Solutii de top pentru afaceri de top

Solutia de administrare a contractelor

Contractele constituie baza relatiilor pe care o organizatie le are cu partenerii de afaceri, studiile aratand ca aproximativ 80% din tranzactiile de afaceri sunt guvernate de acte contractuale. Un contract nu este reprezentat doar de identificarea sa si eventuala valoare financiara, ci este un set complex de clauze, termeni, conditii si momente cheie ce trebuie urmarite si gestionate pe parcursul intregii sale perioade de valabilitate si de multe ori chiar si dupa aceea.

Gestiunea eficienta a contractelor aduce avantaje majore organizatiei atat din punct de vedere al reducerii costurilor interne cat si din perspectiva controlului riscurilor sau a cresterii satisfactiei clientilor.

Solutia Administrarea Contractelor permite unei organizatii sa fie proactiva in gestiunea contractelor. Organizatiile ce folosesc aceasta solutie obtin o intelegere mult mai adecvata a riscurilor, obligatiilor si beneficiilor asociate cu fiecare contract.

Desi in multe cazuri organizatiile se concentreaza asupra contractelor de achizitii, solutia de gestiune a contractelor poate fi aplicata cu succes pentru toate tipurile de contracte, fie ca ele sunt cu furnizorii, clientii, imobiliare sau cu angajatii.

Provocari si probleme

  • Presiune constanta pentru a creste eficienta;
  • Costuri mari asociate crearii si gestionarii contractelor;
  • Hartiile sunt foarte greu de gasit si usor de pierdut;
  • Schimbarile de continut din momentele ce preced semnarea sunt greu de urmarit;
  • Controlul clauzelor contractuale in contractele standardizate este imprecis;
  • Momente cheie pierdute in lipsa notificarilor proactive;
  • Persoanele implicate sunt in locatii fizice diferite;
  • Activitatile manuale sunt ineficiente si rareori controlate.

Solutia Star Storage

Ca urmare a experientei acumulate in numeroase implementari de solutii de gestiune a contractelor si combinand functionalitati specifice sistemelor de tip Enterprise Content Management si Business Process Management, am realizat o solutie care adreseaza cele mai importante nevoi ale organizatiilor in ceea ce priveste gestiunea contractelor.

 

Solutia porneste de la elementele de baza ale evidentei contractelor si continua cu furnizarea de elemente esentiale lucrului atat in faza pre-contractuala cat si dupa inchiderea acestora.

Iata cateva elemente care ajuta in mod real organizatiile sa fie eficiente in gestiunea contractelor:

 

Toate contractele inregistrate intr-un singur loc:

  • Registru de inregistrare unitara a contractelor;
  • Loc accesibil tuturor persoanelor autorizate pentru a obtine informatii despre contracte;
  • Set unitar de reguli de clasificare si validare a informatiilor;
  • Relationare automata a contractelor cadru de cele subsecvente, de comenzi de lucru sau acte aditionale;
  • Rapoarte predefinite bazate pe informatiile introduse.

 

Reguli de securitate flexibile:

  • Permit accesul tuturor celor interesati dar doar catre informatiile relevante rolului fiecaruia (dept. achizitii, juridic, operational, help-desk, service center, financiar, audit etc.);
  • Controlul accesului se poate face si de catre utilizatorii non-IT;
  • Granularitate chiar si mai rafinata decat per contract dar totodata usor de stabilit si politici generale la nivele superioare.

 

Controlul evenimentelor si notificari

  • Permite controlul tuturor etapelor importante dintr-un contract;
  • Cel mai important ajutor pentru a pregati reinnoirea sau renegocierea din timp a contractelor;
  • Informatii personalizate direct catre utilizatorii interesati, in functie de regulile de notificare stabilite;
  • Gestioneaza atat evenimente recurente (ex. in fiecare saptamana, luna sau trimestru, facturari) cat si momente de timp individuale cum ar fi expirarea contractului.

