Procesare documente si arhivare

• Avem o experienta de peste 14 ani in managementul arhivelor;
• In septembrie 2010, am adaugat portofoliului nostru serviciile de arhivare fizica si management al arhivelor, sub numele de StarHive. Aceasta divizie ofera: servicii externalizate de arhivare si management al arhivelor fizice care includ:  inventarierea arhivelor, transportul, arhivarea analogica (pe microfilm), depozitareasi gestiunea documentelor fizice, putand fi urmate de sevicii specifice de conversie (scanarea, indexarea, procesarea formularelor si a facturilor), arhivare analogica (pe microfilm), transferul datelor, aplicatii de document management si procesele bazate pe documente (BPO);
• Detinem cel mai mare centru de conversie/arhivare electronica din Europa Centrala si de Est, un centru de depozitare a documentelor fizice echipat dupa cele mai recente standarde si un centru de date de ultima generatie. Prin intermediul acestora oferim, la preturi competitive, servicii externalizate de conversie electronica a documentelor pe hartie, servicii de depozitare si gestiune a arhivei de documente fizice pe hartie si servicii de gazduire si gestiune a arhivei electronice cu facilitati de acces rapid si securizat prin intermediul unui simplu browser web.

Consultanta in arhivarea fizica conform legii

Managementul inregistrarilor acopera toate tipurile de documente existente - facturi, contracte, scrisori, formulare, e-mailuri, inregistrari electronice, fotografii, mape, planse tehnice, documente cu caracter “special” etc. Inregistrarea si managementul documentelor este o activitate complexa care necesita cunostinte de specialitate mai ales in conditiile in care tot mai multe companii se orienteaza catre dezvoltarea unei infrastructuri specifice arhivelor electronice in timp ce continua sa detina si arhive fizice.

Incurajam managementul centralizat al documentelor inca din momentul in care acestea sunt inca active si au cea mai mare valoare pentru organizatie. Oferim consultanta de specialitate companiilor care nu au si nu intentioneaza sa isi dezvolte competente in house.

Consultanta politici de guvernanta lucrul cu documente
Continuitatea serviciilor, a operatiunilor si functionarea neintrerupta a resurselor tehnologice este permanent amenintata de noile tehnologii, de evolutia proceselor si de noile oportunitati de afaceri.

In prezent putine organizatii isi permit intreruperi costisitoare ale activitatii.

Odata cu integrarea noilor tehnologii informationale in procesele de prelucrare, transmitere si stocare a datelor, au aparut o serie de amenintari si vulnerabilitati ale sistemelor informationale. Aceste vulnerabilitati nu afecteaza doar informatia in format electronic ci, uneori, punctul nevralgic al unei institutii poate fi reprezentat chiar de modalitatea de manipulare si depozitare a informatiilor pe suport de hartie.

Pentru a contracara aceste aspecte negative Star Storage a dezvoltat o abordare proactiva, bazata pe evaluarea riscurilor, care inglobeaza controale preventive, detective si corective destinate reducerii acestor riscuri si asigurarii suportului necesar pe parcursul procesului de schimbare si implementare a mecanismelor de asigurare a continuitatii si securitatii operatiunilor si afaceri.

Servicii de prelucrare fond arhivistic

Legislatia in vigoare cere ca arhivarea documentelor sa se faca cu respectarea anumitor reguli (fara parti metalice, fiecare dosar trebuie sa aiba o eticheta standard, etc) iar Star Storage ofera servicii de prelucrare a fondului arhivistic in concordanta cu legislatia in vigoare.

Serviciile de prelucrare a fondului arhivistic se impart in:

• Servicii de organizare a documentelor in unitati arhivistice
  • Serviciul de sortare documente;
  • Servicii de grupare a documentelor pentru arhivare conform Nomenclatorului Arhivistic;
  • Servicii de legare si indosariere a documentelor in unitati arhivistice
  • Servicii de numerotare a filelor.
• Servicii de inventariere a documentelor
  • Lipire etichete pe cotorul si pe fata dosarului;
  • Scriere continut dosar pe cotorul si pe fata acestuia;
  • Inventariere manuala a arhivei.

Servicii de colectare si distrugere securizata documente
Un serviciu complet de colectare si distrugere securizata a documentelor in conformitate cu legea in vigoare, care ajuta organizatiile sa-si reduca semnificativ expunerea negativa si riscurile asociate protectiei necorespunzatoare a datelor pe care nu le mai utilizeaza.

Zilnic se arunca in mod necontrolat planuri de afaceri, strategii de marketing, liste cu clientii strategici, ciorne, notite, documente juridice, contracte, precum si multe alte documente pe suport de hartie care pot contine informatii confidentiale si care pot pune in pericol pozitionarea companiei in piata.

Mentineti confidentialitatea informatiilor din cadrul companiei, colectati responsabil documentele emise pe suport de hartie fiind in acelasi timp in concordanta cu legislatia in vigoare!  

