De ce este timpul sa inlocuiti sistemele ECM (Enterprise Content Management) traditionale cu SEAL
Sistemele de tip Enterprise Content Management (ECM) au fost folosite de zeci de ani pentru a ajuta organizațiile să-și stocheze și să-și gestioneze activele digitale. Cu toate acestea, pe măsură ce tehnologia a evoluat, la fel au evoluat și nevoile și așteptările companiilor când vine vorba de managementul conținutului nestructurat (documente, fisiere audio-video, imagistica medicala, etc.). Multe organizații se confruntă acum cu provocarea de a trebui să gestioneze un volum și o varietate tot mai mare de conținut nestructurat, precum și să asigure conformitatea cu o serie de reglementări și standarde. Acest lucru a condus la o nevoie tot mai mare de platforme moderne de management al conținutului, care să poată aborda aceste provocări mai eficient decât vechile sisteme ECM.
Sistemele ECM tradiționale (învechite), precum Opentext Documentum, Hyland Onbase / Alfresco sau IBM Filenet, au fost concepute cu ani în urmă pentru a oferi un depozit centralizat pentru stocarea și gestionarea conținutului. Deși odată erau considerate soluții de ultimă generație, acum se luptă să țină pasul cu ritmul schimbării și cu cerințele afacerilor moderne. Acestor sisteme vechi le lipsesc adesea flexibilitatea, scalabilitatea și agilitatea necesare pentru a satisface nevoile organizațiilor de astăzi. Acestea sunt adesea costisitor de întreținut, oferă o experiență de utilizare nesatisfacatoare și nu sunt concepute pentru cloud și mobilitate.
Cu SEAL, am dezvoltat o platformă modernă pentru eficiența, conformitatea și automatizarea conținutului nestructurat, concepută pentru a depăși limitările vechilor sisteme ECM. SEAL este o platformă de management si automatizare a conținutului de ultimă generație care ajută organizațiile să își gestioneze conținutul mai eficient, și mai sigur. Cu SEAL, puteți înlocui sistemul dvs. ECM vechi și puteți obține o serie de beneficii care vă pot ajuta să obțineți o valoare mai mare din investiția dvs. în aplicația de managementul conținutului.
Să aruncăm o privire la unele dintre provocările cu care se confruntă organizațiile atunci când folosesc sisteme ECM vechi și modul în care SEAL poate ajuta la abordarea acestor provocări.
Provocarea #1: Costul continuu al platformelor existente
Sistemele ECM vechi sunt adesea costisitor de întreținut, iar costurile pot crește rapid în timp. Costul licențelor, implementării, adoptării de către utilizatori, întreținerii și upgrade-urilor se cumulează, generând o povară financiară semnificativă pentru organizație.
Aici intervine SEAL. SEAL oferă un cost de licență mult mai mic, cu un model de preț pe capacitate, cu un număr nelimitat de utilizatori, făcându-l ideal pentru organizațiile mari cu mulți utilizatori. Acest lucru se traduce în economii semnificative pentru organizațiile care caută să-și reducă costurile de gestionare a conținutului.
SEAL este, de asemenea, mult mai ieftin de întreținut decât sistemele ECM vechi. Prin expunerea multor funcții ușor de utilizat, printr-o abordare de tip „low-code” (parametrizare si nu dezvoltare software), preia astfel sarcina departamentului IT și reduce costurile asociate cu gestionarea conținutului. Costurile de întreținere a platformei software sunt, de asemenea, mult mai mici, rezultând un OPEX îmbunătățit. Cu SEAL, organizațiile nu numai că pot economisi prin costul licențelor, dar pot să-și reducă semnificativ costurile de gestionare a conținutului în timp.
În plus, SEAL oferă o interfață puternică, dar simplu de utilizat, concepută special pentru utilizatorii de business/non-IT. Aceasta înseamnă că organizațiile pot adopta rapid și ușor SEAL fără a fi nevoie de o instruire tehnica extinsă sau de asistență IT. Costul de adoptare este mult mai mic, ceea ce îl face o soluție ideală pentru organizațiile care doresc să-și reducă costurile de gestionare a conținutului și totodată să-și îmbunătățească eficiența.
Pe scurt, costul întreținerii sistemelor ECM vechi poate fi o povară financiară semnificativă pentru organizații. Cu SEAL, organizațiile își pot reduce costurile de gestionare a conținutului cu până la 50%, bucurându-se în același timp de un proces de gestionare a conținutului mult mai simplu și mai eficient. Cu o interfață puternică, dar simplu de utilizat, SEAL este o soluție ideală pentru organizațiile mari cu un număr mare de utilizatori și este mult mai ieftin de întreținut decât sistemele ECM vechi.
