Oricât de mult ne-am dori un birou fără hârtie sau procese de afaceri complet digitalizate, există o serie de factori care îngreunează această tranziție. De exemplu, în departamentul financiar-contabil al oricărei companii, indiferent de dimensiunea ei, se procesează lunar un volum semnificativ de documente pe hârtie cum ar fi: facturi emise de furnizori în baza comenzilor de achiziții, chitanțe aferente cheltuielilor efectuate și deconturi de cheltuieli, etc.

Provocări actuale ale procesării manuale a documentelor financiar-contabile: 

• Utilizare ineficientă a resurselor – resurse umane de valoare irosite în activități de rutină – procese manuale de introducere a datelor, pe baza documentelor pe hârtie, efectuate de personal specializat;
• Erori de introducere a datelor în sisteme – proces dificil de control și corectare a erorilor umane de transcriere a informatiilor de pe hârtie în aplicațiile interne de gestiune financiar-contabilă;
• Riscuri reputaționale și financiare datorate întârzierilor la introducere a datelor în sistem cu impact direct in relația cu furnizorii și întârzieri în finalizarea raportărilor lunare;
• Riscuri de sănătate – în contextul actual al crizei generate de pandemia COVID-19, manipularea documentelor de către membrii echipei financiar-contabilitate poate implica riscuri de contaminare pentru aceștia și pentru colegii din alte departamente.

Continuarea folosirii hârtiei constituie de altfel o barieră în calea eficienței, dar prin digitalizarea documentelor financiar-contabile și automatizarea fluxurilor de lucru bazate pe documente digitale putem genera un impact real în creșterea productivității și scăderea costurilor.

Star Storage va pune la dispoziție servicii externalizate de scanare, procesare și digitalizare a documentelor financiar-contabile pentru costuri și riscuri reduse și pentru eficiență operațională crescută.

De ce să alegeți Star Storage pentru procesarea documentelor financiar-contabile?

• Experiență bogată, de peste 19 ani în scanarea, arhivarea electronică și extragerea de date relevante din documente și cu un centru de conversie propriu cu o capacitate de peste 40 de milioane de pagini pe lună. Star Storage oferă o gamă completă de servicii pentru procesare și arhivare a documentelor financiar-contabile (facturi furnizori, facturi clienți, comenzi de achiziții, avize de însoțire a mărfii, NIR-uri, etc), pe baza propriilor noastre aplicații software de procesare a documentelor (StarCapture) și de gestionare a arhivei electronice conform legii (SEAL);
• Scenarii diverse de externalizare completă sau parțială a serviciilor de conversie digitală. De exemplu, documentele pot fi scanate local la sediul clientului iar procesarea acestora, extragerea datelor, crearea arhivei electronice se poate executa de către personalul specializat din centrul nostru de conversie;
• Experiență relevantă în domeniul procesării facturilor și a celorlalte documente financiar contabile. Convertim anual milioane de facturi având o multitudine de formate, documente generate automat din sisteme specializate dar și documente completate manual pe formulare tipizate; În același timp avem capacitatea de a ne integra cu sistemele informatice ale fiecarui client pentru a realiza o pre-validare a datelor culese pe baza istoricului de facturi, pe baza comenzilor de achiziții lansate sau pe baza contractelor cadrul existente în cadrul organizației;
• Propriul centrul de prelucrare a documentelor situat în București, deschis încă din 2001, cu spații dedicate, separate din punct de vedere fizic, pentru înregistrarea documentelor, pregătirea, scanarea automată și manuală, indexarea și recompunerea dosarelor precum și tehnologie specifică:
  • 100+ stații de pregătire a documentelor;
  • 20+ echipamente de scanare profesională cu alimentare automată a documentelor (Kodak);
  • 15+ echipamente manuale de scanare profesională (Zeutschel: A0, A1, A2);
  • 100+ stații de indexare și asigurare a calității proceselor.

De ce să lucrați digital?

Serviciile noastre pentru procesarea documentelor financiar-contabile și soluțiile pentru gestionarea și automatizarea fluxurilor de lucru digitale vă ajută să:

• creșteti acuratețea și reduceti erorile umane asociate manipulării hârtiei și introducerii manuale a datelor în sistemele financiar-contabile;
• reduceți costurile și eliberați forța de muncă pentru activitățile mai valoroase prin automatizarea proceselor cheie de prelucrare și distribuire a documentelor și externalizarea serviciilor către un furnizor specializat;
• beneficiați de productivitate sporită și aliniere cu cele mai noi trenduri legate de mobilitate prin gestionarea și accesarea în siguranță a documentele de pe echipamente mobile;
• reduceți riscurile și limitați expunerea companiei la riscuri reputaționale și financiare datorate introducerii greșite a datelor de pe documentele financiar-contabile;
• conformitate și eficiență prin arhiva electronică conform legii – centralizarea într-un mediu digital și ușor accesibil a tuturor documentelor și informațiilor de afaceri;
• câștigați un suport eficient pentru auditarea documentelor financiar-contabile prin control și vizibilitate totală la nivelul proceselor.