9 moduri in care SEAL te ajuta sa devii mai organizat si productiv la birou

Uneori devine o adevarata provocare sa cauti si sa gasesti o anumita informatie printre sutele de e-mailuri, documente, imagini, contracte sau inregistrari pastrate in arhivele fizice si electronice, in vederea solutionarii rapide a unei sarcini la birou.

Managementul informatiilor si documentelor joaca un rol deosebit de important in viata oricarei organizatii, iar in cazul in care nu este gestionat cu suficienta atentie, poate atrage dupa sine operatiuni costisitoare pentru mai multe departamente din cadrul companiei. Documentele care nu sunt arhivate, transferate, indexate sau securizate, se pot pierde ori distruge, in timp, generand astfel pagube atat financiare, cat si reputationale.

Solutia la aceaste provocari atat de des intalnite de noi toti, in viata profesionala, este SEAL, un produs modern dezvoltat de Star Storage pentru arhivarea electronica a informatiilor si inregistrarilor de afaceri care sa asigure gestiunea unificata a arhivelor fizice si electronice la nivelul intregii companii.

Si mai concret, insa, iata cum te poate ajuta SEAL sa devii mai eficient si mai productiv in sarcinile de zi cu zi si in organizarea si gestiunea documentelor de la birou:

1. Poti scana (recunoastere optica caractere – OCR nelimitat inclus), arhiva, clasifica, naviga, cauta, accesa, vizualiza (aplicatie inclusa), partaja si gestiona toata gama de documente produse in cadrul organizatiei, intr-o platforma securizata si permanent auditabila, respectand atat procedurile interne din cadrul organizatiei tale, cat si reglementarile legale si de arhivare a documentelor, aflate in vigoare (legea 135/2007);
2. Accesezi din prima zi un sistem pentru administrarea avansata a arhivei electronice ce include instrumente integrate pentru aplicarea, validarea si vizualizarea semnaturilor electronice folosind certificate calificate pentru construirea unei arhive electronice conforma cu legislatia in vigoare;
3. Elimini riscul pierderii sau distrugerii documentelor importante;
4.  Documentele arhivate in format electronic devin imediat accesibile in intreaga companie si sunt administrate eficient prin intermediul unei interfete foarte usor de folosit, inclusiv de catre utilizatorii care nu au competente tehnice; poti defini grupuri de utilizatori, asociindu-le drepturi de acces diferentiat, poti stabili politici de pastrare si distrugere a documentelor, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare si esti permanent pregatit pentru procesele de audit;
5. Poti trimite si partaja informatii catre colegii din celelalte departamente si chiar in afara companiei (auditori, parteneri de afaceri) creand, astfel, moduri flexibile de lucru si acces la informatii fara sa pierzi controlul asupra gestiunii acestora (datele nu parasesc SEAL);
6. Castigi suport decizional puternic prin regasirea si accesarea rapida a informatiilor de care ai nevoie in procesele de afaceri;
7. Folosesti la maximum forta sistemelor existente (ERP, BPM) in cadrul companiei prin integrare rapida cu acestea, utilizand standarde deschise (API REST si CMIS);
8. Poti inlocui sistemele vechi si costisioare de tip DMS/ECM folosite necorespunzator pentru gestiunea documentelor instaland SEAL fie la sediul companiei tale (on-premise), fie configurandu-l rapid ca serviciu in cloud (livrat din propriul nostru centru de date). Reduci, astfel, semnificativ costurile de stocare si administrare a arhivei de documente actuale si eliberezi resurse IT semnificative pentru activitati direct productive;
9. Cresti eficienta si agilitatea afacerii, SEAL fiind o aplicatie care vine, pe langa un pret competitiv, cu implementare usoara, costuri de mentenanta reduse, o experienta extraordinara de utilizare, inclusiv pe echipamente mobile (clienti dedicati iOS si Android), ceea ce va conduce la adoptarea rapida in intreaga companie.

Pentru mai multe detalii referitoare la cum poate ajuta SEAL compania ta sau pentru programarea unui demo, nu ezita sa ne contactezi pe adresa de e-mail seal@star-storage.eu.