Cum sa-ti alegi platforma pentru serviciile de continut sau cum sa vezi dincolo de buzz-words

Conform raportului Global Content Management din august 2018 realizat de Forrester, “perspectivele pentru managementul continutului in 2019 sunt solide … dar necesita o gandire proaspata, cu 93% dintre liderii actuali care intentioneaza sa extinda implementarile si digitalizarea proceselor de afaceri actionand ca principali factori de crestere”.

Desi digitizarea este acum un buzz-word si poate parea usor sa iti gasesti rapid furnizorul platformei tale pentru de servicii de continut, este important sa ai o viziune mai larga asupra lucrurilor care iti vor asigura o implementare durabila si o adoptie rapida a acestei platforme in randul angajatilor. Iata mai jos indicatii punctuale pe cateva directii pe care ar trebui sa le iei in considerare inainte de a alege partenerul tau:

1. Digitalizarea proceselor de afaceri

• Asigura-te ca platforma asigura procese digitale de afaceri pentru toata lumea. Intreba despre capabilitatile tehnice, dar si despre cat de usor de utilizat este interfata pentru utilizatorii de afaceri. Tinteste cea mai buna experienta a utilizatorilor non-IT;
• Esti de fapt in cautarea unui hub de productivitate a continutului. Intreaba furnizorului tau daca solutiile acopera, de exemplu, activitatile de registratura electronica si secretariat, fluxurile de lucru inteligente, alocarile automate de sarcini in conformitate cu procedurile/regulile afacerii, rutarea flexibila a datelor in procesele de afaceri, aprobarile si functionalitatile de colaborare in zona de case management. Afla cum utilizeaza platforma metadatele asociate continutului pentru a realiza toate cele de mai sus, luand in considerare faptul ca nu exista continut nestructurat ci doar continut fara metadate;
• La sfarsitul zilei, o platforma pentru serviciile de continut este buna dar nu suficienta in viata reala. Intreba care este viziunea furnizorului tau pentru a permite utilizatorilor de afaceri sa ruleze cat mai simplu si cat mai rapid posibil procese de afaceri reale si cat de bine sunt definite aceste procese in platforma. Afla cum acopera platforma cazurile orizontale de utilizare (corespondenta digitala, gestionarea contractelor, gestionarea dosarelor HR etc.) si procesele specifice industriei, cum ar fi dosarele de creditare spre exemplu;
• Procese fara hartie end-to-end. Cauta o platforma care iti va permite sa derulezi procese digitale integrate. Cere spre exemplu sa vezi daca exista si cum sunt integrate functiile pentru aplicarea semnaturilor electronice (QES, AES) in procesul de aprobare a contractelor;

2. Modele de tarifare si licentiere

Verifica daca modelul de tarifare este suficient de flexibil si este construit in avantajul tau pentru a optimiza TCO-ul (costul total de detinere).

• Modelul de licentiere. De obicei, majoritatea functiilor sunt disponibile la un cost suplimentar si nu ca parte a licentei de baza. Intrebati despre functionalitatile legate de captura si extragere a datelor din documente, vizualizarea continutului arhivat, integrarea Outlook si Office etc. De asemenea, va rugam sa luati in considerare faptul ca un model de licentiere bazat pe capacitate (numar nelimitat de utilizatori) va poate aduce economii de pana la 70% in costurile de licentiere si mentenanta pentru un numar mare de utilizatori. Pentru flexibilitate extinsa, verificati daca furnizorul dvs. ofera libertatea de alegere a modalitatii de implementare: On-Prem / On-Demand (abonament) sau ca o implementare completa in regim SaaS;
• Implementarea si adoptia la nivel de utilizator. Luati in considerare nu doar costul initial cu licentierea ci si cat dureaza implementarea si cat de mult trebuie sa platesti suplimentar pentru servicii profesionale. De obicei, o implementare traditionala a ECM poate dura 18 luni pentru a fi gata de productie dar, ruland o metoda agila, o platforma de servicii de continut de ultima generatie poate fi gata de utilizare mult mai rapid (3-6 luni). Verifica cat de bine poate fi aplicatia sa fie configurata direct de catre utilizatori non-IT (fara sa fie nevoie de scriere de cod) si incearca sa te convingi singur de experienta de utilizare reala.

3. API-uri, integrare si interoperabilitate intre sisteme

• Verifica daca exista conectori gata facuti pentru aplicatii des utilizate cum ar fi SAP, Salesforce, Office, Outlook, SharePoint etc.
• Platforma foloseste API-uri si standarde deschise, cum ar fi serviciile de interoperabilitate a continutului (CMIS) si, prin urmare, continutul gestionat este accesibil in format non-proprietar din orice sistem sau dispozitiv mobil?
• Intrebati cum au fost abordate in platforma conceptele moderne de mobiliate si daca exista o aplicatie mobila proprie pentru iOS si Android care sa permita utilizatorilor sa vizualizeze si sa colaboreze cu usurinta pe continut utilizand o varietate de dispozitive cum ar fi laptopuri, tablete si telefoane mobile.

Daca ai nevoie de mai multe informatii in planificarea si executarea strategiei tale de transformare digitala, te rugam sa ne trimiti un e-mail la office@star-storage.ro.