 

Agregarea informatiilor financiare

  • Colecteaza automat informatiile din facturi, contracte si acte aditionale pentru a prezenta imaginea la zi financiara a contractului;
  • Agrega informatiile si la nivelele superioare (Ex. contracte cadru);
  • Efectueaza conversii de curs valutar pentru raportare;
  • Se poate integra cu sistemele ERP (ex: SAP) si CRM pentru schimb de informatii.

 

Usurinta in utilizare

  • Toate informatiile despre contract sunt intr-un singur loc;
  • Combina documente, date financiare, evenimente si alerte intr-un mod usor de urmarit si prietenos;
  • Ofera perspective multiple de navigare catre informatie in functie de orice criteriu (nu este limitat la o singura arborescenta de organizare);
  • Detine functii de cautare specializate, atat simple cat si pentru cereri complexe;
  • Ofera un tablou de bord al celor mai importante informatii destinate utilizatorului curent;
  • Fisa la zi a contractului realizata automat prin agregarea informatiilor asociate actelor aditionale;
  • Calendar de evenimente, evenimente ce pot fi introduse si urmarite si in Microsoft Outlook;
  • Sabloane de documente si biblioteci de clauze;
  • Preluare automata a cursului valutar din sursa BNR.

Soluţia este disponibilă pe cele mai importante platforme ECM recunoscute la nivel mondial: EMC Documentum, IBM FileNet și Microsoft Sharepoint. Astfel, fiecare companie are posibilitatea de a implementa soluția Star Storage în cadrul infrastructurii software, în deplină concordanță cu propria strategie de adoptarea a unei platforme ECM pe termen lung.

 

De asemenea, solutia este disponibila si ca si serviciu accesat din centrul de date StarVault. Astfel puteti scuti investitia initiala in licente, echipamente IT precum si in serviciile de implementare aferente. Totodata, aveti control total al costurilor si puteti beneficia de solutie in termen de cateva zile.

 

Pe langa functionalitatile descrise mai sus, solutia de gestiune a contractelor dezvoltata de catre Star Storage acopera in intregime intreg fluxul operational si pune la dispozitia companiilor componente integrate de captura si conversie a datelor din format hartie in format electronic precum si echipamente profesionale de scanare in vederea asigurarii capturii distribuite a contractelor si documentelor asociate in format hartie din diverse puncte de lucru din cadrul organizatiei.

Beneficiile pe care le puteti obtine

  • Evidenta completa a contractelor;
  • Acces rapid la contracte in vederea imbunatatirii executiei, pozitiei in negociere, rezolvarii litigiilor si analizei rezultatelor;
  • Minimizarea lucrului cu hartia si a riscului pierderii contractelor si a documentelor asociate;
  • Posibilitatea personalului nespecializat de a initia contracte bazate pe sabloane pre-validate;
  • Reducerea ciclului de vanzare si scaderea timpilor necesari incasarilor facturilor aferente contractelor;
  • Automatizari ce reduc costurile pe resurse si scad efortul depus de personalul specializat pe intreaga durata de viata a contractului;
  • Conformitatea cu reglementarile interne si externe.

Solutii de Succes construite cu Produse de Succes

Gestionarea contractelor

O solutie orizontala (utilizabila in orice industrie), care ofera control si vizibilitate asupra tuturor contractelor si documentele asociate, cu fiecare contract stocat, clasificat in mod corespunzator si accesibil usor si sigur de oriunde si de pe orice dispozitiv.

Vezi produs See webpage

Cum te putem ajuta?

Contacteaza-ne pentru o discutie in legatura cu ceea ce te intereseaza. Iti vom oferi toate raspunsurile de care ai nevoie.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
*Completand acest formular sunteti de acord ca datele dvs. de contact vor fi folosite de Star Storage in comunicari de marketing. Pentru mai multe informatii, consultati Termeni si conditii .