Produse de top pentru afaceri de top

Ce este Assisto?

Cu ASSISTO poti sa administrezi inteligent contractele, sa obtii economii financiare, sa eviti penalitati sau evenimente perturbatoare pentru afacere, protejandu-ti in acelasi timp informatiile confidentiale.Castiga control si vizibilitate asupra tuturor contractelor si a documentelor asociate pe parcursul intregului ciclu de viata al acestora. Fiecare contract este stocat, clasificat in mod corespunzator si accesibil usor si sigur de oriunde si de pe orice dispozitiv. Intregul proces de creare, aprobare si pastrare a contractului este simplificat, astfel incat nu mai este nevoie sa-ti faci griji cu privire la activitatile complexe asociate si care pana acum iti consumau timp si resurse importante.

Vezi cel mai nou video de prezentare

Toate informatiile de care ai nevoie

De la momentul crearii pana la momentul aprobarii si pe intregul ciclu de viata al acestora se pot strecura erori iar documentele pot fi pierdute, generandu-se astfel costuri inutile. Stim ca administrarea contractelor nu este tocmai activitatea ta preferata. Ai nevoie de procese simple, rapide, sigure si eficiente din punct de vedere al costurilor.

Nu ar fi minunat daca fiecare contract ar fi stocat cu grija, clasificat in mod corespunzator si ar fi accesibil extrem de usor? In momentul de fata, intreg procesul de gestionare al contractelor este unul care dispune de automatizare minima si care iti ocupa foarte mult timp? Multe activitati sunt facute manual si esti predispus la greseli pe care nu ti le permiti?

ASSISTO este aici pentru tine!

ASSISTO este o solutie care poate fi utilizata cu succes in orice industrie. Cu ASSISTO ai control si vizibilitate asupra tuturor contractelor si a documentelor asociate pe parcursul intregului ciclu de viata al acestora.  Fiecare contract este stocat, clasificat in mod corespunzator si accesibil usor si sigur de oriunde si de pe orice dispozitiv.

Intregul proces de creare, aprobare si pastrare a contractului este simplificat, astfel incat nu mai este nevoie sa-ti faci griji cu privire la activitatile complexe asociate si care pana acum iti consumau timp si resurse importante.

Solutia poate si adaptata si customizata pentru implementari specifice, in functie de nevoile afacerii,  prin abordarea directa a provocarilor aparute in lucrul cu contractele din viata de zi cu zi a unei organizatii, indiferent de industria in care activeaza.

Desi in multe cazuri organizatiile se focuseaza pe contractele de achizitii, ASSISTO poate fi utilizata cu succes pentru orice tip de contract, fie ca este vorba despre contractele cu furnizorii sau cu clientii, tratand ambele tipuri in mod unitar dar si specific, in functie de caracteristicile fiecarui model de afacere. 

Daca trebuie sa reduci considerabil costurile asociate administrarii contractelor si sa elimini riscurile asociate; sa creezi un registru unic pentru contracte si documente; daca vrei ca angajatii tai sa colaboreze la crearea si administrarea contractelor fara sa pierzi controlul asupra datelor, sa angajezi suplimentar sau sa externalizezi, atunci aceasta solutie este pentru tine!

Vrei sa respecti angajamentele si termenele de livrare catre clientii tai?

Vrei sa ai controlul costurilor si valorilor la zi ale contractelor cu furnizorii? Sau poate:

  • vrei ca echipa ta sa lucreze eficient la crearea unui contract;
  • trebuie sa negociezi constant termenii si conditiile unui contract;
  • vrei sa gestionezi costurile cu administrarea contractelor la nivelul intregii companii;
  • ai nevoie sa creezi un registru unic pentru administrarea eficienta a tuturor contractelor si documentelor asociate.

