La mai bine de 10 ani de la adoptarea de către Uniunea Europeană a Regulamentului European 910/2014, care reglementează identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice, România legiferează utilizarea acesteia pe scară largă. Noua Lege privind utilizarea și prestarea serviciilor de încredere (cunoscută în mod popular ca semnătura electronică) a fost adoptată, astfel încât cetățenii români și companiile vor avea acces mai facil la servicii și produse digitale, atât în interacțiunea cu instituțiile statului, cât și în mediul privat.

În contextul noii legislații din România privind semnătura electronică, platforma SEAL oferă soluții complete pentru automatizarea proceselor digitale, acoperind întregul flux de creare, aprobare și semnare electronică a documentelor. Legea recent adoptată facilitează utilizarea semnăturilor electronice în tranzacțiile juridice și administrative, consolidând importanța unei soluții end-to-end precum SEAL.

Conform legislației actualizate, cetățenii români și companiile vor putea utiliza semnătura electronică în orice situație, fie în relație cu statul român, fie pentru relațiile comerciale private. Această schimbare semnificativă aduce o flexibilitate sporită și simplifică numeroase procese administrative și comerciale.

O semnătură electronică nu este doar un element izolat într-un flux digital; este o parte integrantă a unui proces digital complet. În timp ce soluții precum DocuSign sau Adobe Sign se concentrează în principal pe semnătura electronică a documentelor, SEAL merge mai departe, oferind un sistem integrat pentru gestionarea și automatizarea întregului ciclu de viață al documentelor. De la crearea documentului, colaborarea între departamente și parteneri externi, până la generarea automată a versiunii finale în format PDF și semnarea electronică, SEAL asigură o eficiență maximă și reduce riscurile asociate cu erorile manuale.

Pe lângă semnătura electronică, SEAL oferă funcționalități avansate cum ar fi:

• Procesare inteligentă a documentelor și extragere a informațiilor, utilizând inteligenta artificiala pentru clasificarea documentelor și extragerea automată a metadatelor.
• Managementul documentelor active, utilizate in procesele de afaceri, sprijinind productivitatea utilizatorilor prin stocare securizata, organizare, căutare, navigare, colaborare și gestionarea versiunilor.
• Automatizarea proceselor cu o abordare de tip „low-code”, prin fluxuri de lucru inteligente, atribuirea automată a sarcinilor conform regulilor de business, aprobări și funcționalități de colaborare.
• Arhivare electronică conform legii și managementul complet al ciclului de viață al documentelor, pentru procese end-to-end fără hârtie.

De asemenea, SEAL se integrează perfect cu aplicațiile de top folosite de companiile de nivel enterprise – SAP, Salesforce, Microsoft și Oracle – aducând împreună avantajele semnăturii electronice și ale unei soluții complete pentru managementul și automatizarea documentelor.

În concluzie, SEAL nu doar că îndeplinește cerințele noii legislații privind semnătura electronică, dar oferă și o soluție cuprinzătoare care transformă procesele tradiționale în fluxuri digitale eficiente și sigure, adaptate cerințelor actuale ale pieței.

Sistemele de tip Enterprise Content Management (ECM) au fost folosite de zeci de ani pentru a ajuta organizațiile să-și stocheze și să-și  gestioneze activele digitale. Cu toate acestea, pe măsură ce tehnologia a evoluat, la fel au evoluat și nevoile și așteptările companiilor când vine vorba de managementul conținutului nestructurat (documente, fisiere audio-video, imagistica medicala, etc.). Multe organizații se confruntă acum cu provocarea de a trebui să gestioneze un volum și o varietate tot mai mare de conținut nestructurat, precum și să asigure conformitatea cu o serie de reglementări și standarde. Acest lucru a condus la o nevoie tot mai mare de platforme moderne de management al conținutului, care să poată aborda aceste provocări mai eficient decât vechile sisteme ECM.

Sistemele ECM tradiționale (învechite), precum Opentext Documentum, Hyland Onbase / Alfresco sau IBM Filenet, au fost concepute cu ani în urmă pentru a oferi un depozit centralizat pentru stocarea și gestionarea conținutului. Deși odată erau considerate soluții de ultimă generație, acum se luptă să țină pasul cu ritmul schimbării și cu cerințele afacerilor moderne. Acestor sisteme vechi le lipsesc adesea flexibilitatea, scalabilitatea și agilitatea necesare pentru a satisface nevoile organizațiilor de astăzi. Acestea sunt adesea costisitor de întreținut, oferă o experiență de utilizare nesatisfacatoare și nu sunt concepute pentru cloud și mobilitate.

