3 moduri prin care aplicatiile mobile fac diferenta
Articol scris in colaborare cu AIIM Market Intelligence Analyst, Thomas LaMonte
Organizatia flexibila
Abilitatea de a accesa informatia oricand, de oriunde si de pe orice dispozitiv a devenit o caracteristica esentiala a organizatiei. De fapt, multi utilizatori vor sa utilizeze aplicatiile si echipamentele in interes de serviciu la fel cum fac asta in interes personal. In lumea consumatorilor, asteptarile sunt ridicate in ceea ce priveste designul digital nativ al produselor si serviciilor, cu functionalitati predefinite de integrare cu dispozitivele mobile pentru acces flexibil la conturi, date si informatii.
Speranta ar fi ca amploarea cu care utilizam aplicatiile pe echipamentele mobile in viata personala sa se transpuna si in cea profesionala. Din nefericire, din perspectiva organizatiilor, mobilitatea nu a cucerit inca companiile, dar cererea furnizorilor catre utilizatorii finali atinge un punct culminant.
Receptivitate scazuta
In raportul AIIM industry watch intitulat „Starea industriei 2016”, 60% dintre respondenti declara ca isi doresc sa acceseze fisiere legate de munca de pe telefonul mobil. Cu toate acestea, exista o discordanta intre dorinta de a accesa informatii de pe dispozitivele mobile si politica companiei. Aproape 60% dintre respondenti declara ca prefera accesarea informatiilor de pe echipamente mobile, dar doar 43% au suportul departamentului si doar 31% au sprijinul companiei. In practica, numai 22% au acces mobil la sistemele ECM / RM, o prezenta foarte slaba, majoritatea angajatilor si a companiilor ignorand avantajele mobilitatii.
Oportunitatile utilizarii aplicatiilor mobile
Transformarea digitala si eforturile de eliminare a hartiei din operatiunile de business creeaza oportunitati pentru schimbare. Renuntarea la hartie nu reduce doar cheltuielile legate de intretinerea si stocarea acesteia, ci si de cresterea accesului la mobilitate, oferind capacitatea de a interactiona mai bine cu angajatii la distanta, partenerii, furnizorii, clientii si oricine are nevoie pentru a desfasura o afacere dincolo de zidurile companiei.
Pe masura ce forta de munca devine mai mobila, exista o nevoie crescanda de a imbunatati accesul la continut, captura datelor la prima interactiune si implicarea utilizatorilor. Organizatiile ar trebui sa se straduiasca mai mult in a se asigura ca datele si informatiile generate satisfac asteptarile clientilor, precum si ale angajatior, si asta include un angajament catre accesul informatiilor si serviciilor critice de pe dispozitive mobile. In acest articol, analizam trei moduri prin care mobilitatea face diferenta de la cresterea agilitatii organizatiei, oferind acces securizat pentru a imbunatati performanta angajatilor aflati la distanta si prin eliminarea limitelor fizice ale biroului fix pentru a imbunatati colaborarea.
1. Raspunsuri mai rapide
Fie ca suntem in spatele peretelui de sticla raspunzand solicitarilor clientilor, fie ca trimitem pe e-mailuri catre furnizori, ne dorim o comunicare mai rapida. Accesul mobil ofera posibilitatea de a fi permanent conectat si activ la sarcinile de la serviciu si de a raspunde in timp real. De exemplu, echipe de vanzari externe: cu accesul la datele si informatiile organizatiei de pe dispozitivele mobile, lucratorii din teren si alti angajati din afara spatiului de lucru pot fi mai prezenti in interactiunile cu clientii sau partenerii, ramanand in acelasi timp conectati la capacitate maxima cu procesele de business.
Captura datelor cu dispozitive mobile faciliteaza totodata timpul de procesare si asigura ca hartia nu face parte din ecuatie. Raportul AIIM industry watch intitulat „Mobilitate si Cloud: accesarea, captura si prelucrarea continutului” arata ca 48% dintre respondenti au mentionat viteza disponibilitatii datelor ca fiind un avantaj primordial pentru proiectele digitale.
2. Acces securizat
Utilizarea aplicatiilor mobile creeaza, de asemenea, mai multe oportunitati pentru angajatii care lucreaza de la distanta. Studiul AIIM constata ca, atunci cand au fost intrebati care au fost cele mai mari beneficii ale proiectelor lor mobile, 60% dintre respondenti au mentionat capacitatea personalului de a lucra de la distanta. Angajatii de astazi sunt mai putin constransi de programul si orele de munca specifce generatiilor anterioare si lucreaza mai organic in viata lor de zi cu zi.
In plus, lumea a devenit tot mai mica, iar angajatii calatoresc pentru locuri de munca in alte orase si chiar in alte tari, asteptandu-se sa ramana permanent conectati la locul de munca. Mobilitatea ofera posibilitatea de a lucra prin firewall, oriunde, in orice moment si pe orice dispozitiv pentru a creste eficienta si satisfactia angajatilor fara a periclita securitatea organizatiei.
3. Colaborare
Accesul mobil elimina barierele si creeaza o colaborare mai buna intre echipele interne, clienti, parteneri si furnizori. 44% dintre respondenti declara o mai buna colaborare ca beneficiu principal al proiectelor mobile. Abilitatea de a lucra in afara companiei fara obstacole este un avantaj nepretuit in mediile de lucru complexe de astazi. Cu tehnologiile mobile, aplicatiile sau politicile potrivite, expertii sau jucatorii cheie se pot conecta pentru actiuni comune din cadrul companiilor lor ca si cum ar lucra in acelasi birou, fara timp irosit si costuri asociate intalnirilor fizice. La nivelul industriilor, colaborarea asincrona cu timpul sau locatia poate deschide o serie de oportunitati.
Concluzii si recomandari
Cand vorbim despre organizatia mobila sau despre dispozitivele mobile, trebuie facuta o distinctie importanta. Cresterea gradului de adoptie a laptopurilor, tabletelor si a telefoanelor nu este ceea ce da nastere cererii pentru o organizatie mobila; dispozitivele nu sunt mobile in mod intrinsec, oamenii sunt. Prin urmare, organizatiile trebuie sa continue eforturile pentru a permite si impulsiona aceste avantaje in randul angajatilor, al partenerilor si al clientilor, prin deschidere catre tehnologie la toate nivelele companiei. Iata trei recomandari pentru a maximiza folosirea informatiei din organizatia ta:
- Asigura-te ca angajatii tai au acces complet la informatiile din companie de pe dispozitive mobile si ca pot captura, edita, comenta si partaja continutul;
- Identifica toate procesele ce s-ar preta la mobilitate. Fiecare clipboard poate fi o tableta, fiecare semnatura fizica poate fi electronica si fiecare proces poate incepe aici si acum, nu doar la sediu;
- Mobilitatea este inevitabila, dar primii care se aliniaza – in special concurenta – pot avea un avantaj rapid. Este vital sa cresti importanta aplicatiilor mobile in cadrul companiei pentru a tine pasul.