Managementul documentelor: 10 aspecte pe care strategia ta ar trebui sa le includa

Stai la biroul tau cand brusc primesti un email de la seful tau prin care iti cere ultima versiune a unui document de politici critice de care are nevoie urgent pentru o întalnire. Nici o problema, il vei gasi cu siguranta undeva pe server. Incepi prin a cauta în locurile probabile – folderul de departament – fara noroc insa. Nici o grija, folosesti functia Search, tastand un titlu intuitiv. Exista o multime de potriviri de documente pentru cautarea asta, dar stii ca niciunul dintre ele nu e cel pe care îl cauti. Incepi sa transpiri, desi acum 15 minute pornisei caldura – seful te suna pe mobil sa te intrebe daca ai gasit fisierul.

Am fost toti in situatia asta: chiar daca credeam ca dosarele de pe server sunt organizate logic si intuitiv, exista in continuare fisiere pe care nu le mai gasim si apare frustrarea. Fie ca e vorba de neglijarea colegilor in a sterge/ arhiva/ redenumi versiunile mai vechi ale documentelor, fie ca vorbim de colegi care denumesc structuri de fisiere cu titluri confuze, rezultatul e ca acest mod de a organiza si gestiona documente nu functioneaza pentru compania din care faci parte si exista un cost pentru el.

Din fericire, exista o cale mai usoara. Gestiunea documentelor este o modalitate prin care organizatiile pot stoca si urmari toate documentele lor într-o singura locatie centrala pentru managementul informatiei.

Gestiunea documentelor are multe beneficii care maximizeaza productivitatea unei organizatii – iata 10 din ele:

1. Elimina necesitatea migrarii continutului in acelasi loc => Poti lucra cu informatia indiferent de locatia fisierelor

2. Gaseste informatia in functie de context => Gasesti aceeasi informatie corecta in functie de criterii diferite de cautare, iar continutul e interpretat in functie de context

3. Nu mai duplica datele => Toata lumea utilizeaza versiunea unica, corecta a documentului

4. Gestioneaza datele critice ale companiei => Scoate la iveala din intuneric datele critice pentru companie

5. Aplica metadatele pentru a clasifica si a completa datele => Continutul poate fi etichetat cu aproape orice informatie care ajuta la intelegerea lui in contextul de afaceri: tipul documentului, data expirarii, numele clientului, etc.

6. Foloseste metadata pentru gestiunea fluxurilor de lucru si a drepturilor de acces => Metadatele pot fi utilizate pentru a alerta utilizatorii cand contractile expira sau pentru a seta reguli de acces, de exemplu

7. Creste productivitatea => Permite angajatilor sa se focuseze pe proiectele ce conteaza in loc sa piarda timp cu cautarea si indosarierea documentelor

8. Imbunatateste conformitatea si managementul riscului => sistemele inteligente de managementul informatiei te ajuta sa respecti cerintele legale, reglementarile, standardele la nivel de industrie sau de companie

9. Creste rata de utilizare => Creat pentru utilizatorii non-IT si gata de utilizat inca din prima zi. O experienta extraoridinara de utilizare atat pe descktop cat si pe echipamentele mobile pentru productivitate maxima.

10. Creste colaborarea => Distribuie continutul si incurajeaza munca in echipa pe crearea de continut, atat cu furnizori interni dar si externi

Daca tot nu te-ai convins, afla mai multe despre arhiva electronica.

Da-ne un semn pe office@star-storage.ro sau la 021 242 1395 si te vom ajuta sa iti pui la punct solutia ta de gestiune a documentelor.