Cu SEAL, am dezvoltat o platformă modernă pentru eficiența, conformitatea și automatizarea conținutului nestructurat, concepută pentru a depăși limitările vechilor sisteme ECM. SEAL este o platformă de management si automatizare a conținutului de ultimă generație care ajută organizațiile să își gestioneze conținutul mai eficient, și mai sigur. Cu SEAL, puteți înlocui sistemul dvs. ECM vechi și puteți obține o serie de beneficii care vă pot ajuta să obțineți o valoare mai mare din investiția dvs. în aplicația de managementul conținutului.

Să aruncăm o privire la unele dintre provocările cu care se confruntă organizațiile atunci când folosesc sisteme ECM vechi și modul în care SEAL poate ajuta la abordarea acestor provocări.

Provocarea #1: Costul continuu al platformelor existente

Sistemele ECM vechi sunt adesea costisitor de întreținut, iar costurile pot crește rapid în timp. Costul licențelor, implementării, adoptării de către utilizatori, întreținerii și upgrade-urilor se cumulează, generând o povară financiară semnificativă pentru organizație.

Aici intervine SEAL. SEAL oferă un cost de licență mult mai mic, cu un model de preț pe capacitate, cu un număr nelimitat de utilizatori, făcându-l ideal pentru organizațiile mari cu mulți utilizatori. Acest lucru se traduce în economii semnificative pentru organizațiile care caută să-și reducă costurile de gestionare a conținutului.

SEAL este, de asemenea, mult mai ieftin de întreținut decât sistemele ECM vechi. Prin expunerea multor funcții ușor de utilizat, printr-o abordare de tip „low-code” (parametrizare si nu dezvoltare software), preia astfel sarcina departamentului IT și reduce costurile asociate cu gestionarea conținutului. Costurile de întreținere a platformei software sunt, de asemenea, mult mai mici, rezultând un OPEX îmbunătățit. Cu SEAL, organizațiile nu numai că pot economisi prin costul licențelor, dar pot să-și reducă semnificativ costurile de gestionare a conținutului în timp.

În plus, SEAL oferă o interfață puternică, dar simplu de utilizat, concepută special pentru utilizatorii de business/non-IT. Aceasta înseamnă că organizațiile pot adopta rapid și ușor SEAL fără a fi nevoie de o instruire tehnica extinsă sau de asistență IT. Costul de adoptare este mult mai mic, ceea ce îl face o soluție ideală pentru organizațiile care doresc să-și reducă costurile de gestionare a conținutului și totodată să-și îmbunătățească eficiența.

Pe scurt, costul întreținerii sistemelor ECM vechi poate fi o povară financiară semnificativă pentru organizații. Cu SEAL, organizațiile își pot reduce costurile de gestionare a conținutului cu până la 50%, bucurându-se în același timp de un proces de gestionare a conținutului mult mai simplu și mai eficient. Cu o interfață puternică, dar simplu de utilizat, SEAL este o soluție ideală pentru organizațiile mari cu un număr mare de utilizatori și este mult mai ieftin de întreținut decât sistemele ECM vechi.

Provocarea #2: Experiență de utilizare nesatisfăcătoare

Sistemele ECM vechi pot fi o provocare din punct de vedere al unei experiențe de utilizare eficientă si facila. Acest lucru poate duce la frustrare și la refuz de adoptare, ceea ce poate duce la gestionarea datelor în afara sistemului, pierzându-se astfel controlul si conformitatea.

SEAL oferă o interfață de utilizator puternică, dar simplă, care este ușor de utilizat încă din prima zi. Acest lucru permite mai ușor utilizatorilor să găsească, să utilizeze și să partajeze conținutul de afaceri, indiferent de locul în care se află (la sediul companiei sau in mișcare de pe echipamentul mobil). SEAL este de asemenea conceput pentru a fi foarte intuitiv, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot învăța rapid cum să folosească sistemul, crescând gradul de adoptare și îmbunătățind eficiența.

Provocarea #3: Capabilitățile avansate de gestionarea a înregistrărilor sunt limitate sau costisitoare

Una dintre provocările obișnuite ale ECM-urilor tradiționale este capacitatea lor limitata de gestionare a înregistrărilor (records management). Gestionarea defectuoasă a înregistrărilor poate duce la amenzi de reglementare, riscuri reputaționale și răspunderi legale, care pot avea un impact semnificativ asupra profitului unei companii. Unele dintre sistemele ECM vechi necesită costuri de licență suplimentare pentru funcții avansate de gestionare a înregistrărilor, în timp ce altele oferă produse software separate care acoperă aceste funcționalități. Acest lucru poate crea provocări suplimentare legate de integrare dar și costuri suplimentare.