Construirea bazei de contracte

  • Incarca contractele semnate direct in sistem fie ca sunt deja in format electronic sau doar scanate.
  • Genereaza contracte noi pe baza template-urilor deja existente
  • Tipareste, semneaza si scaneaza stocand automat fisierele rezultate
  • Genarearea automata a numerelor de contract
  • Adaugarea infromatiilor descriptive cum ar fi data, numele partenerului, tipul documentului, clasa, valoarea etc.
  • Sincronizarea cu SAP (introdu codul SAP ca sa accesezi informatia asociata contractului stocata pe un sistem SAP extern; executa un call de tip RFC dupa crearea contractului ca sa stochezi link-ul HTTP direct catre document in sistemul SAP)

Inregistrarea contractelor

  • Definirea contractelor individuale, contracte cadru sau subsecvente
  • Alocarea unui numar unic de inregistrare

Template-uri predefinite de contracte pentru a usura procesul de generare a contractelor noi

  • Reducerea duratei de creare si verificare a contractelor
  • Utilizarea modelelor standard
  • Templete-uri Microsoft Word predefinite si completate cu valorile atributelor
  • Coduri de bare(CODE_128, CODE_39, EAN_8, EAN_13, UPC_A, QR_CODE, ITF, PDF_417, CODABAR)

Integrarea cu SAP

  • Cod pentru cautare si identificarea contractelor in SAP
  • Mapare automata a metadatelor in ASSISTO
  • Apelare SAP RFC pentru salvarea link-ului catre document direct in sistemul SAP

Fluxuri de lucru avansate si de aprobare a contractelor

  • Selectarea actorilor care sunt implicati in fiecare etapa
  • Trasabilitatea starii de aprobare si evidentierea acesteia pe fluxul de lucru
  • Poti alege intre task-uri secventiale sau paralele
  • Fiecare utilizator primeste notificari atunci cand ii este alocat un task
  • Acces direct din e-mail la casuta personala
  • Actorilor li se pot aloca taskuri direct in casuta personala
  • Fiecare actor poate executa un task si poate furniza feedback: apropare/respingere
  • Documentele pot fi semnate pe o masina locala sau prin intermediul unui echipament mobil folosind semnatura biometrica
  • Documentele semnate sunt automat incarcate in ASSISTO ca varianta noua

Versionare si fluxuri de lucru pentru aprobare

  • Aprobarea contractului poate fi trimisa secvential catre actorii implicati
  • Tratarea situatiilor in functie de nivelul de prioritate al fiecarui task
  • Initiatorul poate personaliza notificarile pentru a oferi indicatii suplimentare actorilor implicati
  • Initiatorul poate configura daca task-ul se va intoarce la cel care a lucrat ultima data pe subiect in caz de respingere a modificarilor si daca se va trimite o notificare catre cel care a initiat task-ul la finalizarea acestuia.
  • Fiecare task poate actualiza starea de aprobare a contractului
  • Pastrarea intregului istoric de versiunilor a documentului de la concepție până la semnare
  • Fiecare utilizator care are drepturi de vizualizare asupra unui obiect poate face comentarii asupra lui

Actualizarea automata a informatiilor asociate contractului

  • Fiecare contract are o coperta dinamica cu toate datele relevante care reflecta starea curenta a contractului extrasa din toate documentele asociate
  • Exemple de scenarii:
  • Se semneaza un act aditional care modifica valoarea totala a contractului: cand actual aditional intra in vigoare, coperta dinamica este actualizata.
  • Un act aditional prelungeste termenul de valabilitate al unui contract: data va fi schimbata in coperta dinamica, evenimentele asociate si alertele fiind de asemenea afectate.
  • Utilizatorii pot vedea foarte rapid ce informatie a fost actualizata si de catre cine

Dosarul asociat contractului

  • Actualizarea in timp real a metadatelor pe baza documentelor asociate
  • Obiectul principal al ASSISTO
  • Securitate avansata – un manager de contract poate vedea si administra doar fisierele asignate catre el

