Optimizarea costurilor si eficientizarea operatiunilor: managementul documentelor digitale si arhivarea electronica in cloud
Read More »
septembrie 19, 2023
Niciun comentariu
Ce este GDPR?
Regulamentul general privind protectia datelor (General Data Protection Regulation - GDPR) este mai mult decat o noua casuta de bifat atunci cand vine vorba de conformitate. Implementarea corecta a sistemelor si proceselor solicitate de reglementare poate ajuta organizatiile sa defineasca si sa administreze riscurile si avantajele asociate procesarii datelor cu caracter personal, si sa obtina o eficienta superioara a afacerii. In UE, GDPR a devenit lege aplicabila statelor membre la 24 mai 2018.
Cum va poate ajuta SEAL?
SEAL
- Sistem integrat pentru administrarea unificata a arhivelor/ depozit unic pentru continut – stocare cautare si regasire, navigare si securitate, vizualizare, partajare, clasificare, metadata flexibile;
- Sistem centralizat de administrare a inregistrarilor – gestionarea politicilor de pastrare a documentelor, nomenclator arhivistic, distrugere si actualizari controlate, audit avansat;
- Un sistem integrat pentru administrarea inregistrarilor hibride (arhive fizice si electronice);
- Registratura electronica, fluxuri de lucru inteligente, alocari automate de sarcini de lucru bazate pe reguli organizationale, rutare flexibila, aprobari si lucru colaborativ pe dosare de caz pe baza metadatelor asociate continutului gestionat.
In contextul GDPR, SEAL poate ajuta organizatiile sa isi desfasoare activitatea conform noilor norme si politici GDPR prin:
- Identificarea informatiilor cu caracter personal (PII) privind anagajatii, consumatorii sau cetatenii prin OCR si prin extragere de metadate (expresii regulate, tipare, lista de valori);
- Extragerea valorilor metadatelor utilizand OCR si expresii regulate configurate pentru fiecare metadata;
- Clasificarea automata a continutului pe baza unui model de date specific GDPR;
- Navigarea inteligenta (perspective), vizualizarea (folderele inteligente, vizualizatorul Incorporat) si cautarea (atat metadate, cat si cautare complexa In Intreg continutul – fuzzy search, Inlocuire de caractere etc.);
- Partajarea continutului cu caracter personal (colectii de documente) fara a sacrifica conformitatea cu GDPR, securitatea si guvernanta;
- Implementarea securitatii utilizand mai multi algoritmi: liste de control al accesului, politici, niveluri de securitate (inclusiv autorizarea datelor personale bazate pe metadate), securitate dinamica;
- Tablouri de bord privind conformitatea cu GDPR;
- Dreptul de stergere ("dreptul de a fi uitat") prin management avansat al pastrarii documentelor/ inregistrarilor.
Vezi video SEAL pentru GDPR
Afla rapid cum SEAL te poate ajuta sa gasesti si sa distribui intreg continutul din organizatia ta, conform cu GDPR
De ce suntem diferiti
Continutul nestructurat este foarte important in relatia cu GDPR. In timp ce poate fi simplu sa gestionezi datele structurate, este o mare provocare sa aplici regulile traditionale de protectie a datelor si pentru informatii nestructurate, care reprezinta de fapt peste 80% din totalitatea datelor gestionate la nivelul unei companii. SEAL identifica continutul nestructurat si expune datele cu caracter personal, asigurand in felul asta un raspuns prompt si eficient la orice cerere de acces la date personale.
- Identificare a datelor personale (PII) ale angajatilor, clientilor si cetatenilor prin intermediul serviciilor OCR si extragerea de metadate (expresii obisnuite, modele, liste de valori);
- Extragere de metadate folosind OCR & expresii comune configurate pentru fiecare metadata;
- Clasificare automata a continutul bazat pe un model de date specific GDPR;
- Cautare inteligenta (perspective), viziualizare (foldere inteligente, vizualizator incorporat) si cautare (cautare metadate, cautare full text – fuzzy search, inlocuire caracter, etc.);
- Distributie a continutului cu caracter personal (colectii de documente) fara a sacrifica conformitatea cu GDPR, securitatea si guvernanta;
- Implementare a securitatii prin algoritmi multipli: liste de control acces, politici, niveluri de securitate (inclusiv autorizare de acces a datelor personale pe baza metadatelor), securitate dinamica;
- Intelegerea conformitatii cu GDPR prin panoul de lucru GDPR.
Beneficii
Economisiti bani
Preturi competitive fata de platformele DMS/ECM traditionale.
Cresteti eficienta
Transformati procesele bazate pe hartie in procese informatizate.
O solutie integrata
Arhivati orice, oricand fara a pierde controlul asupra continutului.
Resurse IT gratuite
Utilizatorii le pot utiliza fara a avea nevoie de personal IT specializat.
Ridicati gradul de conformitate
Reduceți expunerea companiei si atenuati riscurile prin intermediul unei arhive electronice conforma cu cerintele legislative, normative si aferente sectorului industrial.