Cu toate acestea, cu platformele de gestionare a conținutului de ultimă generație, cum ar fi SEAL, capabilitățile avansate de gestionare a înregistrărilor sunt integrate în platformă, eliminând nevoia de costuri suplimentare de licență sau de produse software separate. Acest lucru permite companiilor să își gestioneze cu ușurință înregistrările și să asigure conformitatea fără a suporta costuri sau complexități suplimentare. Cu arhitectura modernă SEAL și abordarea bazată pe metadate, companiile își pot eficientiza procesele de gestionare a înregistrărilor și pot reduce riscul de amenzi costisitoare și răspunderi legale.

Provocarea #4: Limitările arhitecturii ECM tradiționale

Sistemele ECM vechi au fost construite pe o arhitectura ECM tradițională, care poate fi inflexibilă și dificil de scalat. Acest lucru poate crea probleme de performanță și poate limita capacitatea organizațiilor de a ține pasul cu cerințele de afaceri în continua schimbare.

SEAL, pe de altă parte, este proiectat cu o arhitectură moderna bazată pe metadate, ceea ce înseamnă că este mult mai flexibil și mai ușor de scalat. De asemenea, este proiectat pentru cloud, ceea ce permite o mai mare accesibilitate și disponibilitate, reducând în același timp nevoia de investiții in infrastructura IT on-premises. Această arhitectură modernă permite SEAL să gestioneze cu ușurință volume mari de conținut și metadate, ceea ce o face o soluție ideală pentru organizațiile cu cantități mari de date de gestionat. În plus, abordarea bazată pe metadate permite SEAL să fie mai adaptabil la cerințele de afaceri în schimbare, permițând organizațiilor să țină pasul cu tendințele și reglementările în evoluție ale industriei, cu ajustări low-code făcute de utilizatorii de business, și nu de IT. Utilizând o arhitectură modernă, SEAL oferă o soluție de management al conținutului mai eficientă și mai scalabilă.

În concluzie, înlocuirea sistemelor ECM vechi cu platforme de management de conținut de ultimă generație, cum ar fi SEAL, poate oferi companiilor beneficii semnificative. SEAL oferă economii de până la 50% la costurile de gestionare a conținutului, oferind un cost de licență mult mai mic, cu un model de preț pe capacitate și un număr nelimitat de utilizatori incluși. De asemenea, reduce costul de adoptare, oferind o interfață puternică, dar simplu de utilizat, concepută pentru utilizatorii non-IT. Mai mult, arhitectura de ultimă generație a SEAL este bazată pe metadate, proiectată pentru scalare și integrare, făcând-o ideală pentru organizațiile mari cu cerințe complexe de gestionare a conținutului. Prin eliminarea limitărilor arhitecturii ECM tradiționale și oferind capabilități avansate de gestionare a înregistrărilor, SEAL poate ajuta companiile să reducă riscurile și să își îmbunătățească profitul. În plus, prin atenuarea riscurilor asociate cu sistemele ECM tradiționale care au fost achiziționate în ultimii ani de companii mai mari, SEAL oferă companiilor cea mai bună tehnologie și cu un plan sigur de dezvoltare al produsului pentru viitor.

Ca platforma moderna pentru eficiență, conformitate și automatizare a conținutului, SEAL este alegerea ideală pentru organizațiile care doresc să rămână în frunte pe drumul spre succes în era digitală.

Companiile din domeniul productiei gestioneaza multiple aplicatii operationale (proiectare produs, planificare si executie proces de fabricatie, managementul reviziilor si reparatiilor echipamentelor de productie, managementul calitatii, mediului si sanatatii ocupationale, etc.), fiecare generand cantitati uriase de date nestructurate (documente si fisiere in diverse formate). Utilizarea eficienta a continutului nestructurat si a atributelor asociate, care la nivel general reprezinta peste 80% din volumele de informatii de business cu care opereaza companiile (conform Datamation) devine astfel una dintre principalele provocari de business, aceste date fiind esentiale pentru derularea eficienta a activitatii si pentru conformarea cu reglementarile industriei, cerintele legale si de audit.

Aparitia silozurilor de date pare astfel inevitabila pentru companiile cu procese complexe de productie. Pe de o parte, din cauza faptului ca fiecare departament din cadrul unei organizatii genereaza si acumuleaza in timp propriile date si documente specifice activitatii pe care o desfasoara. Pe de alta parte, numeroasele aplicatii utilizate nu sunt integrate din motive ce tin de costuri, probleme de compatibilitate, competențe disponibile, etc.

