Optimizarea costurilor si eficientizarea operatiunilor: managementul documentelor digitale si arhivarea electronica in cloud
Read More »
septembrie 19, 2023
Niciun comentariu
În era digitală, securitatea și conformitatea informației au devenit esențiale pentru orice organizație. Legislația românească, prin Legea 135/2007, stabilește criteriile stricte privind arhivarea electronică.
Pe baza platformelor software proprii (SEAL) și a propriului centru de date de nivel Tier-III (conform Uptime Institute) Star Storage oferă un portofoliu complet de soluții și servicii externalizate pentru semnarea electronică și arhivarea electronică a documentelor în conformitate cu Legea 135/2007 pentru clienți importanți din industriile de top (servicii financiare, telecomunicații, utilități, administrație publică, etc.) atât din Romania cât și la nivel global.
Provocări și probleme
Pe măsură ce tehnologia avansează, organizațiile se confruntă cu numeroase provocări legate de gestionarea arhivei pe hârtie și de arhivarea electronică a documentelor. Acestea sunt:
- Costuri operaționale ridicate: Procesele bazate pe hârtie duc adesea la cheltuieli semnificative legate de imprimare, depozitare și manipulare manuală.
- Accesibilitate limitată: Accesarea și partajarea documentelor pe hârtie de la distanță este greoaie și ineficientă, împiedicând colaborarea și inițiativele de lucru la distanță.
- Rezultate întârziate: documentele fizice pot duce la întârzieri în aprobări și luarea deciziilor, afectând agilitatea și capacitatea de reacție a afacerii.
- Riscuri de securitate: Documentele pe hârtie sunt susceptibile de pierdere, furt și deteriorare, compromițând confidențialitatea și integritatea informațiilor sensibile.
- Complexități legate de conformitate: îndeplinirea cerințelor de reglementare pentru păstrarea documentelor și confidențialitatea datelor devine o provocare în cazul documentelor pe hârtie.
Chiar si in cazul arhivării electronice a documentelor, trebuie avute în vedere mai multe potențiale probleme și provocări:
- Protecția documentelor arhivate: Arhivarea electronică nu se limitează doar la stocarea digitală a unui document. Necesită un sistem software avansat care să includă funcții precum politici de retenție, arhivare de tip WORM (Write Once Read Many) și un centru de date ce asigură redundanță pentru prevenirea defectelor sau dezastrelor.
- Disponibilitatea documentelor arhivate: Multe soluții de gestionare a arhivei electronice nu sunt echipate corespunzător pentru a garanta accesibilitatea continuă a documentelor. Este esențial ca soluția aleasă să ofere funcționalități specifice cum ar fi repartizare încărcare pe mai multe noduri, redundanță pentru infrastructura de procesare și stocare.
- Integritatea documentelor: Este imperativ ca platforma folosită să asigure autenticitatea documentelor arhivate conform legii și faptul că documentele nu au fost modificate de la momentul arhivării lor.
- Securitate: În lumea digitală de astăzi, protecția documentelor împotriva accesărilor neautorizate și a amenințărilor cibernetice a devenit mai importantă ca oricând. Este vital ca orice soluție de arhivare să aibă la bază protocoale de securitate stricte, sisteme de criptare avansate și mecanisme de monitorizare continuă pentru a combate și a răspunde rapid la orice potențială breșă de securitate.
- Conformitate: Conformitatea cu legislația este o componentă fundamentală. Nu doar că este necesară respectarea reglementărilor, dar și obținerea autorizațiilor specifice.
- Eficiență și ergonomie: Deși multe platforme se concentrează pe aspectele de conformitate, este esențial să nu se neglijeze ergonomia și gestionarea eficientă a documentelor și fluxurilor de lucru, valorificarea arhivei electronice conforme în procesele organizației. Un sistem cu o interfață utilizator prietenoasă, care integrează managementul arhivei electronice cu capabilități avansate de automatizare, crește productivitatea și reduce riscul de erori.
Soluția noastră
Pe baza platformei software proprii SEAL, oferită „ca serviciu” din propriul centru de date de nivel Tier-III (conform Uptime Institute) oferim o soluție completă de semnare electronică și arhivare electronică a documentelor în conformitate cu Legea 135/2007. Soluția oferită respectă toate cerințele legale și bunele practici, cum ar fi folosirea formatelor de arhivare pe termen lung (PDF/A), politici de retenție care asigură arhivarea documentelor fără posibilitate de alterare, platforma software (SEAL) și Centru de Date autorizate la nivel național de către Autoritatea de Digitalizare a României, etc.
