Gestiunea digitala si automatizata a documentelor de HR – mai mult decat sistemul existent de HRM/HCM

Pe masura ce echipa devine mai mare, creste si numarul de provocari asociate gestionarii acesteia. De cele mai multe ori, o simpla solicitare de vizualizare a unei selectii de date si documente ale angajatilor devine o provocare. In plus informatiile sensibile asociate fortei de munca sunt adesea imprastiate in mai multe documente, fisiere, locatii pe serverul de fisiere sau sisteme care nu sunt integrate, generandu-se astfel asa numitele „insule de informatii”. O solutie ar fi integrarea acestora dar efortul manual necesar este o piedica majora. Ca urmare, in lipsa digitalizarii si automatizarii, ca precursori pentru un sistem unificat de gestiune a datelor si documentelor angajatilor, eficienta proceselor HR scade dramatic.

Prin automatizarea sarcinilor administrative orientate pe documente si activitati consumatoare de timp si adesea repetitive, un sistem de gestionare a resurselor umane (HRMS – Human Resource Management System) poate ajuta departamentul de resurse umane sa-si redirectioneze eforturile catre activitatile strategice cum ar fi recrutarea, dezvoltarea, satisfactia si pastrarea angajatilor, in loc sa completeze documente administrative sau sa inoate in teancuri de hartii obositoare.

Ce este sistemul de management al resurselor umane? (HRMS)

Sistemul de management al resurselor umane (HRMS – Human Resource Management System) se refera la o serie de aplicatii software, care includ managementul capitalului uman (HCM -Human Capital Management) si sistemul de informare a resurselor umane (HRIS), care ajuta personalul HR sa aiba grija de cele mai valoroase active ale unei organizatii, oamenii. Sarcinile departamentului de resurse umane sunt prea complexe si consuma mult timp atunci cand sunt efectuate manual. Folosirea ajutorului unei solutii tehnologice precum un HRMS va poate ajuta sa economisiti timp, sa reduceti costurile si sa va gestionati mai bine personalul.

In functie de nevoile dvs., ati putea opta pentru un software simplu de gestionare a resurselor umane, cu functii care se ocupa de sarcinile administrative de zi cu zi, cum ar fi gestionarea angajatilor, gestionarea concediilor etc. Sau ati putea opta pentru o solutie care adreseaza zonele mai strategice ale departamentului de HR precum training si dezvoltare, managementul performantei si recrutare.

De la HRM/HCM la gestiunea complet digitala si automatizata a documentelor de HR.

Trebuie avut totusi in vedere faptul ca digitalizarea si automatizarea completa a activitatii departamentului de resurselor umane este atinsa atunci cand aveti si un sistem orientat pe documente digitale, pe automatizare si fluxuri de lucru orientate pe documente si care sa fie conectat cu sistemul HRMS, care gestioneaza deja o mare parte din datele si procesele de HR orientate pe date.

SEAL pentru gestiunea si automatizarea documentatiei de HR este astfel o solutie complementara conceputa pentru a creste valoarea sistemelor de HR existente, pentru a reduce timpul necesar finalizarii sarcinilor de HR fara a sacrifica calitatea muncii. SEAL se integreaza cu sistemele existente de HRM/HCM  pentru digitizarea si simplificarea prin automatizare a sarcinilor centrate pe documente, oferind departamentului de resurse umane, dar si tuturor angajatilor (prin self-service) eficienta si diminuarea in acelasi timp a potentialul de eroare umana. Cu functionalitati avansate de gestiune a documentelor si dosarelor de documente , cu reguli avansate de securitate bazate pe limbaj natural, cu un focus special pe zona de conformitate si confidentialitate, inclusiv perioade de pastrare conform nomenclator arhivistic si marcaje de retinere legale, aveti certitudinea ca informatiile sensibile din zona de HR sunt in siguranta si ca sunt gestionate in conformitate cu reglementarile interne si legislatia in vigoare pentru reducerea semnificativa a expunerii companiei si a riscurilor asociate.

De ce SEAL pentru digitalizarea si automatizarea proceselor de HR

• Dosar virtual centralizat al angajatului (dosar inteligent) – Stocati si securizati toate documentele asociate unui angajat, de la angajare pana la pensionare, intr-un dosar de angajat centralizat;
• Controlul dreptului de acces la fisierele angajatilor, bazat pe metadate (reguli dinamice de securitate), puternic, dar simplu de definit;
• Posibilitate de cautare simpla si inteligenta (fuzzy search, inlocuire de caractere) sau cautari avansate utilizand mai multe criterii, cum ar fi tipul de document, ID-ul angajatului, datele sau alte metadate;
• Experienta exceptionala a utilizatorilor (non-IT users). Permiteti utilizatorilor fara expertiza tehnica lucreze cu o interfata de lucru simpla si prietenoasa, sa creeze, sa adauge, sa partajeze si sa arhiveze documente cu un simplu clic de mouse;
• Procesele digitale complete si self-service – permit angajatilor sa-si semneze cu usurinta documentele cu un singur clic si stocheaza automat aceste documente pentru folosirea lor viitoare;
• Functionalitati de partajare in siguranta a documentelor cu managerii, angajatii sau partile terte externe prin intermediul colectiilor de documente, mai degraba decat prin intermediul sistemului de mesagerie electronica (e-mail) sau serviciilor neautorizate de partajare si sincronizare a fisierelor;
• Pastrararea si asigurarea conformitatii– definiti politicile de pastrare pentru a va asigura ca documentele sunt pastrate pentru timpul corespunzator; mecanism legal avansat pentru a proteja impotriva stergerii continutului relevant din punct de vedere juridic, chiar si a celui expirat;
• Tabloul de bord – Monitorizati numarul de documente colectate de angajati si efectuati un audit pentru a urmari actiunile efectuate.

Beneficii obtinute inca din prima zi:

• Permite departamentului de HR sa devina in intregime digital si sa mentina o imagine la 360 de grade a angajatilor – de la momentul angajarii pana in momentul plecarii din companie;
• Depozit central pentru toate documentele HR pentru guvernanta totala a dosarelor de HR la nivelul intregii companii;
• Accesul instantaneu la documentele HR optimizeaza in mod dramatic timpul necesar deciziilor;
• Colaborarea echipei pe documente electronice HR cu trasabilitate imbunatateste performanta, satisfactia si calitatea deciziilor pentru intreaga echipa de resurse umane;
• Optimizarea proceselor de afaceri prin folosirea adecvata a caracteristicii “Evenimente” (evenimente din documentele HR);
• Securitate sporita a documentelor HR si informatiilor asociate personalului;
• Mobilitatea da posibilitatea echipei de HR si managerilor care recruteaza sa aiba acces la informatii oricand si de oriunde este nevoie, generand un sprijin decizional rapid si consistent.

Pentru mai multe detalii echipa noastra de consultanti iti sta la dispozitie. Nu ezita sa intri in legatura cu noi ca sa identificam impreuna solutia potrivita pentru compania ta.