StarHive Secure Office este un serviciu complet care va permite sa colectati direct de la sediul clientului si sa distrugeti securizat documentele pe suport de hartie, fara sa va mai faceti probleme legate de posibilitatea existentei de brese de securitate sau de costurile ridicate generate de operatiunile adiacente.

Cu  StarHive Secure Office puteti fi siguri a datele pe care nu le mai utilizati raman confidentiale, si ca nicio persoana neautorizata din interiorul sau exteriorul organizatiei nu va avea acces la ele pentru a le folosi.
Procesul de colectare si distrugere a documentelor pe suport de hartie este extrem de simplu, urmand un flux predeterminat, cu trasabilitate in timp. Deseurile pe suport de hartie se
depoziteaza de catre client intr-un container sigilat si inseriat, furnizat de catre Star Storage.

Servicii complete StarHive:

• Servicii de colectare si distrugere securizata a documentelor;
• Servicii de conversie electronica a documentelor pe suport de hartie;
• Servicii de preluare a informatiilor de pe suport de hartie;
• Servicii de prelucrare fond arhivistic (organizare documente fizice conform legii, inclusiv selectionare de fond arhivistic in vederea distrugerii);
• Servicii de depozitare a arhivei de documente pe suport hartie.

Servicii de conversie digitala a documentelor

Centrul Star Storage permite conversia digitala, protejarea si accesarea informatiilor captate din orice documente incluznad: scanarea, corectarea imaginilor, recunoasterea tipurilor de documente, extragerea si recunoasterea informatiilor din imagini, precum si aplicarea de coduri de bare si exportul lor in formate necesare accesarii ulterioare stocarii arhivei.

Conversia documentelor din format fizic in format electronic

Centrul de Conversie Star Storage permite conversia digitala, protejarea si accesarea informatiilor captate din orice documente, indiferent de tipul acestora, de formatul sau de gradul lor de uzura. Avand o capacitate de procesare zilnica de peste un milion de documente, centrul de conversie Star Storage se pozitionarea ca fiind unul dintre cele mai mari centre din Romania.

Servicii de captura a informatiilor din documente

Indiferent de domeniul de activitate sau de dimensiunea companiei dumneavoastra, procesele de afaceri se bazeaza pe date si informatii, cele mai multe dintre acestea nestructurate. De cele mai multe ori, datele rezida in formulare mai mult sau mai putin standardizate care trebuie introduse in aplicatii informatice, baze de date relationale, proces manual, consumator de timp, resurse umane si cu risc ridicat de eroare.

În cadrul multor organizații - instituții bancare financiare, instituții publice sau companii private, serviciile Star Storage de conversie digitala si colectarea datelor din formulare ajuta departamentele operationale si managerii sistemelor informatice pentru a automatiza procesul de extragere a datelor din formulare, cu rezultatul de îmbunătățire a nivelului de exactitate a datelor extrase și reducerea timpului utilizat pentru această activitate.

Serviciile Star Storage de conversie digitala si prelucrarea profesională a formularelor prezente următoarele avantaje:

• Reducerea timpului de colectare a datelor de la forme în bazele de date relațional;
• Acuratețea datelor colectate de la forme;
• Posibilitatea de a arhiva o copie electronică a formularului;
• Eliminarea investițiilor în soluții software utilizate pentru colectarea datelor, în specializarea personalului sau angajarea de personal de specialitate.

Serviciile Star Storage de captura a datelor din formulare implica:

• Proiecția formularelor;
• Scanarea de formularelor;
• Identificarea automată a formularelor;
• Verificarea calitatea imaginii scanate;
• Imagini de procesare (imagini îndreptare, imagini trunchiere, eliminarea de fundal, caractere de recuperare, etc);
• Colectarea de date cu ajutorul tehnologiilor avansate de tip OCR (recunoașterea scrisului tiparit), ICR (recunoașterea scrierii de mână) și OMR (recunoasterea de coduri de bare, bifari de tipul check box);
• Verificarea și validarea exactitatii datelor preluate din formulare;
• Exportul de date din diverse aplicații care folosesc baze de date relaționale sau la sisteme de management al documentelor și fluxurilor de lucru.

În acest fel, datele se înregistrează în baze de date relaționale și sunt utilizate de către aplicațiile organizației dumneavoastră (aplicații ERP, CRM de tip, etc). În același timp, în cadrul procesului de export, pe lângă datele extrase, puteți, de asemenea, sa exportați imaginile rezultate, copii electronice ale documentelor, care pot fi ulterior administrate eficient prin aplicații specializate de management al documentelor si managementul arhivei electronice.

Servicii de conversie digitala a documentelor de pe suport de hartie

Servicii de arhivare electronica a documentelor si de externalizare a proceselor bazate pe documente, cu rolul de a reduce volumul de documente in format fizic folosite de o companie si costurile asociate hartiei, eliminand riscul de pierdere sau de deteriorare a documentelor si scazand timpul necesar pentru a regasirea anumitor informatii.

