De ce ai nevoie de solutii inteligente in managementul documentelor?

Organizatiile, indiferent de dimensiuni  si de domeniul in care activeaza, produc si administraza mai multe documente, in mai multe formate, decat oricand pana acum. Astfel ca acestea trebuie sa faca fata unui numar tot mai mare de provocari legate de arhivarea documentelor, ca:

• Riscul pierderii sau deteriorarii documentelor fizice;
• Timp semnificativ pentru regasirea informatiilor nestructurate;
• Distributia greoaie a informatiilor intre utilizatorii autorizati din interiorul/exteriorul organizatiei;
• Costuri mari de copiere in cadrul procesului de documentare;
• Riscul pierderii datelor electronice gestionate de aplicatiile organizatiei;
• Dificultati de colaborare in indeplinirea proiectelor comune;
• Suport decizional neadecvat;
• Dificultati in proiectarea fluxurilor de lucru si coordonarea activitatilor;
• Costuri asociate intretinerii locatiilor special amenajate pentru pastrarea arhivei fizice.

Externalizarea serviciilor de arhivare si management al arhivelor

Divizia de Servicii Externalizate de Arhivare si Management al Arhivelor (Archiving Management Outsourcing) va ofera posibilitatea unica de gestiune „clasica” a arhivelor fizice, in paralel cu digitizarea informatiei atat in front end (in punctul de productie), cat si in „back end” (arhivarea electronica a documentelor fizice) si transmiterea rapida a acesteia pe fluxurile de lucru, astfel incat utilizatorii autorizati sa poata accesa informatia in timp real, indiferent de locatia in care acestia se afla. In acest mod puteti fi siguri ca aveti o privire de ansamblu asupra ciclului de viata al documentelor dumneavoastra.

Beneficii

• Reducerea costurilor de stocare a documentelor in format fizic cu pana la 50%;01
• Eliberare din spatiul destinat birourilor;
• Eliminarea a 30% – 50% din inregistrarile vechi;
• Reducerea incarcarii angajatilor responsabili cu coordonarea arhivei fizice;
• Digitizarea optionala numai in acea parte a arhivelor care creeaza cele mai mari costuri;
• Acces rapid la orice document digitizat, arhivat fizic sau stocat in data center;
• Acces mult mai usor la sistemul integrat pentru managementul arhivelor fizice si electronice;
• Protectia documentelor prin existenta documentelor martor in format digital;
• Asigurarea securitatii datelor si a accesului controlat la informatiile existente in arhiva digitala;
• Posibilitatea regasirii rapide si a vizualizarii documentelor;
• Reducerea costurilor de copiere in cadrul procesului de documentare;
• Posibilitatea de refolosire a continutului existent;
• Integrarea mai rapida a informatiilor in procesele de afaceri;
• Distributia rapida a informatiilor intre utilizatorii autorizati din interiorul/exteriorul organizatiei;
• Colaborarea facila in indeplinirea proiectelor comune;
• Sporirea eficientei proceselor de afaceri prin instrumente de notificare automata si asignare de sarcini;
• Furnizarea unei imagini complete a procesului de afaceri;
• Suport decizional puternic ce permite monitorizarea, administrarea, controlul si marcarea performantelor pentru toate procesele de management;
• Proiectari rapide de fluxuri de lucru in functie de nevoile specifice;
• Investitii eficiente, pe masura nevoilor identificate de organizatii.