacere mai simpla si mai usoara si, prin extensie, sa imbunatatesti vietile tuturor, fara a pierde insa din vedere reducerea riscurilor la care se expune compania si respectarea normelor si reglementarilor legale in vigoare sau care se intra in curand in aplicare (ex: GDPR)
Si ca sa vorbim si de ROI, pentru ca apare normal intrebarea “What’s in it for me?” sau “De ce sa-mi pese?”, conform unui studiu facut de AIIM (Association for Intelligent Information Management) la nivel global, 45% dintre respondenti au descris ca si-au recuperat investitia in transformarea digitala in mai putin de 6 luni iar 9% in mai putin de 3 luni de la implementarea proiectului ceea ce este uluitor. Si aici trebuie mentionat ca solutiile pentru transformarea digitala si biroul fara hartie nu mai au un pret prohibitiv si sunt acum accesibile si companiilor mici si mijlocii. Cu o solutie care este simpla, permisibila si prin extensie usor de implementat si utilizat, obtinerea unui ROI rapid este deja o realitate.

In loc de concluzie

Simplitatea rezultata in urma transformarii digitale este inca sub-evaluata dar are potential sa aduca valoare reala pentru multe organizatii asa cum este si compania in care lucrezi (da, si daca esti angajat trebuie sa-ti pese si poti sa devii un agent al schimbarii, spre binele tau in ultima instanta) sau pe care o conduci. Efortul de inlaturare a hartiei este un element esential pentru crearea unei organizatii mai simple, mai adaptata la schimbare si mai “user-friendly”, indiferent ca vorbim de tine ca angajat/ CEO sau de clientii companiei tale. Aceste eforturi trebuie sustinute de tehnologii, procese si leaderi care sa vorbeasca aceeasi limba. Dar cel mai important este ca trebuie sa ne schimbam atitudinea si sa trecem de la perceptia ca simplitatea este asociata cu o valoare mai mica la faptul ca in lumea de astazi complexitatea este de cele mai multe ori o pierdere de timp.
Adevarata transformare digitala nu se va intampla intr-un Big Bang sau ca urmare a unui slogan frumos ca sa fim in trend ci este un proces, o calatorie dependenta atat de legatura dintre fiecare paticipant la activitatile de zi cu zi din cadrul organizatiei si procesele la nivel de departament sau companie cat si de partenerul de tehnolgie ales. Interesat sa incepi acesta calatorie cu noi? Contacteaza-ne acum si te vom ghida pas cu pas.

Distribuie

Share with your friends on social media

Aboneaza-te la newsletterul nostru

Iti trimitem lunar oferte speciale, noutati si analize legate de Managementul Informatiei si Cloud.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.