Consolidarea datelor nestructurate, o problema pentru companiile de productie

Companiile din domeniul productiei gestioneaza multiple aplicatii operationale (proiectare produs, planificare si executie proces de fabricatie, managementul reviziilor si reparatiilor echipamentelor de productie, managementul calitatii, mediului si sanatatii ocupationale, etc.), fiecare generand cantitati uriase de date nestructurate (documente si fisiere in diverse formate). Utilizarea eficienta a continutului nestructurat si a atributelor asociate, care la nivel general reprezinta peste 80% din volumele de informatii de business cu care opereaza companiile (conform Datamation) devine astfel una dintre principalele provocari de business, aceste date fiind esentiale pentru derularea eficienta a activitatii si pentru conformarea cu reglementarile industriei, cerintele legale si de audit.

Aparitia silozurilor de date pare astfel inevitabila pentru companiile cu procese complexe de productie. Pe de o parte, din cauza faptului ca fiecare departament din cadrul unei organizatii genereaza si acumuleaza in timp propriile date si documente specifice activitatii pe care o desfasoara. Pe de alta parte, numeroasele aplicatii utilizate nu sunt integrate din motive ce tin de costuri, probleme de compatibilitate, competențe disponibile, etc.

Probleme generate de silozurile de date

Problema cu silozurile de date consta in faptul ca sunt accesibile doar anumitor departamente sau echipe din cadrul unei companii, in general acelea care le-au generat. Iar conform studiului IDC „Addressing the Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff“, abordarea insulara generează in timp multiple dezavantaje:

• Costuri suplimentare pentru departamentul IT – gestionarea mai multor depozite disparate de informatii;
• Muncă suplimentara, ineficienta si costuri suplimentare ale proceselor de business, angajatii pierzand timpul cu identificarea manuala a documentelor si a versiunilor corecte in diverse locatii;
• Productivitate scazuta a angajatilor care nu pot colabora eficient pe documente intr-un spatiu virtual comun;
• Decizii gresite bazate pe documentatie gresita (versiune veche a documentelor) sau incompleta;
• Reducerea agilitatii companiei, afectandu-i capacitatea de planificare, prognoza si bugetare, din cauza vizibilitatii restranse;
• Probleme de conformitate si amenzi asociate, datorita dificultatilor in realizarea proceselor de audit;
• Efort si costuri suplimentare legate de controlul calitatii, datorita accesului dificil la informatia stocata in diverse sisteme;
• Incidente de sanatate si siguranta ocupationala, cu impact direct financiar si reputational, datorita utilizarii ineficiente a procedurilor operationale si a lipsei mijloacelor documentare de proba;
• Lipsa instrumentelor pentru automatizarea conformitatii, ceea ce duce la un consum suplimentar de efort (cu costurile asociate) pentru a face acest lucru manual.

Eficienta si Conformitate prin Consolidare

Soluția depasirii acestor limitari consta în implementarea unui sistem unitar de captare, procesare, gestionare si arhivare a continutului nestructurat (documente, fisiere si metadate asociate), capabil sa se integreze facil cu aplicatiile folosite la nivelul intregii organizatii si sa consolideze documentele generate in toate aceste sisteme.
Cu SEAL, platforma Star Storage pentru managementul continutului si automatizarea proceselor bazate pe documente, companiile de productie pot sa gestioneze eficient si valorifice documentele si datele specifice.

Astfel, folosind SEAL, companiile de productie beneficiaza de:

• Acces rapid și sigur la documentația proceselor de productie – SEAL colecteaza si face accesibile informațiile de care companiile au nevoie pentru a obtine o calitate ridicata a produsului finit, controlul costurilor si pentru a optimiza procesele de productie. Cu ajutorul SEAL pot fi prevenite greselile costisitoare, poate fi protejata proprietatea intelectuala si pot fi eliminate dezvoltarile redundante;
• Controlul schimbarilor in procesul de fabricatie – procesele de reproiectare si comenzile de modificare sunt frecvente în cadrul companiilor de producție, mai ales în cazul lansărilor de noi produse. SEAL permite documentarea si gestiunea eficienta a modificarilor, de la prototipare si testare, pana la productie si modificari ulterioare, inclusiv retete de fabricatie, liste de materiale, fluxuri de lucru, rutine de asambalare, etc;
• Control imbunatatit al calitatii produselor – platforma SEAL asigura acces la versiunile actualizate si validate ale informațiilor necesare in procesele de productie si elimina problemele generate de documentatiile incosistente si/sau depasite. Disponibilitatea specificatiilor corecte dintr-o singura sursa susține totodata dezvoltarea eficienta a produsului, respectarea standardelor si a indicatorilor de calitate, precum si colaborarea echipelor implicate in procesele de productie;
• Eliminarea intarzierilor si depasirilor de costuri – SEAL permite integrarea informatiilor disponibile nu doar în mai multe departamente din cadrul aceleiasi organizatii, ci si la furnizorii si partenerii acesteia, indiferent de sursa, tipul si formatul lor. Companiile pot astfel planifica eficient fluxurile de aprovizionare si livrare cu procesele de productie, precum si termenele aferente. Folosind SEAL, companiile de productie pot elimina erorile de comunicare si imbunatati timpii de livrare si calitatea productiei, utilizand un instrument de lucru sigur pentru a partaja informatiile atât intern, cat si cu partenerii, contractorii si clientii finali;
• Control eficient si prevenirea modificărilor neautorizate – solutia SEAL asigura validarea si obtinerea tuturor aprobarilor necesare fiecarei faze a procesului de productie, furnizarea documentelor corecte necesare, verificarea modificarilor si a nivelului de actualizare, eliminarea documentelor perimate, etc;
• Conformitate si reduceri de riscuri atat din perspectiva legala cat si IT prin guvernanta informaționala unificata la nivel de companie, protectia datelor si documentelor esentiale, inclusiv protectie impotriva ransomware.

Daca doriti sa vedeti o demonstratie practica si sa aflati cum puteti obtine toate aceste beneficii, contactati-ne! Echipa de consultanti Star Storage va poate ajuta sa identificati, implementati si personalizati solutia adecvata nevoilor si bugetului companiei voastre.