Redefinind tehnologia: Un instrument, nu un obiectiv

Articol scris in colaborare cu Thomas LaMonte, AIIIM Market Intelligence Analyst

Toate companiile urmaresc eficientizarea proceselor

Companiile incearca in permanenta sa se perfectioneze; exista intotdeauna un nou obiectiv la orizont, un proces mai eficient sau o actualizare ce definesc drumul catre viitor. Ambitiile de azi iau forma unor procese precum transformarea digitala sau aparitia companiilor care inlocuiesc hartia cu formatul digital. Aceste obiective includ digitalizarea informatiei, simplificarea proceselor de afaceri, precum si adoptarea fluxurilor de lucru automatizate, tehnologiilor mobile si integrarea modelului cloud. Cand avem in vedere o initiativa de eliminare a documentelor de hartie sau alt plan de imbunatatire organizationala, exista conceptia eronata ca tehnologia – si nu procesele sau oamenii – este principala bariera ce impiedica eficientizarea organizatiilor. Foarte multi dintre noi credem cu tarie in tehnologie ca solutie si in capacitatea ei de a rezolva orice cerinta. Realitatea este ca nu poti obtine o reducere a utilizarii hartiilor in cadrul companiei doar cumparand un software; tehnologia este un instrument —de altfel un instrument esential – dar unul care este strans legat de suportul oamenilor si al proceselor pentru rezolvarea problemelor de afaceri si atingerea obiectivelor.

Investind in viitor

Conceptia ca tehnologia poate asigura o imbunatatire la nivelul organizatiei a persistat o buna perioada de timp, dar a inceput sa piarda teren. Astazi, pentru a tine pasul cu schimbarile dinamice ale companiilor si a putea mentine avantajul competitiv, la nivel complex si pe scara larga, dezvoltarile bazate exclusiv pe tehnologie se dovedesc greu de gestionat si lipsite de caracter practic, pentru tot mai multe organizatii. Luati in considerare acest lucru: intr-un studiu Industry Watch realizat de AIIM intitulat ”Paper free in 2016 – Are We There Yet?”, putem vedea cum organizatiile interesate de reducerea utilizarii hartiei in procesul de business se afla in etape diferite in calatoria catre transformarea digitala (Figura 1). Ganditi-va care dintre situatiile descrise mai jos se apropie cel mai mult de stadiul in care se afla organizatia voastra in procesul de implementare a unor fluxuri de lucru fara hartii.

Figura 1: Care dintre urmatoarele situatii ar descrie cel mai bine procesele din organizatia dvs.?

Concluzia este ca toate aceste situatii in care se gaseste o organizatie par a necesita o solutie tehnologica diferita – in functie de nevoile existente la un moment dat, pret, obiective – pentru a facilita eforturile de adoptare a unei solutii de tip „birou fara hartie”. Cand e vorba de solutii tehnologice, exista o cerinta clara pentru personalizare la nivel micro. Realitatea este insa alta: 72% dintre organizatiile intervievate declara ca pentru sistemele lor de management al continutului (ECM) folosesc pachete universale de solutii ce provin de la un singur furnizor.

Problema cu solutia universala

In timp ce suitele generale de solutii pentru companii mari furnizeaza ample functionalitati si sunt compatibile cu sistemele vechi, marea lor majoritate necesita investitii financiare masive si au nevoie de formarea sau angajarea unor specialisti pentru operare. In plus, aplicatiile software pot fi destul de rigide si greu de adaptat pentru cerintele particulare, ceea ce duce la sacrificarea agilitatii si flexibilitatii la nivel de companie, atunci cand se impune o schimbare rapida a proceselor de business. Mai mult de atat, aceste impedimente pot amana recuperarea investitiei, iar caracterul transformativ al tehnologiilor face dificila evaluarea ROI.

Instrumentul potrivit in transformarea digitala

In lumea afacerilor de azi, nevoile organizatiilor se afla in contrast mare fata de oferta clasica a furnizorilor de tehnologie. Adevarul este ca un mare numar de companii nu poate suporta costurile foarte mari pentru implementarea unor solutii de tip enterprise, iar identificarea resurselor de timp si financiare pentru educatie poate fi o provocare incredibila pentru oricine. Pentru acoperirea acestor nevoi, au aparut deja si continua sa creasca numarul de furnizori de solutii tehnologice simple si accesibile. Acest nou set de instrumente se diferentiaza prin elementele cheie cum ar fi usurinta in folosire si acces la tehnologie si trebuie privit in primul rand din perspectiva utilizatorilor pe care ii ajuta concret in realizarea obiectivelor de zi cu zi. Atat din punct de vedere al accesibilitatii preturilor, dar si ca usurinta de folosire fata de aplicatiile mamut destinate organizatiilor mari, solutiile simple pentru intreprinderi asigura agilitatea adaptarii acestora in timp real la schimbarile de business si reutilizarea inteligenta a resurselor prin reconfigurarea modului in care sunt folosite pentru a face fata presiunilor crescute.

…Si nu uitati

Cand analizati care ar fi cel mai potrivit instrument pentru organizatia voastra, uitati-va si la integrarea tehnologiilor mobile si cloud pentru depasirea barierelor si extinderea functionalitatilor enterprise dincolo de peretii organizatiei, pentru a imbunatati comunicarea si colaborarea. Mai mult de atat, o interfata simpla si intuitiva a aplicatiilor adoptate poate scadea costurile de instruire, permitand chiar si celor fara experienta tehnica sa foloseasca la maximum eficienta sistemelor, fara interventia personalului IT. Nu in ultimul rand, alegeti instrumentele tehnologice care se potrivesc cel mai bine cu problemele, cerintele si nevoile organizatiei voastre. Tehnologia trebuie sa fie pozitionata ca suport pentru obiectivele voastre unice de business — nu tot ce functioneaza pentru concurentii sau partenerii vostri va functiona si pentru organizatia voastra.

Concluzie

Tehnologia nu este rezultatul, dar este cu siguranta instrumentul care ne poate duce unde vrem sa ajungem. Este critic ca organizatiile sa inteleaga asta si sa isi redefineasca obiectivele si asteptarile legate de solutiile tehnologice cele mai potrivite. In acest fel, pentru crearea biroului fara hartie, oamenii, nu tehnologia, sunt singurii care pot accelera transformarea digitala, sustinuti desigur de procese si instrumente.