Solutiile Star Storage contribuie la imbunatatirea capacitatii administrative si a eficientei operationale din cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna
"Unele dintre elementele cheie care au asigurat succesul acestui proiect l-au reprezentat experienta indelungata si inalta calificare a echipei Star Storage in implementarea de sisteme integrate de gestiune a informatiei. Am fost foarte multumiti si totodata bucurosi pentru ca am lucrat alaturi de un adevarat partener de incredere - Star Storage.", Comisar-sef de politie Adina MACOVEI, Manager de proiect in cadrul proiectului IMMEDIAT al Departamentului de Informatii si Protectie Interna.
Departamentul de Informatii si Protectie Interna din cadrul Ministerului Afacerilor Interne (D.I.P.I.)
Departamentul de Informatii si Protectie Interna este structura specializata a Ministerului Afacerilor Interne care desfasoara activitati de informatii si protectie interna, in vederea asigurarii ordinii publice, prevenirii si combaterii amenintarilor la adresa sigurantei nationale privind misiunile, personalul si informatiile clasificate in cadrul ministerului. Ca structura a M.A.I., Departamentul de Informatii si Protectie Interna are atributii de obtinere, verificare, procesare, stocare, protectie si valorificare a informatiilor necesare realizarii atributiilor care revin ministerului, potrivit legii. Departamentul de Informatii si Protectie Interna coopereaza, prin intermediul Oficiul Registrului National al Informatiilor Secrete de Stat (O.R.N.I.S.S.), cu Oficiul de Securitate al N.A.T.O. si Oficiul de Securitate al U.E. pentru implementarea standardelor N.A.T.O. si U.E. de protectie a informatiilor clasificate la nivelul M.A.I.
Tot ce ai nevoie sa stii
Organizatiile, indiferent ca sunt publice sau private, datorita evolutiei mediului actual in care isi desfasoara activitatea, se confrunta cu o crestere semnificativa a volumului de informatii si date pe care trebuie sa-l adminstreze. In aceste conditii, lucrul si gestiunea acestora devine dificila, provocand din ce in ce mai multe probleme care afecteaza eficienta serviciilor si a operatiunilor curente.
In acest context, Departamentul de Informatii si Protectie Interna a dorit sa-si imbunatateasca capacitatea administrativa si pornind de la acest obiectiv, reprezentantii institutiei au constatat ca este necesara implementarea in cadrul acesteia a unui sistem de management al documentelor si fluxurilor de lucru performant in vederea reducerii timpului furnizarii serviciilor.
Pentru realizarea obiectivului de a imbunatati capacitatea administrativa si eficienta operationala din cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna era necesara o solutie completa care sa permita:
- Reducerea costurilor cu inregistrarea, repartizarea, asigurarea fluxurilor de lucru si arhivarea documentelor;
- Reducerea timpilor de raspuns la solicitarile adresate institutiei;
- Reducerea timpilor de regasire a documentelor;
- Facilitarea comunicarii intre structurile existente la nivelul institutiei;
- Optimizarea procesului de control privind traseul documentelor la nivelul structurilor institutiei;
- Extragerea situatiilor statistice in timp real ca suport pentru luarea deciziilor.
Pentru a obtine o astfel de solutie care sa ajute la indeplinirea obiectivului propus,D.I.P.I. a desfasurat impreuna cu Star Storage si alti doi parteneri proiectul "Instrumente moderne de management electronic al documentelor interne si activitatii din teritoriu la Departamentul de Informatii si Protectie Interna (IMMEDIAT)". Proiectul IMMEDIAT a avut ca scop implementarea unui sistem informatic integrat care acopera intregul ciclu de viata al documentelor in cadrul institutiei (licente, echipamente, servicii si subsisteme informatice) si a fost co-finantat din FONDUL SOCIAL EUROPEAN, prin Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative 2007-2013.
