Star Storage Servicii de conversie digitala
Solutii de top pentru afaceri de top

Procesarea facturilor de la furnizori

Pentru departamentul financiar-contabil, care încă mai procesează manual documente pe hârtie, digitalizarea și automatizarea procesului pot fi următorul pas de dezvoltare, aducând economii semnificative de costuri. Volumul mare de documente pe hârtie, introducerea manuală și validarea datelor conținute în aceste documente conduc inevitabil la cicluri lungi de aprobare, plăți întârziate, relații slabe cu furnizorii și cumpărătorii, ratarea discount-urilor, lansări întârziate și supradimensionarea resurselor de personal.

Provocări:

  • Documente nestandardizate. Activități consumatoare de timp pentru sortarea și trimiterea facturilor pe fluxurile de aprobare datorită faptului că acestea ajung în formate diferite: pdf-uri atașate la e-mailuri sau documente pe hârtie trimise prin poștă și adesea combinate cu alte tipuri de documente. Solicitarea furnizorilor să-și schimbe procesul este inutilă. Chiar dacă sunt dispuși să facă acest lucru, este posibil să le lipsească bugetele sau abilitățile tehnice pentru a-și actualiza instrumentele software;
  • Tehnologia OCR funcționează, dar nu este suficientă. În practică, platformele compatibile cu OCR-ul utilizate pentru procesarea facturilor realizează o rată mică de automatizare, în jur de 30% de la scanare până la înregistrarea ERP. Motivele sunt multiple - lipsesc informații în facturi, apar erori de scanare sau de asociere cu ordinele de achiziții, lizibilitate redusă a documentelor pe hârtie etc.
  • Tratarea erorilor și excepțiilor. Există, de obicei, o mulțime de erori și excepții și, de cele mai multe ori, corectarea acestora implică numeroase apeluri telefonice, zeci de e-mail-uri și discuții cu furnizorii. Adesea, facturile nu au un PO asociat, iar procesul de aprobare este de obicei manual, de cele mai multe ori angajatul ducând factura pe hârtie la biroul superiorului cu un simplu post-it atașat.

Implicații pentru afacere:

  • Costuri ridicate și timp îndelungat pentru procesarea facturilor de la furnizori;
  • Lipsă de vizibilitate și control, prea multe erori și aprobări întârziate;
  • Riscuri ridicate de audit, potențiale fraude și amenzi pentru nerespectarea reglementărilor din industrie;
  • Penalități de întârziere și pierderea puterii de negociere cu furnizorii.

Propunere de valoare

Captura inteligentă a datelor pentru digitalizarea rapidă și precisă a documentelor de la furnizori. Folosind algoritmi de învățare automată pentru extragerea continuă a informațiilor, soluția noastră extrage informații comerciale din facturi și documente conexe și le direcționează automat către persoana potrivită pentru rezolvare, aprobare și plată.

Productivitate crescută prin automatizarea și digitalizarea proceselor de accounts payable:

  • Extrageți complet automat datele și eliminați introducerea manuală a acestora, dând posibilitatea încărcării și gestionării unor volume imense de documente, care să fie accesibile ulterior la cerere de către mii de potențialii utilizatori simultan;
  • Creșteți productivitatea și veniturile, reducând în același timp blocajele pe proiecte;
  • Îmbunătățiți relațiile cu furnizorii prin acces mai bun la informații actuale și corecte despre aceștia;
  • Îmbunătățiți fluxul de numerar prin simplificarea proceselor de lucru, notificări automate și scurtarea ciclurilor de plată;
  • Asigurați conformitatea cu reglementările legale și evitați frauda prin procese de afaceri și fluxuri de lucru bine gestionate, utilizând reguli, roluri și acțiuni preconfigurate, securitate îmbunătățită, capabilități puternice de păstrare a documentelor într-un format rezistent la manipulări și procese complet auditabile;
  • Asigurați raportarea financiară exactă și la timp, prin acces instantaneu la informațiile asociate conturilor de furnizori;
  • Vizualizați, accesați, distribuiți și colaborați pe documente în interiorul și exteriorul organizației.

