Gestionarea unificata a contractelor: simti ca ai ratat trenul catre digitalizare? E mai simplu decat crezi

Din momentul crearii contractelor pana la aprobare si de altfel pe parcursul intregului lor ciclu de viata, erorile se pot strecura si documentele pot fi pierdute, generand astfel costuri inutile. Cel mai probabil, managementul contractelor nu este activitatea ta preferata. Ai nevoie de procese simple, sigure si rentabile.

Ai auzit la un moment dat ca adoptarea proceselor fara hartie pentru gestionarea contractelor te-ar putea salva de bataile de cap, dar te simti ca si cum ai pierdut trenul catre digitalizare. Este de inteles: toata lumea din jurul tau vorbeste despre noile concepte precum AI si blockchain dar echipa ta lucreaza inca cu contracte pe hartie.

Cu toate acestea, valoarea contractelor in format electronic este mult mai mare si poate fi scoasa la lumina extrem de rapid chiar si in companiile in care initiativele de digitalizare au fost modeste pana in prezent.

Gestionarea contractelor: verificare rapida a realitatii curente

Cel mai probabil te intrebi in fiecare zi: nu ar fi minunat ca fiecare contract sa fie pastrat cu atentie, clasificat corespunzator si usor accesibil? Cat timp pretios am pierdut astazi din lipsa de automatizare si cati colegi asteapta inca de-a lungul procesului de gestionare a contractelor? O mare parte a activitatilor este inca facuta manual si predispusa la greseli pe care nu mi le pot permite?

Iata doar cateva consecinte negative ale gestionarii ineficiente a contractelor:

• Depozite multiple de contracte raspandite si gestionate diferit in diverse departamente ale companiei;
• Timp indelungat pentru gasirea unui contract si a tuturor documentelor asociate (addendumuri, facturi, note de receptie etc.);
• Colaborarea in echipa pe informatiile asociate contractelor este dificila, nu poate fi urmarita si necesita intalniri repetate;
• Evenimentele contractuale cum ar fi facturarea, datele de expirare si reinnoirile sunt uitate deseori, generand pierderi financiare si perturbari in mersul normal al companiei ;
• Siguranta descentralizata a contractelor poate conduce deseori la scurgeri de informatii vitale si la cresterea gradului de expunere a companiei in exterior;
• Situatia actualizata a contractelor se obtine cu intarziere si eventuale greseli;
• Contractele si evenimentele asociate pot fi consultate doar in locatie, pe baza unei aplicatii personalizate, fara instrumente de mobilitate precum BYOD.

Incepe simplu construind o baza solida

Capacitatea ta de a reusi depinde de cat de repede te urci in trenul digitalizarii si incepi sa construiesti o baza solida. Buna gestionare a contractelor este adesea caracterizata de fraza „fara surpriza”, ceea ce inseamna ca fiecare parte implicata stie exact care sunt asteptarile si termenele asociate si ca toata lumea livreaza pe toate aspectele asociate contractului. Ce inseamna acest lucru? Trebuie sa te asiguri ca toate contractele, nu doar cele ale departamentului juridic, sunt digitalizate si administrate la nivel central pentru intreaga organizatie.

Astfel, crearea unui registru unic si auditabil pentru toate contractele si documentele aferente este primul pas care poate fi usor realizat cu digitalizarea. In continuare, beneficiile continua sa vina, astfel incat vei obtine in timp util controlul si vizibilitatea asupra tuturor contractelor si a documentelor justificative pe parcursul intregului lor ciclu de viata, utilizand operatii complete fara hartie. Fiecare contract este acum stocat, clasificat si poate fi usor si sigur accesibil de oriunde, folosind orice dispozitiv, pentru un nou nivel de productivitate.

Ce castigi rapid din automatizarea gestionarii contractelor:

• Cresterea veniturilor prin utilizareaa notificarilor si a alertelor automate pentru a permite angajatilor / clientilor, departamentelor de achizitii/financiar-contabile din cadrul unei organizatii sa factureze la timp si pentru toate serviciile prestate
• Colectezi / eviti penalitatile si taxele, fara sa ratezi vreo astfel de situatie, ceea ce duce cu siguranta la cresterea veniturilor
• Cresterea gradului de convergenta a contractelor si a consolidarii cheltuielilor prin imbunatatirea vizibilitatii si comunicarii dintre partile interesate, fara a compromite securitatea
• Costuri administrative si juridice cu pana la 30% mai mici
• Depozit unificat pentru toate contractele din toate departamentele companiei, care deschid calea catre gestiunea integrata a contractelor la nivel de intreprindere.
• Accesul instant la contracte si la toate documentele asociate (addendumuri, facturi, note de receptie) care reduc dramatic timpul de luare a deciziilor
• Reducerea timpului necesar crearii si revizuirii contractului prin utilizarea de sabloane predefinite
• Colaborarea echipei pe contractele electronice impreuna cu trasabilitatea pe activitati imbunatateste performanta muncii, satisfactia si calitatea deciziilor
• Eficientizarea proceselor de afaceri prin utilizarea prompta si adecvata a functionalitatilor de gestionare a evenimentelor asociate contractelor
• Cresterea securitatii informatiilor asociate contractelor
• Prezentarea in timp real a informatiilor corecte derivate din contracte ca suport puternic pentru deciziile de afaceri
• Mobilitate sporita ce permite utilizatorilor sa acceseze informatiile oricand si de oriunde este nevoie, generand un sprijin decizional rapid si consistent.

In loc de concluzie

Conceptele precum AI, analytics si blockchain sunt importante desigur dar, de multe ori, companiile lasa teama unui salt mai mare catre adoptarea unor noi concepte sa puna stapanire peste ele si sa le indeparteze de la un pas simplu: digitizarea si automatizarea contractelor si a proceselor de afaceri conexe. Un pas simplu care iti va aduce in schimb beneficii uriase si te va energiza pentru calatoria care va veni catre salturile mai mari.

Vrei sa afli mai multe?. Da-ne un telefon la +40 21 242 13 95 sau trimite-ne un email la office@star-storage.ro si hai sa vezi cat este de simplu sa treci la procese fara hartie in cadrul companiei tale.