Probleme generate de silozurile de date

Problema cu silozurile de date consta in faptul ca sunt accesibile doar anumitor departamente sau echipe din cadrul unei companii, in general acelea care le-au generat. Iar conform studiului IDC „Addressing the Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff“, abordarea insulara generează in timp multiple dezavantaje:

• Costuri suplimentare pentru departamentul IT – gestionarea mai multor depozite disparate de informatii;
• Muncă suplimentara, ineficienta si costuri suplimentare ale proceselor de business, angajatii pierzand timpul cu identificarea manuala a documentelor si a versiunilor corecte in diverse locatii;
• Productivitate scazuta a angajatilor care nu pot colabora eficient pe documente intr-un spatiu virtual comun;
• Decizii gresite bazate pe documentatie gresita (versiune veche a documentelor) sau incompleta;
• Reducerea agilitatii companiei, afectandu-i capacitatea de planificare, prognoza si bugetare, din cauza vizibilitatii restranse;
• Probleme de conformitate si amenzi asociate, datorita dificultatilor in realizarea proceselor de audit;
• Efort si costuri suplimentare legate de controlul calitatii, datorita accesului dificil la informatia stocata in diverse sisteme;
• Incidente de sanatate si siguranta ocupationala, cu impact direct financiar si reputational, datorita utilizarii ineficiente a procedurilor operationale si a lipsei mijloacelor documentare de proba;
• Lipsa instrumentelor pentru automatizarea conformitatii, ceea ce duce la un consum suplimentar de efort (cu costurile asociate) pentru a face acest lucru manual.

Eficienta si Conformitate prin Consolidare

Soluția depasirii acestor limitari consta în implementarea unui sistem unitar de captare, procesare, gestionare si arhivare a continutului nestructurat (documente, fisiere si metadate asociate), capabil sa se integreze facil cu aplicatiile folosite la nivelul intregii organizatii si sa consolideze documentele generate in toate aceste sisteme.
Cu SEAL, platforma Star Storage pentru managementul continutului si automatizarea proceselor bazate pe documente, companiile de productie pot sa gestioneze eficient si valorifice documentele si datele specifice.

Astfel, folosind SEAL, companiile de productie beneficiaza de:

• Acces rapid și sigur la documentația proceselor de productie – SEAL colecteaza si face accesibile informațiile de care companiile au nevoie pentru a obtine o calitate ridicata a produsului finit, controlul costurilor si pentru a optimiza procesele de productie. Cu ajutorul SEAL pot fi prevenite greselile costisitoare, poate fi protejata proprietatea intelectuala si pot fi eliminate dezvoltarile redundante;
• Controlul schimbarilor in procesul de fabricatie – procesele de reproiectare si comenzile de modificare sunt frecvente în cadrul companiilor de producție, mai ales în cazul lansărilor de noi produse. SEAL permite documentarea si gestiunea eficienta a modificarilor, de la prototipare si testare, pana la productie si modificari ulterioare, inclusiv retete de fabricatie, liste de materiale, fluxuri de lucru, rutine de asambalare, etc;
• Control imbunatatit al calitatii produselor – platforma SEAL asigura acces la versiunile actualizate si validate ale informațiilor necesare in procesele de productie si elimina problemele generate de documentatiile incosistente si/sau depasite. Disponibilitatea specificatiilor corecte dintr-o singura sursa susține totodata dezvoltarea eficienta a produsului, respectarea standardelor si a indicatorilor de calitate, precum si colaborarea echipelor implicate in procesele de productie;
• Eliminarea intarzierilor si depasirilor de costuri – SEAL permite integrarea informatiilor disponibile nu doar în mai multe departamente din cadrul aceleiasi organizatii, ci si la furnizorii si partenerii acesteia, indiferent de sursa, tipul si formatul lor. Companiile pot astfel planifica eficient fluxurile de aprovizionare si livrare cu procesele de productie, precum si termenele aferente. Folosind SEAL, companiile de productie pot elimina erorile de comunicare si imbunatati timpii de livrare si calitatea productiei, utilizand un instrument de lucru sigur pentru a partaja informatiile atât intern, cat si cu partenerii, contractorii si clientii finali;
• Control eficient si prevenirea modificărilor neautorizate – solutia SEAL asigura validarea si obtinerea tuturor aprobarilor necesare fiecarei faze a procesului de productie, furnizarea documentelor corecte necesare, verificarea modificarilor si a nivelului de actualizare, eliminarea documentelor perimate, etc;
• Conformitate si reduceri de riscuri atat din perspectiva legala cat si IT prin guvernanta informaționala unificata la nivel de companie, protectia datelor si documentelor esentiale, inclusiv protectie impotriva ransomware.

Daca doriti sa vedeti o demonstratie practica si sa aflati cum puteti obtine toate aceste beneficii, contactati-ne! Echipa de consultanti Star Storage va poate ajuta sa identificati, implementati si personalizati solutia adecvata nevoilor si bugetului companiei voastre.