Eficiență operațională crescută:

  • Configurarea ușoară elimină orice barieră de proiect sau tehnologie și permite captura automată a facturilor de la furnizori și a documentelor asociate, indiferent de volum;
  • Accelerați operațiunile pe întreg fluxul de comandă-plată prin integrarea cu ERP-ul existent;
  • Creșteți ROI - beneficiați de mai multe oportunități de reduceri oferite la plata anticipată, cicluri mai rapide și eliminarea penalizărilor de întârziere;
  • Soluționarea mai rapidă a cererilor de la furnizori, prin acces facil la facturi și la situația plăților;
  • Decizii de afaceri mai bune și mai rapide datorate vizibilității crescute la nivelul conturilor de furnizori.

Cum arata?

Beneficii

  • Optimizarea și simplificarea proceselor de primire, gestionare, monitorizare și direcționare a facturilor, ofertelor, confirmărilor pentru comenzi, notelor de livrare, comenzilor de vânzare, notelor de remitere și a documentației aferente către toate departamentele;
  • Eliminarea proceselor manuale și predispuse la erori, asociate manipulării hârtiei și introducerii datelor pentru a crește acuratețea și a minimiza riscul și costul litigiilor cauzate de introducerea incorectă a datelor din documentele financiare;
  • Îmbogățirea inteligentă a datelor și automatizarea proceselor de afaceri folosind reguli și roluri, eliberând forța de muncă pentru activități mai valoroase și reducând în același timp costul pe tranzacție;
  • Creșterea vitezei de reacție și de răspuns la interogările privind starea facturilor și a plăților, folosind o interfață de utilizator de tip self-service simplă, dar puternică, care permite echipei de accounts payable să acceseze rapid informațiile comerciale conținute în documentele financiare, pe tot parcursul ciclului lor de viață;
  • Automatizarea proceselor de back-office (gestionarea facturilor, aprobarea plăților, calcularea penalităților, gestionarea modificărilor contractelor etc.) și a altor procese, care au un impact direct asupra fluxului de numerar și a profitabilității;
  • Accesarea, partajarea și colaborarea cu ușurință pe documentele asociate activității de accounts payable, atât în interiorul cât și în exteriorul organizației;
  • Eficiență suplimentară și economii de costuri prin integrarea cu alte aplicații și sisteme;
  • Reducerea ciclului de facturare și eliminarea penalizărilor asociate plăților întârziate pentru a realiza economii semnificative, a îmbunătățiți relațiile cu furnizorii și discount-uri mai mari în negocieri;
  • Eliminarea proceselor manuale de introducere și căutare a datelor, identificare greoaie a problemelor și rutarea manuală a acestora, detectând în același timp facturile duplicate cât mai devreme în proces;
  • Conformitate sporită cu reglementările interne și externe de raportare financiară și prevenirea fraudei prin procese de afaceri definite cu atenție și complet auditabile;
  • Profitabilitate maximă obținută mai rapid, prin valorificarea unui set extins de fluxuri de lucru predefinite, cu funcționalități de bază robuste și scalabile care reduc timpul și costurile de implementare;
  • Crearea și operarea unui sistem de tip self-service pentru angajații companiei și asigurarea unor procese rapide și automatizate pentru aprobarea și distribuirea procedurilor asociate zonei de accounts payable;
  • Decizii de afaceri mai bune și mai rapide, utilizând rapoarte și modele de date încorporate pentru a transforma perspectivele în acțiuni concrete;
  • Soluționarea mai rapidă a litigiilor prin acces instantaneu la date și colaborare online;
  • Avantaje suplimentare în negocierile cu furnizorii;
  • Oportunități de optimizare a utilizării plăților electronice și eficientizare a operațiunilor.

Solutii de Succes construite cu Produse de Succes

Gestiunea unificata a informatiilor, arhivare electronica si managementul inregistrarilor

Inoveaza si accesează potențialul maxim al biroului tau digital cu o solutie moderna pentru administrarea unificata a informatiilor si arhivelor electronice

Vezi produs Vezi site
Captura de date si documente

Documentele in format hartie au un rol deosebit de important in orice organizatie. In multe cazuri informatiile prezente in aceste documente nu se regasesc in nici un sistem informatic capabil sa structureze informatia si sa o puna la dispozitia utilizatorilor in format digital.

Vezi produs Vezi site

Inca ai intrebari? Solicita un demo

Inscrie-te astazi pentru o demonstratie gratuita
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
*Completand acest formular sunteti de acord ca datele dvs. de contact vor fi folosite de Star Storage in comunicari de marketing. Pentru mai multe informatii, consultati Termeni si conditii .