Provocarea #2: Experiență de utilizare nesatisfăcătoare
Sistemele ECM vechi pot fi o provocare din punct de vedere al unei experiențe de utilizare eficientă si facila. Acest lucru poate duce la frustrare și la refuz de adoptare, ceea ce poate duce la gestionarea datelor în afara sistemului, pierzându-se astfel controlul si conformitatea.
SEAL oferă o interfață de utilizator puternică, dar simplă, care este ușor de utilizat încă din prima zi. Acest lucru permite mai ușor utilizatorilor să găsească, să utilizeze și să partajeze conținutul de afaceri, indiferent de locul în care se află (la sediul companiei sau in mișcare de pe echipamentul mobil). SEAL este de asemenea conceput pentru a fi foarte intuitiv, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot învăța rapid cum să folosească sistemul, crescând gradul de adoptare și îmbunătățind eficiența.
Provocarea #3: Capabilitățile avansate de gestionarea a înregistrărilor sunt limitate sau costisitoare
Una dintre provocările obișnuite ale ECM-urilor tradiționale este capacitatea lor limitata de gestionare a înregistrărilor (records management). Gestionarea defectuoasă a înregistrărilor poate duce la amenzi de reglementare, riscuri reputaționale și răspunderi legale, care pot avea un impact semnificativ asupra profitului unei companii. Unele dintre sistemele ECM vechi necesită costuri de licență suplimentare pentru funcții avansate de gestionare a înregistrărilor, în timp ce altele oferă produse software separate care acoperă aceste funcționalități. Acest lucru poate crea provocări suplimentare legate de integrare dar și costuri suplimentare.
Cu toate acestea, cu platformele de gestionare a conținutului de ultimă generație, cum ar fi SEAL, capabilitățile avansate de gestionare a înregistrărilor sunt integrate în platformă, eliminând nevoia de costuri suplimentare de licență sau de produse software separate. Acest lucru permite companiilor să își gestioneze cu ușurință înregistrările și să asigure conformitatea fără a suporta costuri sau complexități suplimentare. Cu arhitectura modernă SEAL și abordarea bazată pe metadate, companiile își pot eficientiza procesele de gestionare a înregistrărilor și pot reduce riscul de amenzi costisitoare și răspunderi legale.
Provocarea #4: Limitările arhitecturii ECM tradiționale
Sistemele ECM vechi au fost construite pe o arhitectura ECM tradițională, care poate fi inflexibilă și dificil de scalat. Acest lucru poate crea probleme de performanță și poate limita capacitatea organizațiilor de a ține pasul cu cerințele de afaceri în continua schimbare.
SEAL, pe de altă parte, este proiectat cu o arhitectură moderna bazată pe metadate, ceea ce înseamnă că este mult mai flexibil și mai ușor de scalat. De asemenea, este proiectat pentru cloud, ceea ce permite o mai mare accesibilitate și disponibilitate, reducând în același timp nevoia de investiții in infrastructura IT on-premises. Această arhitectură modernă permite SEAL să gestioneze cu ușurință volume mari de conținut și metadate, ceea ce o face o soluție ideală pentru organizațiile cu cantități mari de date de gestionat. În plus, abordarea bazată pe metadate permite SEAL să fie mai adaptabil la cerințele de afaceri în schimbare, permițând organizațiilor să țină pasul cu tendințele și reglementările în evoluție ale industriei, cu ajustări low-code făcute de utilizatorii de business, și nu de IT. Utilizând o arhitectură modernă, SEAL oferă o soluție de management al conținutului mai eficientă și mai scalabilă.
În concluzie, înlocuirea sistemelor ECM vechi cu platforme de management de conținut de ultimă generație, cum ar fi SEAL, poate oferi companiilor beneficii semnificative. SEAL oferă economii de până la 50% la costurile de gestionare a conținutului, oferind un cost de licență mult mai mic, cu un model de preț pe capacitate și un număr nelimitat de utilizatori incluși. De asemenea, reduce costul de adoptare, oferind o interfață puternică, dar simplu de utilizat, concepută pentru utilizatorii non-IT. Mai mult, arhitectura de ultimă generație a SEAL este bazată pe metadate, proiectată pentru scalare și integrare, făcând-o ideală pentru organizațiile mari cu cerințe complexe de gestionare a conținutului. Prin eliminarea limitărilor arhitecturii ECM tradiționale și oferind capabilități avansate de gestionare a înregistrărilor, SEAL poate ajuta companiile să reducă riscurile și să își îmbunătățească profitul. În plus, prin atenuarea riscurilor asociate cu sistemele ECM tradiționale care au fost achiziționate în ultimii ani de companii mai mari, SEAL oferă companiilor cea mai bună tehnologie și cu un plan sigur de dezvoltare al produsului pentru viitor.
Ca platforma moderna pentru eficiență, conformitate și automatizare a conținutului, SEAL este alegerea ideală pentru organizațiile care doresc să rămână în frunte pe drumul spre succes în era digitală.