Documentele ascoiate contractului

  • ASSISTO actioneaza ca un dosar real de contract mentinand la un loc toate documentele relationate la contractul respectiv: acte aditionale, rapoarte, memorii, notificari, corespondenta etc.
  • Modalitati diferite de vizualizare a informatiei: grupare dupa tipul de document, ordonare in functie de timp sau vizualizare grafica pe axa timpului
  • Fiecare document are inclusa trasabilitatea asupra versiunilor
  • Fiecare document are informatii specifice asociate (o comanda paote fi stocata in mod diferit)
  • Se pot inregistra comentarii
  • Documentele pot fi vizualizate fara a fi nevoie sa fie descarcate – chiar si cu watermark dinamic

Functionalitati avansate pentru navigare si vizualizarea continutului

  • Viewer on-line (nu este nevoie de instalare) pentru documentele asociate (PDF, DOC, TIF, JPEG)
  • Afisarea fisierelor asociate in functie de tipul contractului (contract de vanzare sau contract de cumparare)
  • Perspective de navigare configurabile
  • Contractele si documentele asociate pot fi disponibile pentru navigare in concordanta cu politica de roluri din interiorul organizatiei

Cautarea contractelor si a datelor asociate

  • Cautare simpla
  • Cautare avansata
  • Full-text index
  • Definirea elementelor de cautare: documente, contracte, fisiere, comenzi, parteneri
  • Exportul rezultatelor in format Excel
  • Salvarea cautarilor pentru utilizarea ulterioara

Urmarirea evenimentelor contractuale

  • Fiecarui contract ii sunt asociate evenimente
  • Evenimentele pot aparea o singura data sau pot fi recurente
  • Alertele pot fi generate inainte de aparitia evenimentelor si distribuite catre audienta in cauza inclusiv prin e-mail si toate alertele necesita actiuni manuale de confirmare pentru asigurarea livrarii.
  • Vizualizarea calendarului in interiorul aplicatiei si posibilitatea de a exporta evenimentele direct in calendar de tip Outlook
  • Pot fi create tempalte-uri de evenimente care sa fie utilizate in cazul situatiilor recurente
  • Prelucrarea zilnica a alertelor primite pe e-mail.

Raportare

  • Rapoarte uzuale disponibile out of the box
  • Posibilitatea de stabilire a monedei de afisare a informatiilor
  • Posibilitatea de a genera rapaorte in timp real versus rapoarte asincrone
  • Securitate avansata: se poate defini pentru fiecare raport cine are dreptul sa-l genereze si cine poate vizualiza datele dupa generare
  • Consiguratiile pot fi salvate ca template de raport (public sau privat)
  • Posibilitatea de a descarca in format Microsoft Excel raportul
  • Raportale pot fi salavate in sistem pentru vizualizare si verificare ulterioara.

 Modalitati de vizualizare a datelor oferite out of the box

  • Construite pentru a permite accesul instant la date ca baza pentru fundamentarea deciziilor de afaceri
  • Tablou de bord al utilizatorului pentru afisarea ultimelor activitati si alerte
  • Tablou de bord al partenerului pentru centralizarea tuturor informatiilor asociate unui partener (pentru afisarea comaprativa a relatiei cu partenerul respectiv atat din perspectiva achizitiei cat si din perspectiva vanzarii de servicii/produse)
  • Tablou de bord financiar al contractului pentru centralizarea informatiilor financiare (pentru contractele cadru de exemplu permite afisarea cheltuielilor si angajamentelor directe si subsecvente)

Alte functionalitati

  • Curs valutar actualizat in fiecare zi
  • Liste de valori pentru asigurarea consistentei valorilor atributelor si usurarea raportarii
  • Prelucrarea si afisarea zilnica a alertelor primite prin e-mail (HTML personalizabil)
  • Procese auditabile
  • Registratura (rezervare de numere, resetare automata a perioadei, registru printabil cu numere unice)
  • Template-uri de eveniemnte predefinite pentru scenariile uzuale
  • Posibilitatea adaugarii comentariilor
  • Arhiva de rapoarte pentru determinarea situatiei afacerii la un anumit moment
  • Securitate avansata prin intermediul rolurilor la functionalitatile aplicatiei si la nivel de obiect pentru inregistrarile de business (vizualizare/editare/stergere)

De ce suntem diferiti?