Centrul Star Storage permite conversia digitala, protejarea si accesarea informatiilor captate din orice documente incluznad: scanarea, corectarea imaginilor, recunoasterea tipurilor de documente, extragerea si recunoasterea informatiilor din imagini, precum si aplicarea de coduri de bare si exportul lor in formate necesare accesarii ulterioare stocarii arhivei.

Conversia documentelor din format fizic in format electronic.

Centrul de Conversie Star Storage permite conversia digitala, protejarea si accesarea informatiilor captate din orice documente, indiferent de tipul acestora, de formatul sau de gradul lor de uzura. Avand o capacitate de procesare zilnica de peste un milion de documente, centrul de conversie Star Storage se pozitionarea ca fiind unul dintre cele mai mari centre de profil din Europa Centrala si de Est. Cu o suprafata totala de peste 1000 mp si peste 200 de posturi de lucru, centrul permite prelucrarea, conversia digitala, protejarea si accesarea informatiilor captate din orice documente.

Fluxurile de lucru sunt monitorizate permanent de sisteme complexe de securitate fizica si informationala astfel incat sa putem garanta clientilor nostri respectarea totala a disponibilitatii si confidentialitatii informatiilor pe care le procesam. Acest fapt este garantat si de existenta unor certificari in domeniul managementului calitatii (ISO9001), managementului securitatii informatiei (ISO 27001), managementului serviciilor informatice (ISO 20000-1), si managementul continuitatii afacerii (ISO 22301).

Scanarea documentelor se realizeaza utilizand echipamente profesionale de mare productivitate produse de: Kodak, Zeutschel si Contex ce permit atat scanarea unui volum mare de documente intr-un timp relativ scurt cat si protejarea documentelor prin tehnlogii inovative de scanare fara contact, respectiv scanare cu lumina rece.

EG - Arhivare electronica documentatie generala

Beneficiaza de toate instrumentele necesare arhivarii electronice a informatiei existente in format digital! Prin implementarea platformei ISIA, Star Storage ofera servicii integrate de management al arhivelor hibride. Conceptul de arhiva hibrida se refera la pastrarea si gestiunea integrata a arhivei fizice si a celei electronice. Accesul la o astfel de arhiva se realizeaza prin intermediul unei solutii de management al arhivelor integrate care faciliteaza consultarea documentelor intr-un mod unitar, centralizat, securizat, simplificat, indiferent de forma in care se afla si la costuri mult mai mici decat orice alta forma de pastrare a documentelor. Astfel, arhivele hibride sunt coordonate de o singura echipa, cu competente unice pe piata din Romania.

Gestiunea arhivelor fizice se poate face prin intermediul platformei ISIA in paralel cu digitizarea informatiei, atat in "front end" (in punctul de productie), cat si in "back end" (arhivarea electronica a documentelor fizice). Informatia este transmisa ulterior rapid pe fluxurile de lucru, astfel incat utilizatorii autorizati sa poata accesa informatia in timp real, indiferent de locatia in care acestia se afla.

Sustine-ti procesele de afaceri utilizand serviciul de EG-Arhivare electronica documentatie generala prin:

Serviciul EG - Arhivare electronica documentatie generala este accesibil oricui de la intreprinzatori individuali, cum ar fi Persoanele Fizice Autorizate, companii comerciale cu raspundere limitata, precum si companii de dimensiuni mari, autoritati publice locale, organisme ne-guvernamentale sau institutii publice centrale etc.).

EF - Arhivare electronica facturi emise
Beneficiaza de un set de functionalitati specifice procesarii de facturi emise din cadrul unei organizatii! Proiectat ca o extindere a servciului serviciului general „EG - Arhivare electronica documentatie generala”, EF - Arhivare electronica facturi emise este bazat pe aceleasi principii de functionare, oferind insa un set de functionalitati specifice procesarii de facturi emise din cadrul unei organizatii. Conform reglementarilor legale (Legea 135/2007), facturile emise electronic necesita respectarea unor criterii de conformitate suplimentare documentelor obisnuite, iar acest serviciu va asigura conformitatea suplimentara necesara, astfel inca sa scapati de grija indeplinirii acestora.

Beneficiile solutiei EF - Arhivare electronica facturi emise

ET - Arhivare electronica documentatie tehnica

Solutie pentru gestioanrea ciclului de viata al documentelor tehnice Proiectele de inginerie si de intretinere a infrastructurii au nevoie de suportul unei biblioteci de documentatie tehnica, utilizate pentru referinta, atat la birou, cat si in cadrul activitatilor de teren. Solutia simplifica diferitele activitati si sarcini de lucru, cum ar fi certificatele de urbanism, proiectele de reabilitare, modificarile de retea, instalatiile, expertizele tehnice, studiile geotehnice sau de impact asupra mediului etc.