Managementul Financiar in Era Digitala - 3 lucruri pe care fiecare Manager Financiar trebuie sa le urmareasca
Departamentul financiar-contabil este una dintre cele mai importante departamente ale unei organizatii. Fiecare executiv trebuie sa stie ca un departament financiar performant este esential pentru profitabilitatea, cresterea si succesul organizatiei.
Planificarea, analiza, colectarea, organizarea, auditul si administrarea finantelor companiei sunt principalele activitati ale unui departament financiar. Aceste activitati implica accesul la documente personale si confidentiale, ceea ce fac munca departamentului financiar sa fie mai dificila decat este deja. Este esential ca angajatii din departamentul financiar sa aiba control complet asupra tuturor documentelor confidentiale cu care lucreaza zilnic.
Prin implementarea unui proces automat de procesare si distributie in siguranta a documentelor, managerii financiari se pot concentra pe anticiparea investitiilor si scenariilor, astfel incat alte departamente sa poata lua decizii de afaceri inteligente si informate.
Principalele provocari din cadrul departamentului financiar-contabil:
Iata provocarile cu care te confrunti in fiecare zi si impactul pe care il au asupra afacerii tale:
PROVOCARI
IMPLICATII IN AFACERE
- Volume mari de date nestructurate
- Lipsa capabilitatilor de raportare si audit pentru cerintele interne si externe
- Lipsa vizibilitatii documentelor deja existente
- Procesele consumatoare de timp cu cautarea manuala a documentelor raspandite in diferite locatii si sisteme
- Distributie in siguranta a documentelor cu alte departamente
- Lipsa unui depozit unic securizat bazat pe drepturile de acces
- Gestionare mai buna a costurilor operationale
- Acces greoi la documentele financiar-contabila
- Costuri ridicate si presiune asupra departamentului IT care trebuie sa gestioneze multiple sisteme si depozite de continut
- Duplicarea efortului
- Lipsa productivitatii si a eficientei
- Risc ridicat de pastrare si distributie in siguranta a datelor confidentiale
- Amenzi si risc reputational datorate utilizarii necorespunzatoare a continutului reglementat
- Costuri suplimentare asociate cu stocarea documentelor in format fizic si imprimarea acestora
- Timp si cost suplimentar pentru echipa financiara care trebuie sa asigure conformitatea legala prin procese manuale
- Timp suplimentar necesar pentru cautarea si distributia informatiilor necesare unui audit intern / extern
Mediul de afaceri din zilele noastre este in continua schimbare si nu iti poti permite sa ramai in urma. Pentru a te asigura ca departamentul financiar se bucura de eficienta si productivitate maxima, trebuie sa implementezi o solutie care sa te ajute sa accesezi documentele de care ai nevoie oricand si de oriunde. Aceasta solutie trebuie sa fie foarte usor de implementat si adoptat la nivel de companie; un depozit central unde puteti captura si arhiva toate documentele – pe hartie si electronice. Adoptarea acestei solutii te va ajuta atat pe tine, cat si pe colegii tai, sa eliminati munca manuala consumatoare de timp necesara pentru cautarea si arhivarea documentelor.
3 lucruri pe care fiecare Manager Financiar trebuie sa le urmareasca:
1. Crearea si implementarea unei strategii de gestionare a inregistrarilor in jurul metadatelor la nivel de companie
Nu exista date nestructurate, ci date fara metadate asociate. Implementeaza o solutie care ofera securitate si un depozit unificat pentru documente cu functii flexibile de gestionare a datelor, inclusiv indexarea metadatelor, cautare avansata, recuperare, perspective nelimitate de navigare si caracteristici de partajare a continutului. Scapa de provocarea de a gasi informatiile de care ai nevoie in orice moment si de a revizui si aproba acordurile financiare in timp util.
2. Pastreaza procesele de afaceri auditabile
Lipsa pregatirii pentru un audit poate expune compania la riscuri mari si este foarte costisitoare. Alege o solutie care iti ofera un loc unde poti colecta, pastra documentatia financiara actualizata si partaja in siguranta informatii cu colegii tai, dar si cu colaboratori externi, cum ar fi analistii, creditorii si auditorii, fara a pune in pericol datele confidentiale. In acelasi timp, mentine conformitatea cu reglementarile guvernamentale. De asemenea, urmareste cine este responsabil de fiecare sarcina, partajeaza, acceseaza sau actualizeaza / sterge documentele financiare cu trasee permanente de audit.
3. Creste numarul de utilizatori cu o tehnologie simpla, dar puternica
Adoptarea unei noi tehnologii este considerata o povara de catre organizatii si in special de catre angajati. In calitate de Manager Financiar, te concentrezi asupra proceselor, dar si asupra modului in care oamenii lucreaza si a instrumentelor de care au nevoie pentru a deveni mai eficienti. Alege o solutie accesibila, usor de utilizat si implementat, conceputa pentru utilizatorii non-IT si care poate fi integrata in procesele si sistemele de afaceri actuale fara a influenta munca de zi cu zi si nevoia de traininguri consumatoare de timp.
Pentru mai multe informatii viziteaza www.seal-online.com sau scrie-ne la adresa seal@star-storage.eu.