Externalizarea proceselor bazate pe documente
Cantitatea si diversitatea documentelor si procesele diferite prin care au nevoie sa treaca fac din managementul acestora o functie strategica si nu o simpla activitate de back office gestionata intern.
Marirea extraordinara a volumului de date si de documente pe care le are de gestionat o companie, dificultatea realizarii unui control centralizat, cresterea continua a costurilor de toate felurile, obligativitatea respectarii unei legislatii specifice sunt doar cateva dintre chestiunile pe care o companie le are de rezolvat in privinta documentelor pe care le genereaza.
In acest context, externalizarea serviciilor catre o companie specializata este o solutie avantajoasa. Star Storage are experienta necesara, tehnologia cea mai buna, oamenii pregatiti si ofera conditii maxime de siguranta pentru a desfasura activitatile cerute de conversie si gestionare a documentelor.
Beneficiile externalizarii serviciilor de conversie si management al documentelor
- Elimina riscul pierderii sau distrugerii documentelor fizice ale companiei
- Ai o imagine completa a documentelor pe care organizatia le produce
- Beneficiaza de tripla securitate a documentelor – in cadrul arhivei fizice, a documentelor in format electronic si back-up in data center-ul Star Storage
- Zero investitii in echipamente, personal si spatii dedicate pentru conversia documentelor in format electronic
- Redu riscurile legale si operationale prin integrarea informatiilor intr-un singur punct de coordonare
- Documentele fizice arhivate sunt pregatite si apoi sunt digitizate (convertite in format electronic) doar acele documente cu care se lucreaza activ, in functie de cerintele specifice ale organizatiei
- Respectarea stricta a ciclului de viata al documentelor, atat fizice, cat si electronice, si distrugerea acestora la expirarea termenelor de pastrare scade costurile de depozitare si de mentenanta
- Un centru de pastrare a documentelor, indiferent de suportul folosit (arhiva fizica sau electronica), are rolul de a coordona proactiv arhivele companiei; utilizand serviciile centrului de arhivare, companiile isi asigura confromitatea, continuitatea afacerii si reduc costurile totale generate de detinerea documentelor
- Simplifica accesul la documentele importante ale organizatiei prin integrarea cu sistemele de arhivare electronica
- Redu riscurile care decurg din nerespectarea legislatiei in vigoare (amenzi, penalitati, litigii)
Centrul de Conversie a Documentelor
- Scannere de productie cu alimentare automata a documentelor
- Scannere de format mare de inalta rezolutie pentru documente fragile, carti vechi si manuscrise
- Scannere de format mare pentru planse de mari dimensiuni
- Infrastructura redundanta pentru procesare si stocare ca suport pentru operatiuni de amploare
- Echipa bine pregatita/ cu experienta in gestionarea proiectelor mari de conversie a documentelor
- Metodologie si procese de lucru perfectionate in peste 15 ani