Platforma SEAL este o platformă de nouă generație pentru gestiunea și automatizarea documentelor. Fiind proiectată ca o platformă de tip low-code, platforma oferă capabilități out-of-the-box care pot fi folosite în mod simplu de utilizatori non-IT, prin parametrizare și nu prin scriere de cod, cum ar fi:
- Autorizare conform legii: Atât aplicația cât și centrul de date din care se livrează soluția sunt complet autorizate conform legislației românești.
- Interfață simplă si prietenoasă, pentru utilizatori non-IT: O platformă intuitivă și ușor de folosit care nu necesită o curba lungă de învățare.
- Automatizări și fluxuri de lucru: Automatizează procesele și fluxurile de lucru asociate cu crearea, revizuirea, aprobarea și arhivarea electronică a documentelor conform legii.
- Integrare cu alte sisteme: Posibilitatea de a se conecta și de a comunica cu alte aplicații sau platforme utilizate de organizație.
- Nomenclator arhivistic si politici de retenție: Setări automate care definesc perioada de timp pentru care un document este păstrat și momentul în care acesta trebuie șters sau arhivat.
- Semnătura electronica: Integrează perfect capabilitățile de semnătură electronică în fluxurile de lucru pentru documente, asigurând conformitatea legală.
- Arhivare de tip WORM (Write Once Read Many): Permite stocarea documentelor într-o formă ce nu poate fi modificată după ce a fost scrisă, asigurând integritatea lor pe termen lung.
- Criptare la nivel înalt: Protejează documentele stocate de accesul neautorizat sau de potențialele breșe de securitate.
- Controlul accesului: Definirea permisiunilor pentru fiecare utilizator sau grup, determinând cine poate vizualiza, modifica sau șterge un document.
- Căutare avansată: Permite utilizatorilor să localizeze rapid documente specifice folosind cuvinte cheie, date, autori sau căutare în întregul text al documentului.
- Audit: O funcționalitate care înregistrează orice acțiune efectuată asupra unui document, inclusiv cine, când și ce modificări au fost făcute.
- Capabilități de redundanță și protecție a datelor: Soluții integrate pentru backup-ul datelor și pentru asigurarea continuității în caz de defecte sau dezastre.
Beneficii pentru clienții noștri
Alegerea soluției noastre de arhivare electronică pe platforma SEAL aduce o serie de avantaje semnificative:
Costuri scăzute
- Reduceți costurile cu hârtie și imprimare
- Minimizați munca manuală asociată cu manipularea documentelor si reduceți costurile asociate prin digitalizare si automatizare
Conformitate îmbunătățită
- Respectarea tuturor cerințelor legale, eliminând riscurile legate de nerespectarea legislației.
- Mențineți integritatea și autenticitatea documentelor
Eficiență îmbunătățită
- Acces mai rapid la informațiile critice, reduceți timpul și efortul necesar gestionării documentelor.
- Eficientizați fluxurile de lucru și procesele de aprobare
Sustenabilitate
- Reduceți consumul de hârtie și amprenta de carbon
- Contribuiți la un viitor mai durabil
Experiență îmbunătățită a clienților
- Procese rapide și convenabile de semnătură electronică
- Timpi de răspuns mai rapid, calitatea serviciilor îmbunătățită
Platforma SEAL este soluția ideală pentru toate organizațiile care doresc o arhivare electronică în linie cu standardele și cerințele legislative din România. Cu o investiție în SEAL, vă asigurați un viitor digital sigur și conform.
RESURSE UTILE
CITEŞTE ÎN CONTINUARE
Solutii de Succes construite cu Produse de Succes
Solutie software de ultima generatie bazata pe metadate si AI pentru asigurarea eficientei si conformitatii continutului, platforma low-code pentru automatizarea proceselor digitale.
Inoveaza si accesează potențialul maxim al biroului tau digital cu o solutie moderna pentru administrarea unificata a informatiilor si arhivelor electronice
Vezi produs Vezi siteCaptura si procesarea inteligenta a documentelor
StarCapture Enterprise este o platforma profesionala pentru captura si extragerea datelor din documente care transforma hartia in informatii digitale si continutul nestructurat in date valoroase care alimenteaza si ofera suport decizional puternic in procesele de afaceri contribuind in acelasi timp la eficientizarea initiativelor de trasformare digitala.
Vezi produsInca ai intrebari? Solicita un demo
Inscrie-te astazi pentru o demonstratie gratuita
*Completand acest formular sunteti de acord ca datele dvs. de contact vor fi folosite de Star Storage in comunicari de marketing. Pentru mai multe informatii, consultati Termeni si conditii .