Consolidarea continutului nestructurat pentru reduceri de cost, eficienta si conformitate

Introducere: Consolidarea conținutului nestructurat la nivel de organizatie devine din ce în ce mai importantă pentru companiile care doresc să-și optimizeze operațiunile. Provocarea de a gestiona mai multe insule de informații provenite din diverse linii de business sau aplicații are ca rezultat costuri mai mari, eficiență mai scăzută și un management inadecvat al conformității.

Un depozit unificat de documente este soluția la aceste provocări. Acest material subliniază beneficiile consolidării continutului nestructurat și arată avantajele pentru care un depozit unificat de documente este cea mai bună alegere pentru companiile care caută eficiență, control și conformitate.

Beneficii legate de consolidarea conținutului nestructurat:

• Economii – Un depozit unificat de documente și înregistrări va ajuta organizațiile să economisească bani prin eliminarea necesității de a gestiona depozite multiple de informatie.
• Eficiență sporită – Consolidarea poate îmbunătăți eficiența operațională, permițând utilizatorilor care folosesc documente ca parte din procesele lor de lucru să le regaseasca si sa le acceseze rapid și ușor. Aceasta înseamnă mai puțin timp petrecut cu căutarea de informații și mai mult timp petrecut în activitățile care aduc valoare.
• Control – Consolidarea permite companiilor să controleze modul de stocare și accesul la datele lor, ceea ce este esențial mai ales pentru companiile cu conținut sensibil sau reglementat. Centralizarea conținutului facilitează gestionarea in mod unitar la nivel de organizatie a accesului utilizatorilor, a drepturilor de acces și a securității.
• Conformitate – Consolidarea oferă companiilor o imagine cuprinzătoare asupra datelor lor și asigura conformitatea cu cerințele de reglementare. Prin automatizarea conformității, organizațiile pot economisi timp și bani, reducând în același timp riscurile și evitând amenzile.

Concluzie: Consolidarea conținutului nestructurat (documente) este esențială pentru companiile care doresc să reducă costurile, să îmbunătățească eficiența și să gestioneze conformitatea cu reglementările. Un depozit unificat de documente și înregistrări de conformitate este cea mai bună alegere pentru organizațiile care doresc să-și consolideze informatiile nestructurate. Alegând un depozit unificat, companiile pot beneficia de costuri îmbunătățite, scalabilitate, performanță și protecție a datelor. În plus, aceștia se pot bucura de capabilități avansate de gestionare conforma a înregistrărilor care ajută la asigurarea conformității și la reducerea riscurilor legale.

In ciuda acestor provocari, există soluții

Organizatiile care se confruntă cu provocările de a-și gestiona in mod unitar datele nestructurate (documentele), de a asigura conformitatea și de a îmbunătăți performanța aplicațiilor au la dispoziție soluții practice. SEAL este una dintre aceste soluții, fiind o platformă software de ultimă generație care valorifică puterea AI (artificial intelligence) și capabilitatile de gestionare si automatizare a conținutului nestructurat bazate pe metadate pentru a oferi eficiență, conformitate și automatizare. Cu capabilitățile sale de digitalizare si automatizare a proceselor de tip low-code (parametrizare si nu dezvoltare software), SEAL poate ajuta companiile să-și eficientizeze gestionarea conținutului și să-și automatizeze procesele de conformitate, în timp ce se conectează cu aplicațiile companiei care generează conținut nestructurat. SEAL este o platformă deschisă cu multiple integrări cu aplicații de afaceri și instrumente de productivitate (SAP, Salesforce, SharePoint, Office, Outlook) și API-uri (Aplication Programming Interface) avansate pentru conectarea la orice aplicație externă.

SEAL oferă:

• Procesarea documentelor și capturarea informațiilor bazate pe inteligență artificială (AI) – opțiuni avansate pentru colectarea documentelor, clasificarea acestora și extragerea automată a continutului relevant (metadatelor);
• Management inteligent de conținut – susținerea productivității utilizatorilor cu funcționalități precum clasificarea, catalogarea, stocarea, căutarea, navigarea, vizualizarea, partajarea si capabilitati avansate de securitate;
• Semnături electronice, arhiva electronica in conformitate cu legislatia specifica și management complet al ciclului de viață al informațiilor – pentru procese end-to-end fără hârtie;
• Funcții avansate de management a înregistrărilor de conformitate ale companiei – susținând gestionarea conformității și a riscurilor cu capabilitati avansate de management al retentiei conform nomenclatorului arhivistic, marcaje de retinere, stergerea controlată, actualizări si audit avansat;
• Administrarea hibridă a arhivelor– gestionarea unificată a arhivelor pe hârtie și electronice într-o singură interfață;
• Automatizarea proceselor digitale folosind capabilitățile low-code – susținerea fluxurilor de lucru inteligente, atribuirea automată a sarcinilor în conformitate cu regulile de afaceri, funcționalități flexibile de rutare, aprobări și colaborare prin valorificarea metadatelor;

Prin adoptarea SEAL, companiile pot realiza economii semnificative de costuri, pot crește eficiența și pot obține un control mai mare și conformitate asupra datelor lor nestructurate.