 
  • Organizare proactiva prin evidenta centralizata a contractelor si a tuturor documentelor conexe;
  • Acces rapid la contracte in vederea imbunatatirii executitei, pozitiei in negociere, rezolvarii litigiilor si analizei rezultatelor;
  • Minimizarea lucrului cu hartia si a riscului pierderii contractelor si a documentelor asociate;
  • Actiuni rapide prin posibilitatea de a initia contracte si documente conexe bazate pe sabloane predefinite;
  • Identifica in mod unic fiecare contract la nivelul intregii organizatii;
  • Folosirea codurilor de bare pentru trasabilitatea imbunatatita a contractelor tale si a documentelor asociate;
  • Integrarea cu SAP si mapare automata a metadatelor in ASSISTO;
  • Fluxuri de lucru avansate si de aprobare a contractelor cu pastrarea intregului istoric de versiunilor a documentului de la conceptie pana la semnare;
  • Mecanisme avansate de securitate configurabile si administrabile usor pentru asigurarea respectarii reglementarilor interne si a legislatiei in vigoare;
  • Dosar de contract la zi si actualizarea in timp real a metadatelor pe baza documentelor asociate.
  • Vizualizare on-line a documentelor (PDF, DOC, TIFF, JPG) fara a fi nevoie sa parasesti ASSISTO;
  • Criterii de cautare personalizate pentru regasirea usoara a informatiilor;
  • Client Mobil Nativ pentru IOS pentru mobilitate maxima in gestioanrea eficienta a contractelor si evenimentelor asociate;
  • Perspective de navigare nelimitate pentru afisarea continutul stocat in functie de cerintele fiecarui utilizatorului;
  • Sistem avansat dar intuitiv de notificare, inclusiv mecanism de afizare zilnica a alertelor venite prin e-mail;
  • Posibilitatea de a defini rapoarte personalizate pentru vizualizarea pe loc a datelor;
  • Stare financiara afisata in timp real pentru fiecare contract;
  • Rata de schimb integrata pentru vizualizarea informatiile in diverse sisteme monetare;
  • Experienta extraordinara de utilizare a aplicatiei cu tablouri de bord dedicate si diverse diagrame pentru afisarea informatiilor de afaceri relevante.

Modele de livrare

Disponibil atat ca licenta perpetua pentru implementare locala dar si ca livrare la cerere ca serviciu din cloud, poti alege ceea ce este cel mai bine pentru tine.

In Locatie

Alege instalarea la sediul companiei tale si utilizeaza infrastructura si resursele IT specializate deja disponibile pentru a elibera intregul potential al fortei tale de vanzari.

Din Cloud

Foloseste solutia „Din Cloud” pentru a plati exact cat folosesti, fara costuri initiale pentru infrastructura, software sau servicii de implementare.

Beneficii pentru afacerea ta

 

Redu costurile

Ai departea ta un avantaj competitiv clar in negocieri, rezolvarea disputelor si analiza rezultatelor.

secure

 

Eficienta ridicata

Elimina blocajele prin automatizarea administrarii contractelor si a unui sistem avansat de notificari care actioneaza pe toata durata de viata a acestora.

 

Fii permanent in control

Ai in orice moment o evidenta consolitata a tuturor contractelor pentru acces rapid si decizii permanent informate.

 

Minimizeaza riscurile

Evita lucrul cu hartia si scapa de riscurile interne si externe ocazionate de pierderea contractelor si a documentelor asociate.

 

Securitate si respectarea normelor legale

Reguli flexibile de securitate pentru accesul si lucru colaborativ pe contracte fara a pierde din vedere respectarea normelor interne si a legislatiei in vigoare.

Afla mai multe

Descopera cum ASSISTO iti poate adduce costuri administrative si juridice cu pana la 30% mai mici

Inca ai intrebari? Solicita un demo

Inscrie-te astazi pentru o demonstratie gratuita
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
*Completand acest formular sunteti de acord ca datele dvs. de contact vor fi folosite de Star Storage in comunicari de marketing. Pentru mai multe informatii, consultati Termeni si conditii .