Top motive pentru ca departamentul de HR sa adopte o solutie de management al informatiei

Departamentele de resurse umane se confrunta cu multiple provocari zi de zi, dar exista o constanta care are impact mai mare asupra echipelor de resurse umane: muntii de hartii.

Indiferent ca este vorba de un formular fiscal impus de stat sau de o copie semnata a unei mariri de salariu, departamentele de resurse umane sunt insarcinate cu colectarea, intretinerea si organizarea unor cantitati mari de informatii referitoare la angajatii organizatiei. Departamentele de resurse umane care depind inca de formularele clasice pe hartie consuma ineficient timpul si resursele companiei si in plus pun in pericol respectarea legislatiei si a securitatii datelor personale ale angajatilor.

O aplicatie pentru digitalizarea si automatizarea documentatiei de HR modifica aceasta balanta prin adaptarea functionalitatii HR la noile trenduri cum ar fi cloud, mobilitate, experienta de utilizare sau self-service. Folosind instrumente moderne pentru captura si extragerea automata a datelor din documente sau formularele digitale, o astfel de aplicatie  ancoreaza departamentul de HR in secolul 21, facand procesele repetitive dar predispuse in acelasi timp la eroare umana, mai eficiente si mai sigure.

Iata principalele trei argumente care sustin adoptarea unei solutii de management al documentelor pentru departamentul HR:

Securitatea datelor

Un sir de formulare completate manual nu e sigur: o privire rapida la un dosar deschis ar putea insemna aflarea unor informatii sensibile de identificare personala – salariu, adresa, etc. Mai rau, inregistrarile fizice pot fi pierdute sau distruse intr-un accident, eliminand singura copie a documentului.

Implementarea unei solutii de management al documentelor iti mentine datele in siguranta.

Incepand cu o conectare sigura bazata pe utilizator, accesul la arhivele, bazele de date si documentele angajatilor poate fi acordat numai celor care au permisiuni desemnate. Si cum aceasta aplicatie poate rula atat on-prem cant si in cloud pe infrastructuri redundante, documentele sunt in permantenta securizate si intotdeauna accesibile pentru asigurararea continuitatii operationale. Astfel, in cazul unui dezastru, informatiile esentiale pentru mentinerea afacerii in desfasurare vor fi intotdeauna disponibile.

Respectarea reglementarilor legale

Mentinerea adecvata a inregistrarilor HR nu este doar o practica buna de afaceri – in multe cazuri, este legea.

Informatiile privind contractul individual de munca sau documentele ce atesta formarea profesionala a angajatilor se numara printre numeroasele documente reglementate prin lege care trebuie colectate si pastrate de catre angajatori. Cu ajutorul unei arhive electronice, aceste documente pot fi capturate, stocate si organizate electronic, permitand echipelor de resurse umane sa pastreze informatiile esentiale ale organizatiei intr-un depozit centralizat de continut.

Managementul fluxurilor de lucru

Indiferent daca ai nevoie de formulare completate corect sau o ultima semnatura, faptul ca trebuie sa astepti un coleg pentru a indeplini o sarcina simpla are efect de domino asupra productivitatii intregii organizatii.

Aplicatia de management al informatiilor include instrumente puternice de gestionare a fluxului de lucru pentru a maximiza eficienta departamentului HR. Angajatii pot colabora printr-un flux electronic de lucru care invita utilizatorii sa acceseze documentele in format electronic. Si pentru a elimina momentele in care astepti ca un coleg sa termine de cautat un document, alerte automate pot fi programate pentru a se asigura ca munca se face la termen.

Unul dintre beneficiile cele mai productive ale unei aplicatii de management de continut este automatizarea sarcinilor manuale pe suport de hartie. Aceasta permite personalului HR sa aiba fiecare document de care are nevoie in context si la indemana. Aplicatia de management al documentelor reduce procesele de introducere a datelor si de flux de lucru cu consum redus de timp. La sfarsitul zilei, echipa ta de resurse umane poate obtine mai mult in mai putin timp si cu mai putine resurse.

La ce trebuie sa fii atent cand cauti o solutie pentru gestiunea unificata a dosarelor de personal

Iata functionalitatile pe care trebuie sa le urmaresti de la solutia pentru automatizarea proceselor de HR:

• Captura si extragere automata a informatiilor din documentele pe hartie pentru mai multa eficienta;
• Exportul documentelor in arhivele conforme cu reglementarile legale pentru pastrarea inregistrarilor de personal;
• Accesul securizat si facil al angajatilor la documentele HR, self-service pentru angajati;
• Integrarea solutiei cu aplicatiile HR deja existente pentru o vizualizare completa a dosarului angajatului intr-un mod rapid, simplu si sigur;
• Fluxuri de lucru predefinite sau personalizate, permanent auditabile pentru procese mai rapide;
• Distributia in siguranta a documentelor HR cu colegii si partenerii fara sa pierzi controlul asupra informatiei.

Scrie-ne la office@star-storage.ro ca sa afli cum iti poti organiza mai bine documentele de HR.

Surse:
1&2 AIIM, 2018, Enhancing Your RPA Implementation with Intelligent Information
2 AIIM, 2018, Enhancing Your RPA Implementation with Intelligent Information
3 Human Capital Institute study