Din cauza specificului reglementat al Departamentului de Informatii si Protectie Interna si a atributiilor din cadrul acestuia care tin de obtinerea, verificarea, procesarea, stocarea, protectia si valorificarea informatiilor, activitatea curenta presupune zilnic lucrul cu un volum foarte mare de date si informatii critice. Mai mult decat atat, structura organizatorica a Departamentului de Informatii si Protectie Interna implica urmatoarele provocari: existenta unui numar mare de structuri, de categorii de documente care sunt gestionate in cadrul acestuia si de registre existente la nivelul intregii organizatii. Astfel, majoritatea activitatilor desfasurate in cadrul institutiei presupun utilizarea frecventa a hartiei.
Toate aceste aspecte conduc la obtinerea unor costuri ridicate si aparitia unor probleme care afecteaza major eficienta operatiunilor, printre care se numara si timpii mari de raspuns si ingreunarea comunicarii intre structurile interne distribuite teritorial.
Solutia identificata de D.I.P.I. pentru adresarea necesitatilor interne a fost informatizarea proceselor principale din organizatie care presupun manipularea extensiva a hartiei. In aceast caz, dupa analiza situatiei initiale si a fluxurilor de lucru caracteristice din cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna, dar si a cerintelor specifice mentionate de catre reprezentantii organizatiei, specialistii Star Storage au recomandat institutiei client imbunatatirea politicilor si proceselor interne de lucru cu documentele prin implementarea unor instrumente eficiente necesare menite sa reduca timpul de livrare catre beneficiarii produselor realizate de D.I.P.I., precum si prin implementarea unui sistem informatic colaborativ modern, la nivel national, ca suport de secretariat si gestiune a documentelor.
Datorita experientei si expertizei companiei Star Storage, dar si a solutiilor, serviciilor si produselor de calitate ridicata pe care le ofera, reprezentantii Departamentului de Informatii si Protectie Interna au ales sa urmeze recomandarile echipei de specialisti Star Storage implicati in proiectul IMMEDIAT. Acestea au raspuns perfect nevoilor si cerintelor existente in acel moment in cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna.
In proiectul IMMEDIAT, Star Storage a pus la dispozitia Departamentului de Informatii si Protectie o solutie proprie completa, care a presupus proiectarea si implementarea unui sistem modern si performant de management al documentelor si a adresat complexitatea ridicata a proceselor interne institutiei beneficiare. Solutia Star Storage a fost foarte complexa, a inclus tehnologii de varf in domeniul IT si a fost alcatuita din urmatoarele elemente cheie:
- Subsistem de gestiune a arhivei electronice in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica;
- Subsistem de gestiune a fluxurilor de lucru - ofera posibilitatea transmiterii documentelor pe fluxuri de aprobare, monitorizarea fluxurilor;
- Subsistem de registratura electronica - ofera posibilitatea inregistrarii unice a documentelor in cadrul registrelor electronice, permite distributia documentelor in cadrul institutiei in conformitate cu organigrama institutionala;
- Subsistem de raportare si analiza de business - ofera posibilitatea executarii de rapoarte si analize asupra datelor operationale colectate la nivelul bazei de date dedicate procesului de raportare;
- Subsistem de portal intern - interfata principala de acces la sistem, oferind posibilitatea gestionarii cererilor (concedii, misiuni, invoiri etc.), precum si a publicarii de informatii de interes general (comunicate, note, norme).
- Subsistem de gestiune a identitatilor.
In plus, in cadrul proiectului s-au desfasurat sesiuni de instruire a specialistilor D.I.P.I. in utilizarea instrumentelor software specifice si s-au elaborat standarde de lucru moderne pentru fluxurile de documente.
Datorita solutiei Star Storage implementate in cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna s-au obtinut urmatoarele beneficii majore, care au condus la indeplinirea obiectivului si a scopurilor proiectului realizat:
- Reducerea costurilor cu distributia documentelor, prin utilizarea formatului electronic si transferului electronic. Documentele cu destinatari interni sunt elaborate doar in format electronic pe baza de semnaturi digitale (certificate digitale calificate);
- Standardizarea procesului de aprobare a documentelor din institutie prin implementarea unor fluxuri de lucru cu pasi predefiniti si reguli clare de lucru;
- Consolidarea informatiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne;
- Obtinerea accesului la date in timp real in functie de drepturile alocate;
- Automatizarea anumitor activitati in scopul reducerii timpului alocat acestora (ex: alocare numar de inregistrare, alocare drepturi conform regulilor stabilite, verificarea nivelului de autorizare, notificarea utilizatorilor, distributia catre inlocuitor a sarcinilor/taskurilor, trimiterea documentelor in arhiva electronica, inregistrarea documentelor aprobate in registratura etc.);
- Reducerea timpului de aprobare/avizare a solicitarilor interne prin utilizarea documentelor electronice si a functionalitatilor sistemului de distributie;
- Obtinerea unui nivel de securitate foarte ridicat si garantat conform drepturilor de acces.
