Telekom Romania isi reduce cheltuielile pentru procesarea facturilor cu solutia Suppliers Invoice Processing

Telekom Romania este un brand dinamic, care ofera servicii de telecomunicatii fixe si mobile complete, inovatoare, personalizate pentru o comunitate vasta de clienti, cu aproximativ 10 milioane de contracte de servicii. Misiunea Telekom Romania este sa imbogateasca vietile oamenilor, oferindu-le acestora servicii integrate fixe si mobile, tehnologii de ultima generatie 4G, fibra optica, precum si Internet TV, care aduce utilizatorilor o noua experienta de divertisment, cu acces la continut exclusiv si de calitate, pe toate ecranele, si functionalitati interactive avansate. Telekom Romania este partenerul de incredere al companiilor, oferind solutii complete de comunicatii si IT&C. Reteaua Telekom conecteaza oameni, masini si continut, pentru un viitor mai bun, mai sigur si mai simplu. Telekom Romania este prezenta pe piata romaneasca din 2014, dupa rebranding-ul comun al Romtelecom si COSMOTE Romania. Telekom apartine Deutsche Telekom, una dintre companiile lider global de telecomunicatii integrate.

Tot ce ai nevoie sa stii

Telekom Romania Communications Supply Chain Management este o structura suport a companiei Telekom Romania Communications care gestioneaza o suprafata de aproximativ 1.000.000 metri patrati de cladiri si terenuri. In activitatea sa, Telekom Romania Communications Supply Chain Management interactioneaza cu alte structuri din cadrul Telekom Romania Communications precum Financiar, Tehnic si Operatiuni.

Clientul utiliza o solutie software dezvoltata la cerere pentru gestiunea datelor din facturile de utilitati (energie, gaz, apa, termoficare), insa datele din aceste facturi erau introduse manual in aplicatie de catre personalul Telekom Romania Communications in vederea defalcarii cheltuielilor pe loc de consum (cladire) si refacturarea catre chiriasi. Anual se proceseaza aproximativ 6.000 de facturi de utilitati cu 110.000 de puncte de consum.
Principala nevoie a Telekom Romania era obtinerea rapida si corecta a datelor pentru plata facturilor de utilitati si refacturare catre chiriasi intr-un timp cat mai scurt si cu costuri reduse.

Solutia Suppliers Invoice Processing implementata, bazata pe produsele software proprietare Star Storage, a optimizat procesul de conversie al facturilor, a crescut cu 60% gradul de acuratete a datelor preluate prin automatizarea proceselor si reducerea erorii umane si a crescut cu 30% viteza de transmitere a informatiilor catre client fata de procesul standard al Telekom Romania Communications.

 

Solutia Suppliers Invoice Processing pune la dispozitia clientului o gama extinsa de functionalitati pentru:

  • Inregistrarea documentelor sosite de la furnizorii de utilitati (facturi si alte documente) prin intermediul componentei de Registratura Electronica, fiecare document primind un numar unic la nivel de organizatie;
  • Conversia in format electronic prin intermediul aplicatiei StarCapture a facturilor de utilitati si a desfasuratoarelor acestora primite in format fizic (pe suport de hartie);
  • Preluarea informatiilor din facturile sosite format hartie sau in oricare alt format necesare procesarii ulterioare;
  • Exportul in perioada de analiza a informatiilor din facturile de utilitati necesare procesarii ulterioare si livrarea fisierelor PDF finale;
  • Trasabilitatea documentelor pe intreg parcursul procesului de conversie.

 

Pe baza standardelor implementate in cadrul centrului de conversie Star Storage, fluxul de lucru permite receptionarea zilnica a facturilor provenite de la curierii agreati de client, inventarierea facturilor si alocarea unui numar unic prin intermediul aplicatiei electronice de registratura. Celelalte documente primite, care nu se incadreaza in categoria facturi, sunt transmise zilnic la sediul clientului.
In vederea preluarii informatiilor despre cantitatile consumate pentru fiecare loc de consum in parte, desfasuratoarele de factura sunt tratate unitar cu factura in cadrul procesului de conversie.

Pentru a oferi cel mai inalt nivel de calitate al serviciilor, intreg procesul de scanare este realizat cu echipamente profesionale ce asigura acuratetea imaginilor, rezolutii si scheme de culori native, precum si pastrarea integritatii documentelor.
Odata scanate, documentele ajung in aplicatia de procesare StarCapture unde operatorii valideaza acuratetea facturilor scanate si preluarea prin indexare a informatiilor necesare din facturi. Apoi, documentele fizice ajung la departamentul de Reconstituire unde sunt indosariate, in ordine cronologica, in cutii de depozitare pentru regasirea facila.

Datele clientului sunt pe toata durata procesului in maxima siguranta, intrucat sistemul nu permite scoaterea imaginilor decat prin export si doar de catre personalul avizat, statiile de lucru ale operatorilor neavand acces la internet, porturi USB active sau CD-ROM-uri.

 

Solutia oferita pentru digitizarea facturilor de utilitati permite validarea informatiilor prin mai multe metode:

  1. Verificarea automata a datelor introduse de catre operatorii de indexare cu atentionarea imediata a acestora pentru corectarea unor eventuale date neconforme sau erori de tastare;
  2. Validarea 100% de catre alti operatori a datelor preluate de operatorii de indexare in etapa anterioara;
  3. Validarea si completarea tuturor datelor procesate, pe baza regulilor de validare si matching automat, configurate in aplicatie. Matching-ul se realizeaza cu ajutorul nomenclatoarelor puse la dispozitie de catre client. De exemplu, la selectarea unui furnizor din nomenclatorul aferent, sistemul de procesare permite completarea automata a datelor intretinute la nivel de furnizor, cum ar fi adresa, CIF sau IBAN.

Aceste metode de validare fac parte din politica Star Storage de a livra informatii cu un grad de acuratete ridicat. Arhiva de facturi si documentele anexe sunt livrate clientului pe un server FTP in vederea accesarii si utilizarii de catre reprezentantii acestuia.

  • Optimizarea fluxului de colectare, conversie si plati facturi aferente Telekom Romania Communications prin digitizarea acestora;
  • Cresterea cu 30% a vitezei de procesare si refacturare a cheltuielilor catre chiriasi si implicit imbunatatirea cash-flow-ului;
  • Scaderea cu 27% a costurilor de procesare a facturilor;
  • Reducerea erorilor de prelucrare prin validarea informatiilor de catre operatori specializati, dar si automat prin servicii customizate;
  • Regasirea si reutilizarea facila intr-un mod unitar si securizat a tuturor informatiilor extrase;
  • Viteza sporita de acces la informatiile stocate in format hartie prin gestionarea unificata a arhivei fizice si electronice;
  • Eficienta sporita si decizii mai rapide prin livrare de rapoarte specifice (nr. de facturi primite, nr. de facturi cu penalitati, suma aferenta, data scadenta, raport pentru locuri noi de consum etc);
  • Reducerea riscurilor cauzate de pierderile de date, prin realizarea de copii de siguranta a informatiilor obtinute (metadate si imagini scanate);
  • Pastrarea in bune conditii a documentelor fizice in vederea depozitarii.

Cum te putem ajuta?

Contacteaza-ne pentru o discutie in legatura cu ceea ce te intereseaza. Iti vom oferi toate raspunsurile de care ai nevoie.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
*Completand acest formular sunteti de acord ca datele dvs. de contact vor fi folosite de Star Storage in comunicari de marketing. Pentru mai multe informatii, consultati Termeni si conditii .