Beneficiile obtinute in urma implementarii solutiei Star Storage au condus la obtinerea urmatoarelor rezultate in cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna:
- Optimizarea si imbunatatirea fluxurilor de documente;
- Utilizarea unor instrumente de control a proceselor interne si a informatiilor;
- Consolidarea informatiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne;
- Transferul intern de informatii, cunostinte, idei;
- Generarea de documente standardizate;
- Facilitarea schimbului de documente;
- Gruparea eficienta a documentelor dupa diferite criterii si cautarea acestora;
- Stocarea si arhivarea electronica a documentelor generate in fluxul de lucru in sistem;
- Semnarea documentelor si autentificarea acestora;
- Identificarea si accesul rapid la locul in care se afla documentul in organizatie, in cadrul fluxului de lucru.
"Unele dintre elementele cheie care au asigurat succesul acestui proiect l-au reprezentat experienta indelungata si inalta calificare a echipei Star Storage in implementarea de sisteme integrate de gestiune a informatiei. Am fost foarte multumiti si totodata bucurosi pentru ca am lucrat alaturi de un adevarat partener de incredere - Star Storage. Impreuna am constituit o singura echipa, care a fost unita si capabila de o colaborare foarte reusita in realizarea acestui proiect. Acest lucru ne-a permis ca impreuna sa gasim solutii pentru toate provocarile aparute pe parcursul derularii proiectului, echipa Star Storage implicata dand dovada de un profesionalism extraordinar si de responsabilitate totala, aspecte care au avut o contributie foarte importanta in determinarea rezultatelor atat de favorabile obtinute in proiectul IMMEDIAT realizat.
Rezultatele obtinute arata ca am facut cea mai buna alegere atunci cand am luat decizia implementarii solutiei Star Storage si constituie un exemplu reusit, deoarece elementele cheie care au stat la baza generarii unui astfel de proiect sunt aplicabile atat tuturor institutiilor publice, care prin natura lor au nevoie de un nivel ridicat de formalizare a activitatilor, cat si altor organizatii.", a declarat Comisar-sef de politie Adina MACOVEI, Manager de proiect in cadrul proiectului IMMEDIAT al Departamentului de Informatii si Protectie Interna.
"Proiectul IMMEDIAT desfasurat de catre Star Storage in cadrul D.I.P.I. a fost un real succes, obiectivele acestuia fiind atinse cu brio. Acesta a reprezentat o onoare si totodata o provocare pentru noi, datorita cerintelor cu totul deosebite impuse de acest proiect. Succesul acestui proiect dovedeste ca am implementat o solutie competitiva si performanta, care a raspuns pana si celor mai exigente cerinte legate de managementul eficient al datelor critice. Echipa noastra s-a remarcat prin seriozitate si profesionalism, datorita experientei, numeroaselor certificari tehnice si a competentelor avansate pe care le detine in acest domeniu.
O contributie majora in reusita implementarii solutiei noastre l-a avut sprijinul sustinut pe care l-am primit din partea conducerii institutiei beneficiare. Multumim reprezentantilor Departamentului de Informatii si Protectie Interna atat pentru implicarea deosebita de care au dat dovada in vederea obtinerii la timp a informatiilor necesare in etapele proiectului, cum ar fi cea de analiza si proiectare, cat si pentru deschiderea institutiei catre adaptarea procedurilor existente la noul mod de lucru bazat pe tehnologia informatiei, mai ales in contextul in care aceasta organizatie deruleaza activitati sensibile din punct de vedere al securitatii informatiei.", a declarat Catalin Paunescu, CEO Star Storage.